Controleplan kwaliteitszorg sociale voorzieningen Littenseradiel 2011

1 Inleiding

Dit is het Controleplan kwaliteitszorg sociale voorzieningen 2011 van de gemeente Littenseradiel. De volgende wetten vallen binnen de werking van dit controleplan: WWB, IOAW, IOAZ, Bbz, Wmo, Wko, Wi en WIJ. De gemeente Súdwest Fryslân voert deze wetten sinds 1 januari 2011 - ook - uit voor de gemeenten Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel. Omdat de controlewijze niet van elkaar verschilt, is een nader onderscheid niet nodig. Alleen de omvang van de rechtmatigheidcontrole verschilt tussen de vier gemeenten. Hier wordt nader op ingegaan in paragraaf 4.5.1.

Op 1 januari 2004 is, als opvolger van de Abw, de WWB ingevoerd. Met de inwerkingtreding van de WWB mag de gemeente zelf bepalen hoe zij de rechtmatigheid en getrouwheid van de uitkeringen vaststelt. Bepaalde procedures, zoals bijvoorbeeld de heronderzoeken, moeten door de gemeente zelf worden ingevuld.

Per 1 januari 2005 dient gemeentebreed, en niet meer alleen voor specifieke uitkeringen zoals de WWB, IOAW, IOAZ en Bbz, te kunnen worden aangetoond dat de rechtmatigheid van de uitvoering beneden de 1% foutmarge is gebleven. De accountant geeft een goedkeurende verklaring als het bedrag van de fouten niet meer is dan 1% van het totaal van de lasten van de jaarrekening en het bedrag van onzekerheden niet meer dan 3%.

Op 1 januari 2006 is het principe van Single information en Single audit (SiSa) ingevoerd. Daarmee zijn de aparte accountantscontroles met bijbehorende controle- en verantwoordingsprotocollen voor specifieke uitkeringen als de WWB, IOAW, IOAZ en Bbz komen te vervallen. De accountantscontrole voor de specifieke uitkeringen loopt dan gewoon mee met de reguliere jaarrekeningcontrole. De gemeente moet met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 een bijlage in de jaarrekening opnemen waarin de verantwoordingsinformatie over de specifieke uitkeringen is opgenomen. De informatie voor deze bijlage wordt intern aangeleverd aan degene die de jaarrekening vaststelt.

Bovenstaande heeft gevolgen gehad voor de controlesystematiek. Van oudsher heeft kwaliteitszorg bij sociale zaken en werkgelegenheid meer aandacht gekregen dan in de rest van de gemeente. De foutmarge van 1% gemeentebreed is voor sociale zaken en werkgelegenheid aan de hoge kant. Daarom kon de steekproef voor specifieke uitkeringen als de WWB, IOAW, IOAZ en Bbz in 2007 naar beneden worden bijgesteld. Tegelijkertijd zijn er regelingen bij gekomen die ook moeten worden gecontroleerd in het kader van de rechtmatigheid. Dit betreft de Wmo, de Wko, de Wi, de WIJ en de subsidies in het kader van participatie. Daarnaast wordt sinds 2007 meer aandacht besteed aan de interne kwaliteitscontrole.

Per 1 januari 2009 is de Wet participatiebudget in werking getreden. Met het participatiebudget worden de gemeentelijke middelen voor Participatie (WWB-werkdeel), inburgering (Wi) en volwasseneneducatie (WEB) gebundeld in één budget. Gemeenten kunnen met het participatiebudget participatievoorzieningen, inburgeringvoorzieningen, educatie-opleidingen (zoals cursussen basisvaardigheden, voortgezet algemeen volwassenenonderwijs en NT2) en combinaties van deze voorzieningen financieren voor een brede doelgroep.

Volwasseneneducatie behoort echter niet tot het werkterrein van werk, inkomen en zorg en valt dus buiten het kader van dit controleplan. Over de verantwoording van de volwasseneneducatie zijn overigens wel afspraken gemaakt.

In dit controleplan wordt eerst ingegaan op de uitgangspunten van kwaliteitszorg. Daarbij wordt gesproken over de doelstelling van kwaliteitszorg, over de verantwoording en goedkeuringstolerantie, het verslag van bevindingen van de accountant, de controlebenadering, het normenkader en de risico’s waarmee je bij kwaliteitszorg te maken hebt. In hoofdstuk 3 wordt kort iets genoemd over de rolverdeling en verantwoordelijken binnen de kwaliteitszorg van werk, inkomen en zorg. Hoofdstuk 4 behandelt de controleaanpak van de kwaliteitszorg. Hierin wordt onder andere ingegaan op de omvang en het uitzetten van de steekproef, over de periodiciteit van de controles en de vastlegging van en rapportage over de controlebevindingen. Tot slot volgen aanbevelingen voor volgend jaar. Als allerlaatste is in dit controleplan een lijst met afkortingen opgenomen.

2 Uitgangspunten kwaliteitszorg

Voor de kwaliteitszorg binnen de publieke teams Participatie en Inkomen & Zorg en de Backoffice teams Werk & Zorg en Administratie WIZ van de gemeente Súdwest Fryslân worden twee niveaus van eisen onderscheiden:

• 1.

  Externe eisen: een controle op de rechtmatigheid van de uitvoering conform met de accountant gemaakte afspraken. De accountantscontrole levert een uitspraak op over de rechtmatigheid en getrouwheid;

• 2.

  Interne eisen: een effectieve en efficiënte controle die bijdraagt aan kwaliteitsverbetering, zonder dat controle zelf hiertoe het doel is.

2.1 Doelstelling

De kwaliteitszorg richt zich allereerst op het vaststellen van de rechtmatigheid en de getrouwheid van de verstrekte uitkeringen en voorzieningen, zowel uitgaven als inkomsten, op grond van de WWB, IOAW, IOAZ, Bbz, Wmo, Wko, Wi en WIJ. De uitvoering wordt ook getoetst aan het gemeentelijke beleid. Bij de beoordeling van de rechtmatigheid en getrouwheid van de verstrekte uitkeringen gaat het vooral om het volgende:

• .

  Zijn de besluiten in overeenstemming met de (externe) wet- en regelgeving en (interne) gemeentelijke regelgeving;

• .

  Geeft de gemeente op juiste wijze uitvoering aan de onderzoeksverplichting op grond van externe en interne regelgeving;

• .

  Worden in alle daarvoor in aanmerking komende gevallen verplichtingen verbonden aan de uitkering of de voorziening en worden de verplichtingen nageleefd.

De kwaliteitszorg controleert ook het werk van de casemanagers, consulenten, medewerkers (financiële) administratie, medewerkers debiteurencluster en medewerkers interne zaken. Op deze manier wordt een oordeel gevormd over:

• .

  De kwaliteit van de uitvoering, waarbij ook wordt vastgesteld of wijzigingen in wet- en regelgeving tijdig, juist en volledig in de processen en de inrichting van het systeem zijn verwerkt.

Tenslotte stelt de kwaliteitszorg vast of de administratieve organisatie overeenkomt met de procesbeschrijvingen en dat daarin voldoende elementen zijn opgenomen om een kwalitatief goede uitvoering te waarborgen. De beschrijvingen van de administratieve organisatie met betrekking tot de teams die zich met werk, inkomen en zorg bezig houden worden voortdurend geactualiseerd.

Daarnaast richt de kwaliteitszorg zich ook op de doelmatigheid in de uitvoering van bovengenoemde regelgeving.

2.2 Verantwoording en goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie speelt een belangrijke rol bij het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden dan wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Wordt de goedkeuringstolerantie wel overschreden dan kan dit gevolgen hebben voor de uiteindelijke subsidieverstrekking door het Rijk.

Voor de financiële rechtmatigheid (getrouwheid en rechtmatigheid van de wetsuitvoering) is, zoals in de inleiding al is aangegeven, de goedkeuringstolerantie gesteld op 1% van de som van de lasten van de gemeentelijke jaarrekening. Het bedrag van onzekerheden mag niet meer zijn dan 3% van de som van de lasten van de gemeentelijke jaarrekening. Uitgaande van de totale uitgaven in de begroting 2011 van de gemeente Súdwest Fryslân van ruim 200 miljoen, betekenen deze percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa 2 miljoen en een totaal van onzekerheden van ongeveer 6 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de gemeente Gaasterlân-Sleat gaat het om bedragen van respectievelijk € 200.000,-- en € 600.000,--, voor Lemsterland om respectievelijk € 270.000,-- en € 810.000,-- en voor Littenseradiel om respectievelijk € 206.000,-- en 618.000,--.

2.3 Verslag van bevindingen

Naast de goedkeuringstolerantie geldt een rapporteringtolerantie. In de Gemeentewet is vastgelegd dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook een verslag van bevindingen op moet stellen. Hierin doet de accountant onder meer verslag van fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle die geen invloed hebben gehad op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van een zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd. De verwachting is dat de raad van de gemeente Súdwest Fryslân de rapporteringtolerantie voor het jaar 2011 zal vaststellen op 0,25% van de som van de lasten van de gemeentelijke jaarrekening. In geld uitgedrukt betekent dat dus een bedrag van ongeveer € 500.000,--. De gemeenten Gaasterlân-Sleat en Littenseradiel hanteren een rapporteringtolerantie van 1%, hetgeen neerkomt op bedragen van respectievelijk € 200.000,-- en € 206.000,--. De gemeente Lemsterland heeft een vast bedrag van € 10.000,-- vastgesteld.

2.4 Controlebenadering

De kwaliteitszorg dient verankerd te zijn in de administratieve organisatie. Als dit goed geregeld is, zijn juiste en tijdige uitkeringen en/of participatie-inspanningen gewaarborgd.

2.5 Normenkader

Om een oordeel te kunnen geven over kwaliteitsaspecten van de uitvoering is het nodig dat er een visie op het kwaliteitsbeleid wordt geformuleerd met een vertaling in concrete meetbare kwaliteitsdoelen. In dit verband wordt er gesproken over normenkader. Het normenkader is het geheel van eisen dat aan de uitvoering van het primaire proces wordt gesteld om de juiste uitvoering van de regelingen te kunnen waarborgen. Bij het opstellen van het normenkader speelt een scala aan doelstellingen en randvoorwaarden een rol die betrekking hebben op onderwerpen als:

• .

  Klantrelatie;

• .

  Effectiviteit en efficiëntie;

• .

  Budgettaire verantwoordelijkheid;

• .

  Interne en externe verantwoording;

• .

  Ambitieniveau

Uitgangspunt bij de controle is de (externe) wet- en regelgeving:

• .

  WWB (Inkomens- en Participatiebudget)

• .

  IOAW

• .

  IOAZ

• .

  Bbz 2004

• .

  RAU

• .

  Wmo

• .

  Wko

• .

  Wi

• .

  WIJ

• .

  Wet BUIG

• .

  Wet SUWI

• .

  Ministeriële regeling WWB

• .

  Awb

• .

  Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen

• .

  Diverse besluiten

Verder speelt binnen het normenkader de (interne) gemeentelijke regelgeving in de vorm van verordeningen, regelingen en besluiten een belangrijke rol. Het gaat daarbij om onder andere de volgende verordeningen, regelingen en besluiten:

• .

  Afstemmingsverordening WWB 2011

• .

  Afstemmingsverordening IOAW/IOAZ 2011

• .

  Afstemmingsverordening WIJ 2011

• .

  Participatieverordening WWB, IOAW en IOAZ 2011

• .

  Participatieverordening WIJ 2011

• .

  Toeslagenverordening WWB 2011

• .

  Toeslagenverordening WIJ 2011

• .

  Fraudeverordening 2011

• .

  Fraudebeleidsplan 2011

• .

  Verordening Langdurigheidstoeslag 2011

• .

  Verordening cliëntenparticipatie WWB/WIJ 2011

• .

  Beleidsregels premies en incentives 2011

• .

  Verordening Bijdrageregeling Minima 2011

• .

  Regeling categoriale bijstandsverlening duurzame gebruikgoederen voor 65+ 2011

• .

  Regeling categoriale bijstandsverlening chronisch zieken en gehandicapten 2011

• .

  Regeling collectieve ziektekostenverzekering AV-Frieso 2011

• .

  Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning 2011

• .

  Besluit voorzieningen maatschappelijke ondersteuning 2011

• .

  Beleidsregels voorzieningen maatschappelijke ondersteuning 2011

• .

  Verordening Wet Kinderopvang 2011

• .

  Verordening Wet inburgering 2011

• .

  Beleidsregels Wet inburgering 2011

Overige kaders zijn:

• .

  Begroting

• .

  Jaarrekening

• .

  Accountants- en onderzoeksrapporten van het voorgaande jaar

• .

  Beleidsplannen

• .

  Procesbeschrijvingen

• .

  Jurisprudentie

• .

  Richtlijnenboek

• .

  Verificatieplan 2011

Het normenkader wordt vastgelegd in procesbeschrijvingen, formulieren, autorisaties, Richtlijnenboek en de normensets in KIConline.

2.6 Risico’s

Al geruime tijd zijn diverse processen op grond van de WWB en IOAW losgelaten van de 1-op-1 toetsing. Enige tijd later is dat ook van toepassing verklaard op de Wmo, de Wi en de WIJ. Als echter de 1-op-1 toetsing wordt losgelaten, neemt het risico op financiële fouten binnen deze processen iets toe. Om deze financiële risico’s zo veel mogelijk te beperken, dient een goede begeleiding vooraf aanwezig te zijn. Ook neemt het risico op fouten af als de processen die van toetsing losgelaten zijn via een deelwaarneming achteraf worden beoordeeld. Zo wordt via een steekproefsgewijze toetsing alsnog inzicht verkregen in de kwaliteit van het afgehandelde proces.

De invulling van en aantallen voor de rechtmatigheidcontrole zijn afgestemd met de accountant. De rechtmatigheidcontrole vindt plaats door middel van het controleren van betaalregels, waarop zowel posten van ontvangsten als betalingen voorkomen.

Intern zijn afspraken gemaakt over de manier waarop de kwaliteit van de uitvoering gewaarborgd wordt. Controle daarop vindt plaats in de vorm van een (o.a. juridische) toets op de afgehandelde werkprocessen.

3 Rolverdeling / Verantwoordelijken

Juridisch kwaliteitsmedewerkers

De juridisch kwaliteitsmedewerkers toetsen de uitvoering van de WWB, IOAW, IOAZ, Bbz, Wmo, Wko, Wi, WIJ en de minimaregelingen op klantdossierniveau en koppelen de individuele bevindingen terug aan de collega’s. Voor een aantal processen vindt die toetsing 1-op-1 vooraf plaats, maar voor het merendeel op basis van steekproeven achteraf (zie paragraaf 4.3). Wanneer er sprake is van nieuwe wet- of regelgeving wordt vooreerst ook 1-op-1 getoetst. Hetzelfde geldt, gedurende een periode van drie maanden, voor nieuwe en tijdelijke medewerkers. Daarnaast begeleiden zij medewerkers en fungeren zij als vraagbaak. Ook doen de juridisch kwaliteitsmedewerkers op basis van hun ervaringen voorstellen voor themacontroles.

Medewerker kwaliteitsborging

De medewerker kwaliteitsborging moet vanuit een onafhankelijke positie in de organisatie een objectief oordeel kunnen vellen over alle aspecten van het kwaliteitszorgsysteem. Hij zet de steekproeven uit. Eén keer per kwartaal rapporteert hij aan de afdelingsmanagers van de afdelingen Publiek en Backoffice en de teammanagers van de respectievelijke teams Participatie, Inkomen & Zorg, Administratie WIZ en Werk & Zorg over de bevindingen, zowel op proces- als op medewerkerniveau, die uit de externe controles naar voren zijn gekomen en doet aanbevelingen. Daarnaast rapporteert hij afzonderlijk over alle uitgevoerde themacontroles. Ook schrijft hij ieder jaar een controleplan en onderhoudt de contacten met de accountant.

De medewerker kwaliteitsborging is tevens verantwoordelijk voor het vastleggen en actualiseren van de werkprocessen en doet, al dan niet voortvloeiend uit bevindingen van de interne controles, verbeteringsvoorstellen.

Het managementteam

Het MT heeft een initiërende en stimulerende houding ten aanzien van kwaliteitszorg. Aan de hand van genomen besluiten die van invloed zijn op werkprocessen, kan zij voorstellen doen voor themacontroles. De teammanagers bespreken de bevindingen met de medewerkers van hun team. Waar nodig gebeurt dat ook individueel.

Concerncontroller

De concerncontroller heeft dezelfde functie als de medewerker kwaliteitsborging van het team Backoffice Werk en Zorg, alleen opereert hij op gemeentebreed niveau. Hij rapporteert jaarlijks aan de betreffende afdelingshoofden.

Accountant

De rol van de accountant ligt vooral in het mede bepalen van de (gemeentebrede) controlestrategie, het aanreiken van hulpmiddelen en het oordelen over de rechtmatigheid en getrouwheid van de uitvoering van de diverse wetten en regelgeving. De accountant baseert zich daarbij op hetgeen in dit controleplan is vastgelegd en op de uitkomsten van de bevindingen met betrekking tot de uitgevoerde controles. Indien daartoe aanleiding bestaat kan de accountant een aanvullend onderzoek doen.

4 Controleaanpak kwaliteitszorg

De kwaliteitszorg levert belangrijke sturingsinformatie voor de organisatie, de afdelingsmanagers van de afdelingen Publiek en Backoffice en de teammanagers. Zij dienen dan ook een initiërende en stimulerende rol te spelen bij de (verdere) inrichting van de kwaliteitszorg.

4.1 Analyses

Artikel 4.1.1 Financiële analyse primitieve begroting 2011

Uitgaven

Inkomsten

Per uitgaven- en inkomstensoort wordt een representatieve steekproef getrokken, zodat een objectief beeld over de uitvoering gevormd wordt.

Niet aan alle besluiten is een uitkering verbonden. Denk bijvoorbeeld aan participatievoorzieningen in het kader van het WWB participatiebudget of inburgeringvoorzieningen op grond van de Wi. Omdat daar wel flinke uitgaven mee gemoeid zijn, moet ook daar een oordeel over de rechtmatigheid gegeven worden. Verder moeten ook beslissingen die een afwijzing van het recht op een uitkering inhouden bij het rechtmatigheidoordeel betrokken worden.

Vanaf 1 januari 2009 is de afhandeling van aanvragen voor levensonderhoud van inwoners van 65 jaar en ouder aan de Sociale Verzekeringsbank (SVB) gemandateerd en per 1 januari 2010 is dat voor die instantie een wettelijke taak geworden. Om die reden maken de aanvragen levensonderhoud 65+ geen deel meer uit van dit controleplan.

4.1.2 Algemene analyse

Hier wordt de vraag gesteld op welke wijze de diverse uitgaven- en inkomstensoorten kunnen worden gecontroleerd. Aandachtspunten zijn:

• .

  Is de organisatie adequaat ingericht, met onder andere voldoende aandacht voor de onafhankelijke positie van de medewerker kwaliteitsborging;

• .

  Is de Administratieve Organisatie (AO) adequaat beschreven;

• .

  Zijn er duidelijke en up-to-date werkprocesbeschrijvingen;

• .

  Is er voldoende aandacht voor handhavingsbeleid;

• .

  Is er sprake van een adequate vertaling van beleid naar uitvoering;

• Is de politieke besluitvorming tijdig en correct;

• .

  Zijn de wettelijke uitvoeringsvoorschriften duidelijk vastgelegd en vindt interne scholing en voorlichting plaats;

• .

  Wat is de kwaliteit van de dossiervorming;

• .

  Is de managementinformatie adequaat en kan hierop gestuurd worden;

• .

  Hoe is de cliëntenparticipatie georganiseerd;

• .

  Wat zijn de voorzieningen en verplichtingen met betrekking tot de participatie;

• .

  Hoe lopen de doorbetalingen en verrekeningen met betrekking tot participatie;

• .

  Hoe verloopt de samenwerking met het UWV;

• .

  Wat is de kwaliteit van de uitvoering van adviezen door derden (bijvoorbeeld GGD of CIZ).

4.1.3 Analyse per proces

Het is van wezenlijk belang dat de belangrijkste processen binnen het werkterrein van werk, inkomen en zorg met enige regelmaat aan een analyse worden onderworpen. Weliswaar zijn deze processen bij de start van de nieuwe organisatie opnieuw beschreven, doch uit de praktijk zal blijken dat de op voorhand gemaakte keuzes niet altijd de meest effectieve of efficiënte blijken te zijn. Processen die binnen de analyse vallen zijn (alle op grond van diverse wet- en regelgevingen):

• .

  Participatie

• .

  Aanvragen

• .

  Heronderzoeken

• .

  Betalingen

• .

  Beëindigingonderzoeken

• .

  Terugvordering en verhaal

Met deze analyse van de werkprocessen brengt de medewerker kwaliteitsborging mogelijke risico’s in kaart en benoemt maatregelen om die risico’s in te perken. Risico’s kunnen zijn:

• .

  Ontbreken van functiescheiding

• .

  Inefficiënt werken

• .

  Onvoldoende aandacht voor werk/participatie

• .

  Onterechte verstrekking van uitkeringen

• .

  Onterechte verstrekking van hulpmiddelen

• .

  Onterechte verstrekking van inburgeringvoorzieningen

• .

  Foutieve uitkeringsbedragen

• .

  Niet voldoen aan wettelijke voorwaarden

• .

  Niet voldoen aan gemeentelijke regelgeving

• .

  Niet naleven van verplichtingen

• .

  Besluitvorming niet conform mandaatbesluit

• .

  Foutieve terugvorderingen of verhaal

• .

  Onvoldoende dossiervorming

Overigens wordt ook, waar dat nodig blijkt te zijn, in de rapportage met betrekking tot de bevindingen van de diverse kwaliteitscontroles, aandacht aan deze risico’s besteed en waar nodig verbeteringsvoorstellen gedaan.

4.2 Rechtmatigheidcontrole

De rechtmatigheid wordt gecontroleerd aan de hand van een steekproef op betaalregels (uitgaven en inkomsten). Deze controle vindt dus achteraf plaats, nadat de besluitvorming al heeft plaatsgevonden.

Wat levert de rechtmatigheidcontrole op:

• .

  Een oordeel over de rechtmatigheid van de uitvoering van diverse wet- en regelgevingen;

• .

  Een bedrag in euro’s van hetgeen te veel of te weinig is uitbetaald;

• .

  Een bedrag in euro’s van hetgeen te veel of te weinig is ontvangen;

• .

  Een beschrijving van de tekortkomingen;

• .

  De reactie van de uitvoerders (het primaire proces) op deze tekortkomingen;

• .

  Registratie van de aard, oorzaak en bron;

4.3 Interne kwaliteitscontrole

Omdat een groot deel van de producten van de teams Participatie en Inkomen & Zorg zijn losgelaten van de 1-op-1 toetsing, vindt het merendeel van de interne kwaliteitscontrole steekproefsgewijs plaats, dus na de besluitvorming. Het gaat met name om producten die vallen onder de werking van de WWB, WIJ, IOAW, Wmo en de minimaregelingen. De producten, die zijn losgelaten van de 1-op-1 toetsing, zijn:

• .

  Voorschotten

• .

  Toekenningen aanvragen levensonderhoud WWB, IOAW, IOAZ en Bbz 2004

• .

  Toekenningen aanvragen werkleeraanbod en inkomensvoorziening WIJ

• .

  Toekenningen en vaststellingen Wet kinderopvang

• .

  Geboden hersteltermijnen

• .

  Afwijzingen van de aanvraag voor zover passend binnen de regelgeving

• .

  Buiten behandeling stelling van de aanvraag

• .

  Heronderzoeken / verwerking statusformulieren

• .

  Doelmatigheidsonderzoeken en tussentijdse heronderzoeken zonder bijzonderheden

• .

  Verwerking wijzigingsformulieren zonder bijzonderheden

• .

  Wijzigingen

• .

  Beëindigingen

• .

  Aanvragen bijzondere bijstand, inclusief borgstellingen

• .

  Participatietrajecten < € 6.000,- of gelijk aan € 6.000,--

• .

  Ontheffing van de arbeidsverplichting

• .

  Toekenningen aanvragen minimaregelingen

• .

  Toekenningen via het depot beschikbare Wmo-rolstoelvoorzieningen

• .

  Toekenningen Wmo-woonvoorzieningen < € 1.437,- of gelijk aan € 1.437,--

• .

  Toekenningen overige Wmo voorzieningen inclusief PGB’s

• .

  Beëindigingen Wmo-voorzieningen wegens verhuizing / overlijden

Daarnaast is er een aantal producten dat altijd ter besluitvorming moet worden voorgelegd aan het casusoverleg van het kwaliteitsteam:

• .

  Afwijkingen van (alle hier benoemde) wet- en regelgeving of beleid

• .

  Afwijkingen van de ingangsdatum aanvraag uitkering

• .

  Aanvragen betreffende een krediet op grond van het Bbz 2004

• .

  Bijzondere bijstand in afwijking van beleid

• .

  Bijstand in schulden

• .

  Borgstelling met bijzondere bijstand voor suppletie bij afwijking van regelgeving

• .

  Borgstelling voor niet-klanten bij afwijking van regelgeving

• .

  Buiten-invordering-stelling bij afwijking van regelgeving

• .

  Afstemming van de uitkering bij afwijking van regelgeving

• .

  Participatietrajecten > € 6.000,- 

• .

  Opleggen van een boete (Wi) bij afwijking van regelgeving

• .

  Alle fraude

• .

  Wmo-woonvoorzieningen > € 1437,-

• .

  Afwijzingen Wmo en minimaregelingen

• .

  Afwijkingen van medisch advies CIZ

De interne kwaliteitscontrole is een controle die op een gedetailleerder niveau naar de processen kijkt dan de rechtmatigheidcontrole. Hierbij wordt bijvoorbeeld ook gekeken naar het invullen van aanvraagformulieren, de tijdigheid van beslistermijnen, het vastleggen van de gegevens in het computersysteem GWS4all of de lay-out van beschikkingen. Wel wordt de steekproef zo getrokken dat alle medewerkers binnen de controle vallen. De bevindingen worden, net als bij de rechtmatigheidcontrole, vastgelegd in de webapplicatie KIConline van Stimulansz. De medewerkers (dit betreft medewerkers die net in dienst zijn of tijdelijke medewerkers) die niet losgelaten zijn van de 1-op-1 toetsing worden volledig door de juridisch kwaliteitsmedewerkers getoetst. Normaliter wordt hierbij drie maanden aangehouden.

4.4 Antwoorden naar aanleiding van de rechtmatigheid- en interne kwaliteitscontrole

Hieronder volgt een overzicht van de antwoorden die de rechtmatigheid- en interne kwaliteitscontrole geven.

4.4.1 WWB participatiebudget

De controle met betrekking tot het WWB participatiebudget geeft antwoorden op:

• .

  De aanspraak op ondersteuning m.b.t. een voorziening

• .

  De rechtmatige aanwending van middelen

• .

  De juiste uitbesteding van de voorziening

4.4.2 WWB Inkomensbudget

De controle met betrekking tot het WWB Inkomensbudget, inclusief inkomensvoorziening WIJ, geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op uitkering of de inkomensvoorziening

• .

  De hoogte van de uitkering of de inkomensvoorziening

• .

  De naleving van verplichtingen en het afstemmen van de uitkering/inkomensvoorziening bij het niet nakomen van deze verplichtingen

• .

  Beslag

4.4.3 Bijzondere bijstand

De controle met betrekking tot de bijzondere bijstand geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op bijzondere bijstand

• .

  De hoogte van de bijzondere bijstand

• .

  De vorm van de bijzondere bijstand

• .

  Niet noodzakelijke kosten

• .

  De draagkracht

• .

  De naleving van de inlichtingenplicht

4.4.4 Langdurigheidstoeslag

De controle met betrekking tot de langdurigheidstoeslag geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op langdurigheidstoeslag

• .

  De hoogte van de langdurigheidstoeslag

• .

  De naleving van de inlichtingenplicht

4.4.5 IOAW, IOAZ en Bbz

De controle met betrekking tot de IOAW, IOAZ en Bbz geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op uitkering

• .

  De hoogte van de uitkering

• .

  De naleving van verplichtingen en het afstemmen van de uitkering bij het niet nakomen van deze verplichtingen

4.4.6 Minimaregelingen

De controle met betrekking tot de minimaregelingen geeft antwoord op:

• .

  Het recht op de regeling

• .

  De naleving van de inlichtingenplicht

4.4.7 Wet maatschappelijke ondersteuning

De controle met betrekking tot de Wmo geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op een voorziening

• .

  De vorm van de voorziening

• .

  De naleving van de verplichtingen

4.4.8 Wet kinderopvang

De controle met betrekking tot de Wet kinderopvang geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op een tegemoetkoming

• .

  De hoogte van de tegemoetkoming

• .

  De naleving van de verplichtingen

4.4.9 Wet inburgering

De controle met betrekking tot de Wet inburgering geeft antwoorden op:

• .

  Het recht op een inburgeringvoorziening

• .

  De naleving van verplichtingen en het opleggen van boetes bij het niet nakomen van deze verplichtingen

4.4.10 Start-, opbouw- en bemiddelingssubsidies

De controle met betrekking tot de start-, opbouw- en bemiddelingssubsidies geeft antwoorden op:

• .

  De aanspraak op een start-, opbouw- of bemiddelingssubsidie

• .

  De rechtmatige aanwending van middelen

• .

  De naleving van verplichtingen

4.4.11 Debiteuren

De controle met betrekking tot debiteuren geeft antwoorden op:

Terugvordering:

• .

  Terugvordering van bijstand voor zover dit ten onrechte of tot een te hoog bedrag is verstrekt

• .

  Voor zover de uit een geldlening voortvloeiende verplichtingen niet of niet behoorlijk worden nagekomen

Verhaal

• .

  Verhaal van kosten van bijstand op degene die zijn onderhoudsplicht niet of niet behoorlijk nakomt

• .

  Verhaal van kosten van bijstand op de nalatenschap van de persoon die bijstand ontving

4.5 Omvang van de controle

4.5.1 Rechtmatigheidcontrole

De omvang van de steekproef voor de rechtmatigheid is afhankelijk van hoe vaak een activiteit uitgevoerd wordt. De accountant hanteert onderstaand schema.

