| Overheidsorganisatie | Gemeente Spijkenisse |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
1. Deze regeling is vastgesteld onder voorbehoud van vaststelling van de Archiefverordening 2011 door de gemeenteraad. Deze voorwaarde is vervuld op 05-10-2011
2. Deze regeling volgt op het Besluit Informatiebeheer 2005
3. Deze regeling bevat algemeen verbindende voorschriften (artikelen 16, 19, 20, 21, 23 en 25), een besluit van algemene strekking (artikel 2) en instructies (overige artikelen)
Archiefverordening 2011, art. 3 en 7
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-11-2011 | 06-10-2011 | nieuwe regeling | 13-09-2011 Weekblad Spijkenisse, 08-11-2011 | CZDIAGB |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Spijkenisse;
overwegende dat de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zorgvuldig beheerd dienen te worden;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2011;
besluiten:
vast te stellen de navolgende Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Dit besluit verstaat onder:
Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening, nader aangeduid als "Archiefverordening 2011";
archiefbescheiden: de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
archivaris: de in artikel 1 onder "e" van de Archiefverordening 2011 genoemde functionaris
beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
informatiebestand: archiefbescheiden, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden;
structuurplan: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt;
werkproces: samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak;
metadata: gegevens waarmee archiefbescheiden worden geregistreerd.
Het hoofd van de afdeling Documentenbeheer, Informatievoorziening en Automatisering is, als beheerder bedoeld in artikel 3 van de Archiefverordening 2011, belast met het geheel van de informatievoorziening van de gemeentelijke organen, tenzij en voor zover bij enig ander voorschrift anders is bepaald.
De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit opdragen aan een of meer medewerkers.
1. De beheerder draagt er zorg voor dat procedures met betrekking tot informatievoorziening en -beveiliging worden opgesteld en onderhouden.
2. De beheerder draagt er zorg voor dat van de procedures bedoeld in het eerste lid een overzicht wordt opgesteld en onderhouden.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun duurzaamheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder te registreren document, dan wel uit daarbij behorende metadata, ten minste blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
De beheerder draagt zorg voor uitvoering en/of bewaking van procedures voor registratie en routering van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar, hetzij in papieren, hetzij in digitale vorm, bewaard.
De beheerder draagt er zorg voor dat ten behoeve de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden een metagegevensschema wordt opgesteld en onderhouden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor dat een doelmatige en doeltreffende systematiek wordt opgesteld en onderhouden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen, zodanig dat van elk van de archiefbescheiden de context en authenticiteit te allen tijde kan worden vastgesteld.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden binnen redelijke termijn kunnen worden teruggevonden, respectievelijk leesbaar of waarneembaar kunnen worden gemaakt.
1. De beheerder ziet erop toe, dat van informatiebestanden een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht kan worden gegenereerd, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
2. Uit het in het eerste lid bedoelde overzicht moet blijken, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden respectievelijk wanneer en aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden zodanig worden bewaard dat te allen tijde de goede, geordende en toegankelijke staat is gewaarborgd.
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
1. De beheerder draagt er zorg voor, dat een kwaliteitssysteem met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden, in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, wordt opgesteld en onderhouden.
2. De beheerder draagt er zorg voor, dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan de eisen van het in het eerste lid bedoelde kwaliteitssysteem.
Gebruik van archiefbescheiden, raadpleging daaronder begrepen, is slechts toegestaan aan functionarissen, die uit hoofde van hun functie zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan derden na verkregen toestemming van de beheerder.
De beheerder draagt zorg voor registratie van onder zijn beheer staande archiefbescheiden welke worden uitgeleend en controle op de tijdige terugbezorging ervan.
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
1. De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
2. Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
3. De beheerder draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degene aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen.
Vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 is toegestaan, mits archiefbescheiden ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen en met juiste en volledige weergave van alle gegevens geschiedt.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
1. De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in, in artikel 14 [Red: 12] bedoeld overzicht.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 worden, in het geval het in een systeem van computerapparatuur en programmatuur opgenomen archiefbescheiden betreft, zodanige voorzieningen getroffen door de beheerder, dat, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen, raadpleging mogelijk blijft.
Bij een voornemen tot overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 brengt de beheerder advies uit met betrekking tot het eventueel stellen van beperkingen aan de openbaarheid van over te brengen archiefbescheiden als bedoeld in artikel 15 van de Archiefwet 1995.
Dit besluit treedt in werking op de dag na vaststelling van de Archiefverordening 2011 en kan worden aangehaald als "Besluit Informatiebeheer 2011".
Met de inwerkingtreding van het "Besluit Informatiebeheer 2011" wordt het "Besluit Informatiebeheer 2005" ingetrokken.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Spijkenisse, d.d. 13-09-2011.