Mandaat- en Volmachtregeling Rijnwoude 2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

In het kader van deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van Rijnwoude;

• b.

  de burgemeester: de burgemeester van Rijnwoude;

• c.

  de portefeuillehouder: de burgemeester of de wethouder van Rijnwoude, die een bevoegdheid in zijn of haar portefeuille heeft;

• d.

  de secretaris: de directeur/secretaris van de gemeente Rijnwoude;

• e.

  het afdelingshoofd: het hoofd van één van de afdelingen van de gemeente Rijnwoude;

• f.

  mandaat: mandaat, zoals bedoeld in artikel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• g.

  ondermandaat: ondermandaat door een gemandateerde, zoals bedoeld in artikel 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 4 van deze regeling;

• h.

  gemandateerde: de burgemeester, dan wel de wethouder, dan wel directeur/secretaris, dan wel het afdelingshoofd, dan wel de functionaris, die een bevoegdheid gemandateerd heeft gekregen, alsook zijn/haar officiële plaatsvervanger(s) conform de Vervangingsregeling Rijnwoude 2011;

• i.

  mandaatgever: het bestuursorgaan, dat het mandaat heeft verleend;

• j.

  gevolmachtigde: de persoon, zoals bedoeld in artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 171 van de Gemeentewet en artikel 60 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 2 Mandaat-/volmachtbepaling

• 1. De gemandateerde/gevolmachtigde is bevoegd om namens het college dan wel de burgemeester de beslissingen te nemen of de handelingen te verrichten, die zijn vermeld op de bij deze regeling behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage, met inachtneming van de bepalingen van deze regeling en de op de deze bijlage opgenomen beperkingen en/of voorwaarden.

• 2. Als gemandateerde/gevolmachtigde treedt/treden als eerste(n) op degene(n), die onder nummer 1 of 1A en vet gedrukt op de op de onder lid 1 van dit artikel genoemde bijlage bij de desbetreffende bevoegdheid staat/staan vermeldt en bij diens afwezigheid zijn of haar officiële plaatsvervanger volgens de Vervangingsregeling. Pas als met toepassing van lid 3 van dit artikel de daar genoemde betreffende functionaris een bevoegdheid aan zich heeft getrokken, treedt deze in eerste instantie op als gemandateerde, tenzij bij de betreffende gemandateerde bevoegdheid anders is vermeld.

• 3. De directeur/secretaris en het afdelingshoofd kunnen om hen moverende redenen aan de aan hen ondergeschikte gemandateerden voorwaarden stellen, aanwijzingen geven bij de uitoefening van de aan deze functionarissen gemandateerde bevoegdheden, dan wel de gemandateerde bevoegdheden aan zich trekken.

• 4. Een krachtens mandaat genomen besluit of een krachtens volmacht verrichte handeling vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen of deze handeling is verricht.

• 5. De bevoegdheid om op grond van deze regelingen beslissingen te nemen houdt in de bevoegdheid van de gemandateerde tot ondertekening namens de mandaatgever/volmachtgever.

• 6. Krachtens deze regelingen genomen besluiten/uitgevoerde handelingen, die betrekking hebben op uitgaande stukken, worden als volgt ondertekend: “het college van burgemeester en wethouders” of indien van toepassing. De burgemeester, namens deze(n),” gevolgd door de functieaanduiding van de gemandateerde/gevolmachtigde en zijn of haar handtekening (en naam).

• 7. Van besluiten door een gemandateerde genomen dient minimaal één ondertekend of geparafeerd exemplaar beschikbaar te worden gesteld voor het archief.

• 8. De gemandateerde is verplicht om een mandaatbesluit te voorzien van een voorblad, volgens het daarvoor vastgestelde model - sjabloon, indien:

  - er sprake is van afwijking van het ter zake vastgestelde beleid of bestendigde bestuurspraktijk;

  -indien er financiële gevolgen aan het besluit verbonden zijn;

• 9. Het voorafgaande laat onverlet dat de mandaatgever/volmachtgever bevoegd blijft de betreffende bevoegdheid uit te oefenen.

Artikel 3 Begrenzing

Van deze regeling zijn de volgende bevoegdheden uitgezonderd:

• a.

  de beslissing op bezwaarschriften, tenzij bij de betreffende bevoegdheid anders is vermeld;

• b.

  het vaststellen, wijzigen of intrekken van beleidsregels;

• c.

  het vaststellen, wijzigen of intrekken van algemeen verbindende voorschriften, welke aan het college zijn opgedragen;

• d.

  de aanwijzing van de afdelingshoofden als budgethouder voor besluiten, overeenkomsten of handelingen boven een bedrag van € 100.000, - exclusief BTW per besluit, overeenkomst of handeling.