In voorgaande jaren zijn met betrekking tot de rechtmatigheid geen grote fouten vastgesteld. In overleg met de accountant is dan ook afgesproken voor de omvang van de steekproef uit te gaan van de aantallen die behoren bij een effectieve controle. Concreet komt dat neer op de volgende rechtmatigheidsteekproef op jaarbasis, onderverdeeld naar de vier afzonderlijke gemeenten:

NB: Omdat in het verleden geen onregelmatigheden zijn aangetroffen bij de rechtmatigheidcontrole met betrekking tot de Wmo-voorzieningen, heeft de accountant ermee ingestemd de huidige steekproef voor de rolstoel-, vervoers- en woonvoorzieningen samen vast te stellen op 25 voor Sneek en 15 voor de andere gemeenten.

4.5.2 Interne kwaliteitscontrole

Bij de interne kwaliteitscontrole is het niet nodig een onderscheid te maken tussen processen van de gemeente Súdwest Fryslân en de overige drie gemeenten. Het gaat om de kwaliteit van de uitvoering van bepaalde processen door specifieke medewerkers. Een onderscheid tussen de vier gemeenten voegt hieraan niets toe.

Bij de voormalige gemeente Sneek zijn in de loop van het jaar 2009 vraagtekens geplaatst bij handhaving van de externe en interne kwaliteitscontroles in de toen bestaande vorm en frequenties. In de eerste plaats omdat beide controles elkaar deels overlappen en in de tweede plaats omdat er twijfels rezen over de effectiviteit van het grote aantal controles.

Het management heeft er toen voor gekozen, in overeenstemming met de accountant, de externe controles ingaande het jaar 2010 zowel qua aantal als frequentie te handhaven maar de interne controles volledig te gaan uitvoeren in de vorm van themacontroles. Dat heeft er overigens niet toe geleid dat de controles op de meest voorkomende processen helemaal zijn verdwenen, maar wel in aantal zijn beperkt. De daardoor ontstane ruimte is benut om snel te kunnen anticiperen op actuele ontwikkelingen of gesignaleerde knelpunten.

Voor het jaar 2011 zal deze lijn worden voortgezet en ziet de steekproef voor de themacontroles met betrekking tot de meest voorkomende processen er als volgt uit:

NB.: De omvang van de steekproeven met betrekking tot beëindiging- en statusonderzoeken is zodanig dat gekozen is voor een controle eens per twee jaar.

NB.: Van de minimaregelingen vallen alleen de toekenningen binnen de steekproef, omdat alle afwijzingen 1-op-1 door een juridisch kwaliteitsmedewerker worden getoetst.

4.5.3 Overige themacontroles

Het kenmerk van themacontroles is dat deze vooral gericht dienen te zijn op actuele ontwikkelingen, dan wel op geconstateerde knelpunten. Dit brengt met zich mee dat dergelijke controles in meerderheid niet te ver vooruit kunnen worden vastgesteld. Om die reden wordt eens per kwartaal bezien welke ontwikkelingen er spelen en op basis daarvan worden de onderwerpen voor de controles vastgesteld.

4.6 Uitzetten van de steekproef

De medewerker kwaliteitsborging zet de steekproef uit onder de juridisch kwaliteitsmedewerkers.

4.6.1 Rechtmatigheidcontrole

De medewerker kwaliteitsborging ontvangt van de senior applicatiebeheerder een overzicht van alle betaalregels over één maand. Dit bestand is gesorteerd op proces (WWB Werkdeel, WWB Inkomensdeel, de bijzondere bijstand, de langdurigheidstoeslag, de WIJ inkomensvoorziening, de IOAW, de IOAZ, de Bbz, de Wmo, de Wko, de Wi, de start- en opbouwsubsidies en terugvordering en verhaal) en onderverdeeld naar de gemeenten Súdwest Fryslân, Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel. De betaalregels worden als massabestand geïmporteerd in de webapplicatie KIConline van Stimulansz. Vervolgens wordt per proces een aselecte steekproef getrokken ter hoogte van het aantal dat is afgesproken met de accountant (voor de aantallen zie 4.5.1). De medewerker kwaliteitsborging, of de junior applicatiebeheerder, bedeelt de steekproef toe aan de juridisch kwaliteitsmedewerkers en zet ze klaar voor afhandeling. De controle wordt met name uitgevoerd in de vorm van dossieronderzoek, maar ook de vastlegging van betalingen in GWS4all wordt op juistheid gecontroleerd.

4.6.2 Interne kwaliteitscontrole

Iedere maand ontvangt de medewerker kwaliteitsborging van de senior applicatiebeheerder een zogenoemde Besluitenlijst. Dit is een overzicht van alle werkprocessen waarop in een bepaalde periode een besluit is genomen. De steekproef voor de interne kwaliteitscontrole bestaat voor de meeste onderwerpen uit een selectie uit deze besluitenlijst over een periode van zes maanden. Deze selectie is zo veel mogelijk aselect, maar wordt wel zodanig getrokken dat van iedere medewerker (met name casemanager, medewerker Wmo-loket en medewerker van het debiteurencluster) processen binnen de steekproef vallen. De medewerker kwaliteitsborging bedeelt de steekproef toe aan de juridisch kwaliteitsmedewerkers. Daarna worden de getrokken werkprocessen in de webapplicatie KIConline van Stimulansz geïmporteerd en klaargezet voor afhandeling.

