| Overheidsorganisatie | Gemeente Zeevang |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zeevang, 2010 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zeevang, 2010 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006 van 7 november 2006.
De datum inwerkingtreding wijkt af van artikel 15 van de regeling.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-09-2010 | 01-04-2010 | 12-01-2016 | nieuwe regeling | 07-09-2010 Ons Streekblad, 03-11-2011 | 2010 12 2.12, -2.07.51 |
De raad van de gemeente Zeevang;
gelezen het raadsvoorstel d.d. 17 augustus 2010;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
B E S L U I T:
vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zeevang, 2010.
In deze verordening wordt verstaan onder:
informatie: eenvoudige verzoeken, van geringe omvang om feitelijke gegevens.
inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.
het kenbaar maken van een deskundig oordeel.
bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie.
het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen en moties.
het aanleveren van informatie over het vinden van financiële dekking voor een voorstel of amendement.
document: bedoeld in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.
openbaar: bedoeld in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.
fractie: het lid (de gezamenlijke leden) van een politiek groepering dat (die) in de raad zitting heeft (hebben) namens een groepering.
1. De ondersteuning van de gemeenteraadsvergaderingen, (ad hoc) adviescommissies en onderzoekscommissies in de vorm van organisatie van de vergaderingen, vragenafhandeling, agenderen, notuleren, plannen en verzending van stukken wordt verzorgd door of namens de griffier.
2. Het verzoek van de gemeenteraad en de (ad hoc) adviescommissies en onderzoekscommissies om inhoudelijke ondersteuning in de vorm van informatievoorziening, het ontwerpen van beleidsstukken, kaders en verordeningen wordt in beginsel neergelegd bij de griffier. De griffier zal in overleg met de gemeentesecretaris bezien welke ambtelijke ondersteuning hiervoor moet worden ingeschakeld.
Elk raadslid heeft recht op informatie of ambtelijke bijstand overeenkomstig artikel 1 sub a. en b. van deze verordening.
1. Een raadslid wendt zich tot de griffier dan wel tot een door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar met een verzoek om:
feitelijke informatie;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
2. De informatie wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of de betreffende ambtenaar gegeven.
3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris zoekt contact met de griffier. De griffier oordeelt of het hier een verzoek om informatie artikel 1 sub a. van deze verordening betreft.
1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een (schriftelijk) verzoek om ambtelijke bijstand.
2. De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris, één of meerdere ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
3. De gemeentesecretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
4. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand, tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2. De gemeentesecretaris beoordeelt of de ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid sub a. en/of b. van dit artikel geweigerd kan worden.
3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid onder a. en/of b. van dit artikel niet wordt verleend, deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier. De griffier neemt contact op met het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
4. Indien het verzoek om ambtelijke bijstand wordt geweigerd door de gemeentesecretaris kan de griffier of het raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.
2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
1. Voor elke fractie wordt jaarlijks een financiële bijdrage gereserveerd als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Via de griffier kan een beroep worden gedaan op de financiële bijdrage.
2. Deze bestaat uit een vast deel van € 500 euro voor elke fractie. Daarnaast is er voor elke fractie een variabel deel van € 100 euro per raadszetel. De genoemde bedragen kunnen jaarlijks worden aangepast overeenkomstig de voor dat jaar geldende begrotingsrichtlijnen.
3. In een jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, is het vaste en het variabele deel beschikbaar tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, wordt het bedrag gereserveerd voor de overige maanden van dat jaar.
1. Indien tijdens een zittingsjaar, na mededeling aan de voorzitter van de raad:
één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden,
twee of meerdere fracties als één fractie gaan optreden,
twee of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt met de daardoor veranderende situatie voor de berekening van artikel 8 bedoelde vaste tegemoetkoming eerst rekening gehouden bij de aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar.
2. Het raadslid neemt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie.
3. Indien een raadslid zijn zetel teruggeeft aan de raad wordt het variabele deel voor de resterende termijn teruggestort in de gemeentekas.
1. De financiële bijdrage wordt aan de fracties toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.
2. De bijdrage mag niet besteed worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;
bloemen en presenties, tenzij bedoeld voor gastsprekers;
kosten voor lunches en diners gedurende niet-openbare bijeenkomsten.
1. De raad reserveert het in het jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in het volgend jaar.
2. De totale reserve is niet groter dan het vaste gedeelte dat de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge het tweede lid van artikel 8. Het overige niet-gebruikte deel vloeit terug in de gemeentekas.
3. Het beroep op in enig kalenderjaar opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar.
4. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij splitsing betrokken leden.
5. De reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
6. De niet-gebruikte bijdragen en reserveringen van een fractie die na de verkiezingen niet terugkeert, dan wel geen rechtsopvolger heeft, vloeien terug naar de gemeentekas.
1. De griffie verschaft jaarlijks in februari aan de raad een overzicht van de besteding van de bijdrage van fractieondersteuning over het voorgaande kalenderjaar incl. bijbehorende nota’s. De nota’s over het voorgaande kalenderjaar kunnen tot en met 15 januari bij de griffie worden ingeleverd. Bij het overzicht wordt ook een advies van de griffier gevoegd.
2. De raad stelt jaarlijks de volgende bedragen vast:
de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
de wijziging van de reserve;
de resterende reserve;
3. Controle van het overzicht kan plaatsvinden door de accountant, in het kader van de controle op de jaarrekening. De accountant kan advies uitbrengen aan de raad.
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening beslist de raad op voordracht van de voorzitter.
De verordening treedt in werking terugwerkende kracht vanaf 1 april 2010. Op dat tijdstip vervalt de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, gemeente Zeevang, d.d. 7 november 2006.
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zeevang, 2010’.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 september 2010,
de raad van gemeente Zeevang,
de griffier, drs. G.C.I. Kager.
de voorzitter, H.C. Heerschop.
Algemene toelichting
De verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. In dit artikel is expliciet vastgelegd dat de raad en individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten voor de gemeente Zeevang zijn in deze verordening geregeld.
Het in 2002 ingevoerde dualistische bestuursstelsel heeft tot de nodige veranderingen geleid. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit ‘instituut’, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, is het aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke ondersteuning en bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en –via de gemeentesecretaris- de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een bijzondere rol in het duale stelsel. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
De verordening behandelt gedetailleerd de verzoeken om informatie, de ambtelijke bijstand en advies aan de raadsleden. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels omdat deze ambtenaren doorgaans alleen voor het college werken.
Dat de raad beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is van beperkte omvang en ondersteunt de raad en (ad hoc commissies) organisatorisch en administratief. Voor inhoudelijke hulp zal een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Ook in de instructie van de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. En voor het functioneren van de raadsleden geldt de rechtspositieregeling wethouders, raads- en commissieleden. De verschillende regelingen dienen dan ook naast elkaar te worden gebruikt.
Artikelsgewijze toelichting
HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Met dit artikel wordt onderscheid gemaakt in de typen informatievoorziening en ondersteuning.
a. onder ‘informatie’ vallen alle informatieve vragen die een verduidelijking opleveren, w.o. ook inzage in documenten en het vragen van een objectief deskundig advies over procedures en gebruik van instrumenten. De vragen zijn van beperkte omvang en het verstrekken van het antwoord neemt weinig tijd in beslag (zie ook H3).
b. ‘bijstand’ betreft informatievoorziening of ondersteuning waarbij niet meer sprake is van beperkte omvang. Deze verzoeken lopen altijd via de griffier (zie ook H3).
c. ‘document’ betreft een bij een overheidsorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (conform definitie uit de Wet openbaarheid van bestuur).
d. ‘openbaar’ wordt gedefinieerd in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur: ‘een bestuursorgaan verstrekt bij de uitvoering van zijn taak, onverminderd het elders in de wet bepaalde informatie overeenkomstig deze wet’.
e. bij ‘fractie’ wordt teruggegrepen naar artikel 82 Gemeentewet, derde lid, omdat de Gemeentewet fractie niet definieert. Artikel 82 gaat wel uit van het bestaan van de in de raad vertegenwoordigende groeperingen. Bij aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter vóórkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de factie in de eerste vergadering de aanduiding mee.
HOOFDSTUK 2 Ondersteuning van de raad en commissies
Artikel 2 Organisatorische en inhoudelijke ondersteuning
Het artikel regelt de ondersteuning van de raad en ad hoc commissies. Voor het gestelde in het tweede lid is de griffier niet verantwoordelijk, maar kan bij het geleverde wel toetsen of is voldaan aan de criteria die de raad en/of commissie vooraf hebben opgesteld.
HOOFDSTUK 3 Informatie, ambtelijke bijstand en advies aan raadsleden
Artikel 3 Recht op informatie en ambtelijke bijstand
Dit artikel regelt het recht dat alle raadsleden hebben, om zich volledig te laten informeren en zich te laten bijstaan door de ambtelijke organisatie teneinde tot een goede besluitvorming te komen. De informatieverstrekking en bijstand kunnen onbeperkt worden verleend.
Artikel 4 Verzoek om informatie
Elk raadslid kan zich hiervoor wenden tot de griffier of rechtstreeks tot een door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar.