Artikel 4 Ondermandaat

• 1. De gemandateerde mag de bevoegdheden, die hij/zij krachtens deze regeling kan uitoefenen, met inachtneming van deze regeling tussentijds opdragen aan een onder zijn/haar verantwoordelijkheid werkzame medewerker. Ook kan een afdelingshoofd de aan hem/haar

  gemandateerde bevoegdheden mandateren aan een ander afdelingshoofd, dat met dit ondermandaat dient in te stemmen. De ondermandaatgever blijft bevoegd de ondergemandateerde

  bevoegdheden uit te oefenen. Er vindt geen ondermandaat plaats van een niet leidinggevende medewerker aan een andere niet leidinggevende medewerker.

• 2. Ondermandaat door een afdelingshoofd in de vorm van een deelbudgethouderschap aan een onder diens verantwoordelijkheid vallende medewerker is begrenst bij een bedrag van € 45.000,- exclusief BTW per besluit, handeling of overeenkomst.

• 3. Bij het ondermandaatbesluit, dat schriftelijk dient te geschieden, wordt deze regeling en de Algemene wet bestuursrecht in acht genomen. Aan het ondermandaat kunnen nadere voorwaarden worden gesteld.

• 4. Degene die het ondermandaat heeft gekregen is behalve aan de bepalingen van deze regeling en de Algemene wet bestuursrecht ook aan de nadere voorwaarden gebonden.

• 5. Een ondermandaatbesluit wordt bekendgemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 5 Randvoorwaarden

• 1. De gemandateerde/gevolmachtigde ziet erop toe dat bij de uitoefening van de bevoegdheden door of namens hem/haar naast de toepasselijke wettelijke regelingen, de geldende interne regelingen en het ter zake vastgestelde beleid of de ter zake bestendige bestuurspraktijk in acht wordt genomen.

• 2. De gemandateerde/gevolmachtigde pleegt in ieder geval overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder(s):

  • -

    indien wordt afgeweken van de ter zake bestendige bestuurspraktijk of het ter zake vastgestelde beleid;

  • -

    bij afdelingoverstijgende bevoegdheden;

  • -

    bij financiële gevolgen, waarin de begroting niet voorziet.

    Indien de portefeuillehouder dit wenst, wordt de beslissing geagendeerd voor het college of overgelaten aan de burgemeester.

  • -

    De gemandateerde/gevolmachtigde, die een gemandateerde bevoegdheid uitoefent, houdt een registratie bij van de in mandaat genomen beslissingen en doet hiervan aan het einde van ieder kalenderkwartaal op verzoek van het college of de burgemeester door tussenkomst van het afdelingshoofd of de directeur/secretaris verslag aan het College of aan de burgemeester, als deze de mandaatgever/volmachtgever is.

Artikel 6 Slot- en overgangsbepaling

• 1. In onvoorziene, spoedeisende gevallen, waarin onverwijld handelen geboden is, is de gemandateerde/gevolmachtigde verplicht te handelen in de geest van deze regeling.

• 2. Alle op de datum van inwerkingtreding van deze mandaat- en volmachtregeling van kracht zijnde (onder-)mandaatbesluiten en machtigingen worden met ingang van deze datum ingetrokken. Niet ingetrokken worden: de specifieke op uitvoering van projecten gerichte mandaatbesluiten, de op basis van de “Budgethoudersregeling 2010” gebaseerde (onder)mandaatbesluiten, het mandaatbesluit aan de Milieudienst West-Holland, de mandaat-besluiten aan het hoofd Financiën gemeente Alphen aan den Rijn, het mandaatbesluit Wet BAG en de ondermandaatbesluiten aan de coördinatoren van de afdelingen.

• 3. Zowel op de afdeling Concernzaken, alsook op de afzonderlijke afdelingen rust een inspanningsverplichting om deze Mandaat- en volmachtregeling tijdig te actualiseren. Deze Mandaat- en volmachtregeling wordt periodiek geactualiseerd.

• 4. Deze regeling kan worden aangehaald als “Mandaat- en volmachtregeling Rijnwoude 2011” en treedt in werking op de dag volgende op de dag van de bekendmaking ervan. Op dezelfde dag wordt “de Mandaat- en volmachtregeling Rijnwoude 2010” ingetrokken, maar deze regeling blijft de basis voor de op dat moment reeds in mandaat genomen besluiten.