Instructie voor de griffier

1.1 In deze instructie wordt verstaan onder:

• a.

  Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• b.

  Griffie: de organisatie die valt onder verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• c.

  Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

• d.

  Presidium: een door de raad ingesteld platform dat onder andere de agenda van de raad voorbereidt;

• e.

  Termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

2.1 Taken en bevoegdheden

De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorgt voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

Voor de raadsperiode 2010-2014 zijn de belangrijkste taken:

• 1.

  Agenda’s en stukken screenen op compleetheid, begrijpelijkheid, helderheid en bevoegdheid;

• 2.

  Adviseren over raadsinstrumenten (amendementen, moties, interpellaties, initiatiefvoorstellen);

• 3.

  Bewaking regels Gemeentewet, nevenfuncties, benoemingen, verboden handelingen, stemmen, verplichte verordeningen (zoals RvO, verordening ambt. bijstand, inspraakverordening, rekenkamercommissie, werkgeverscommissie, auditcommissie etc.);

• 4.

  Secretariaat vergaderingen presidium (agenda’s adviezen, notities, etc.);

• 5.

  Adviseren, bewaken van besluitvormingstermijnen en planningen van termijnagenda’s;

• 6.

  Bewaking uitvoering moties en amendementen, toezeggingen, antwoorden op schriftelijke of mondelinge vragen, reacties van het college op uitvoering van raadsinitiatieven, antwoord op brieven aan de raad, etc.;

• 7.

  Belangenbehartiger in de driehoek burgemeester-gemeentesecretaris-griffier.

Taken die in iets mindere mate ook belangrijk zijn in de raadsperiode 2010-1014:

• 1.

  Verslaglegging;

• 2.

  Uitnodigingen/aankondigingen in de pers, etc. (art 19 Gemeentewet; openbare kennisgeving);

• 3.

  Vergaderingen voorbereiden met voorzitter(s) (annotaties schrijven met toelichting van zaken die in vergadering aan de orde komen, moties, vergadertips etc.) en tijdens de vergadering procesmatig ondersteunen;

• 4.

  Coaching en feedback: vertrouwenspersoon;

• 5.

  Secretariaat vergaderingen commissies/auditcommissie, rekenkamercommissie, werkgeverscommissie (agenda-overleggen, agenda’s, stukken etc. met annotaties van de griffie op agenda’s en stukken, plaatsing op website, archivering);

• 6.

  Adviseren, doet voorstellen voor verbetering en invoeren van werkprocessen en -procedures;

• 7.

  Adviseren over besluitvormingsprocedures en werkwijzen bij concrete dossiers;

• 8.

  Participeert in ambtelijke, politieke en bestuurlijke netwerken binnen en buiten de gemeente.

2.2 Leidinggeven en management

• 1.

  De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand;

• 2.

  De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren;

• 3.

  De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad (lees: werkgeverscommissie) over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie;

• 4.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

2.3 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

• 1.

  De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad;

• 2.

  De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris;

• 3.

  De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnkalender, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen de raad en college;

• 4.

  De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening;

• 5.

  De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

2.4 Bestuurlijke besluitvorming

• 1.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming;

• 2.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad;

• 3.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

2.5 Onderzoek

• 1.

  De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa Gemeentewet;

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet;

• 3.

  De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

2.6 Communicatie en voorlichting

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad;

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van de gemeenteraad;

• 3.

  De griffier geeft voorlichting aan de burgers over het spreekrecht en het indienen van een burgerinitiatief;

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting of inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

2.7 Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie;

• 2.

  Bij verhindering of aanwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

3.1 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie;

• 2.

  Deze instructie kan aangehaald worden als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Zeevang’;

• 3.

  Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling.