| Overheidsorganisatie | Gemeente Spijkenisse |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening 1999
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-11-2011 | 06-10-2011 | nieuwe regeling | 05-10-2011 Weekblad Spijkenisse, 08-11-2011 | CZDIA/2011/67 |
De raad der gemeente Spijkenisse;
overwegende dat de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zorgvuldig beheerd dienen te worden en onder deugdelijk toezicht dienen te staan;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 01 september 2011;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
gezien het advies van de archivaris d.d. 26 augustus 2011;
besluit:
vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
de regeling: de gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999, laatstelijk herzien 2005";
organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur van de regeling aangewezen bewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 28 van de regeling bedoelde functionaris, of diens vervanger;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
informatiesysteem: systeem van gegevens, procedures, apparatuur programmatuur en mensen, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd bewaard en vernietigd.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor voldoende, doelmatig ingerichte informatiesystemen.
Burgemeester en wethouders wijzen een beheerder aan.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentelijke begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen, gehoord de archivaris, voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht met betrekking tot het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere bestuurseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
.
De "Archiefverordening 1999" wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na vaststelling en kan worden aangehaald als “Archiefverordening 2011".
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Spijkenisse d.d. 5 oktober 2011