Artikel 5 Verzoek om ambtelijke bijstand
Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen. Het verzoek om ambtelijke bijstand dient zomogelijk schriftelijk plaats te vinden, zodat het duidelijk wordt wat de bijstand behelst. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in omvang van de werkzaamheden van een verzoek, echter daar is in deze verordening niet voor gekozen. Als de bijstand buiten proporties is, wordt dit bespreekbaar gemaakt met het betreffende raadslid. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Artikel 6 Niet in behandeling nemen van een verzoek om ambtelijke bijstand
Beoordeling of één van de in dit artikel genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In het vierde lid is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van de ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (art. 180 Gemeentewet).
Artikel 7 Ontevreden over ambtelijke bijstand
Ook indien -naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.
HOOFDSTUK 4 Fractieondersteuning
Artikel 8 Jaarlijkse financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt haar vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat per kalenderjaar uit een vast bedrag per fractie aangevuld met een vast bedrag per raadszetel. Het vaste bedrag per fractie garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied ligt het voor de hand dat zij een hogere vergoeding krijgen in de vorm van het aanvullende deel dat de fractie per raadszetel krijgt.
Via de griffier kan een beroep worden gedaan op de financiële bijdrage door de nota’s te overhandigen. In een verkiezingsjaar wordt het bedrag in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het dan aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Artikel 9 Financiële bijdrage bij splitsing
Indien een raadslid zich afsplitst van de fractie wordt de vaste fractiebijdrage door deze veranderende situatie pas doorgevoerd bij aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar. Dit voorkomt ingewikkelde berekeningen.
Het betreffende raadslid neemt wel het variabele deel van de bijdrage voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie. Let wel: de bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar de fractie. Dit betekent dat raadleden niet zelf over de bijdrage kunnen beschikken.
Als de raadszetel wordt terug gegeven aan de raad, wordt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar teruggestort in de gemeentekas.
Artikel 10 Besteding financiële bijdrage
De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage wordt besteed aan raadswerkzaamheden teneinde de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het organiseren en houden van openbare bijeenkomsten met inwoners, de fractiewebsite, en/of materiële secretariële ondersteuning. Verder is een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt o.a. voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden zaken uit de
fractievergoeding betalen die zij uit hun eigen vergoeding voor het raadswerk behoren te betalen. Ook aan giften of cadeaus in geldelijke of stoffelijke vorm mag de financiële bijdrage niet worden besteed.
Opleidingen, bezoek aan seminars en congressen voor raads- en carrouselleden worden bekostigd uit het daarvoor beschikbare opleidingsbudget (jaarlijks budget op te nemen bij de Kadernota), waarop aanspraak kan worden gemaakt op basis van de rechtspositieregeling voor raads- en commissieleden.
Artikel 11 Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage
De reservering mag aangevuld worden tot een bedrag dat niet hoger is dan het vaste gedeelte dat in het betreffende kalenderjaar (Voorbeeld: in 2010 beschikt elke fractie een vaste bijdrage van 375 euro en een variabel bedrag van 100 euro per raadszetel. Het in 2010 niet gebruikte bedrag mag worden gereserveerd in 2011 tot een maximum van 375 euro; in 2011 hebben de fracties recht op een vaste bijdrage van 500 euro. De reservering mag in de vervolgjaren dus nooit hoger worden dan 500 euro, tenzij de vaste bijdrage wordt verhoogd of verlaagd). Het overige niet-gebruikte deel vloeit terug in de gemeentekas.
Artikel 12 Verantwoording financiële bijdrage
De uitgaven dienen inzichtelijk te worden gemaakt door het overleggen van de nota’s zodat de raad bij vaststelling kan oordelen of de bestedingen rechtmatig zijn gedaan. Indien de fractiebijdrage is besteed aan advertenties dan dient naast de nota ook een kopie van de betreffende advertentie te worden overlegd.
De griffie verricht de toetsing op de verantwoording van de stukken. Uit het advies van de griffie kan naar voren komen dat een verrekening dient plaats te vinden met de reservering. Indien achteraf blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan wordt dit met de reservering van het lopende kalenderjaar verrekend.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle van de jaarrekening.
Artikel 13 Toepassing Awb
De fractieondersteuning is gelijk gesteld aan het verkrijgen van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.
Dit impliceert dat de raad de mogelijkheid heeft om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt, en/of de mogelijkheid heeft om bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering cq verrekening.
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 14 Uitleg verordening
Dit behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 15 Inwerkingtreding
Omdat hoofdstuk 4 een financiële wijziging betreft ten opzichte van de vorige verordening, wordt gekozen om de verordening te laten ingaan op 1april 2010. Dit voorkomt dat er een overgangsregeling moet worden opgesteld en toegepast.
Artikel 16 Citeerregel
Dit artikel behoeft geen toelichting.