4.7 Periodiciteit van de controles

4.7.1 Rechtmatigheidcontrole

De rechtmatigheidsteekproef wordt maandelijks getrokken voor de processen Participatie WWB, Inkomen WWB, Wij inkomensvoorziening, Bijzondere bijstand WWB, Langdurigheidstoeslag, Debiteuren inkomensdeel, Debiteuren bijzondere bijstand, Wmo Hulp bij het huishouden, Wmo Rolstoelvoorziening, Wmo Vervoersvoorziening en Wmo Woonvoorziening. De feitelijke trekking vindt plaats aan het eind van de maand, nadat de uitkeringsrun van die maand is uitgevoerd, volgend op de maand waarop de controle betrekking heeft.

De laatste steekproef over de maand december wordt getrokken na afsluiting van het boekjaar.

De steekproef voor de overige wetten IOAW, IOAZ, Bbz, Wko, Wi en de start-, opbouw- en bemiddelingssubsidies is dusdanig klein van omvang dat die één keer per jaar getrokken wordt. Ook in dit geval vindt de trekking plaats na afloop van het boekjaar 2011.

4.7.2 Interne kwaliteitscontrole

De themacontroles voor de meest voorkomende werkprocessen worden getrokken op basis van het in 4.5.2 vermelde schema. Basis daarvoor is de besluitenlijst over de periode van zes maanden voorafgaand aan de maand waarin de controle wordt verricht.

Met betrekking tot de overige themacontroles wordt in principe ook een periode van zes maanden in ogenschouw genomen en wordt waar mogelijk ook de besluitenlijst gebruikt. Waar dat niet kan wordt in samenspraak met de senior applicatiebeheerder een bestand aangemaakt waaruit de betreffende steekproef kan worden geselecteerd.

4.8 Vastlegging controlebevindingen

De vastlegging van de controlebevindingen gebeurt voor de rechtmatigheid- en interne kwaliteitscontrole op dezelfde wijze. De bevindingen worden door de juridisch kwaliteitsmedewerkers vastgelegd in de webapplicatie KIConline van Stimulansz. KIConline bevat per proces geautomatiseerde checklists, normensets genoemd, waarin de juridisch kwaliteitsmedewerkers de bevindingen op dossierniveau en daarbinnen op normniveau noteren. De juridisch kwaliteitsmedewerkers geven aan of een gecontroleerd proces goed of fout is en indien fout, of het om een incidentele of structurele fout gaat. Daarop kan een toelichting worden gegeven. Indien van toepassing wordt tevens aangegeven welk foutbedrag ermee gemoeid is. Tevens wordt een rapportage van de bevindingen ter informatie opgeborgen in het klantdossier.De bevindingen die uit de controles naar voren komen, worden te allen tijde door de juridisch medewerker met de betrokken medewerker(s) besproken. Indien van toepassing verzoekt de juridisch kwaliteitsmedewerker de geconstateerde fout te herstellen.

4.9 Rapportage over de controlebevindingen

4.9.1 Intern

Intern is afgesproken dat de themacontroles de hoogste prioriteit hebben. Dit betekent dat deze controles in de maand waarin ze worden uitgezet ook worden uitgevoerd. De maand daarna rapporteert de medewerker kwaliteitsborging aan de betreffende afdelings- en teammanagers over de bevindingen die daaruit naar voren zijn gekomen.

De medewerker kwaliteitsborging rapporteert daarnaast ieder kwartaal aan de afdelings- en teammanagers over de bevindingen die naar voren zijn gekomen uit de rechtmatigheidcontroles. De medewerker kwaliteitsborging levert twee overzichten aan.

Allereerst een vermelding van de bevindingen op medewerkerniveau. Dit overzicht is bedoeld om tijdens individuele gesprekken met de medewerkers te bespreken. Het tweede bestand is een overzicht van de meest voorkomende bevindingen. Deze lijst toont, samen met die van de vorige kwartalen, een eventuele trend in de bevindingen. De medewerker kwaliteitsborging doet tevens naar aanleiding van de geconstateerde bevindingen aanbevelingen voor verbeteringen.

Indien dat nodig wordt geacht, bespreekt de medewerker kwaliteitsborging de bevindingen tijdens teamoverleggen met de collega’s van de uitvoering.

4.9.2 Extern

Jaarlijks, in februari, rapporteert de medewerker kwaliteitsborging over de bevindingen uit de rechtmatigheidcontrole aan de concerncontroller van de gemeente Súdwest Fryslân en aan de accountant van zowel de gemeente Súdwest Fryslân als de gemeenten Gaasterlân-Sleat, Lemsterland en Littenseradiel. In deze rapportage legt de medewerker kwaliteitsborging verantwoording af over de uitgevoerde controlewerkzaamheden dat jaar (wat is de doelstelling van de controlewerkzaamheden, zijn er wijzigingen ten opzichte van vorig jaar, hoe groot is de steekproef en hoe wordt deze uitgezet), maakt melding van de bevindingen en doet aanbevelingen. Ook wordt aangegeven wat met de bevindingen uit voorgaande jaren gedaan is.

 Samen met de interne controlefunctionaris stelt de medewerker kwaliteitsborging daarop een foutenevaluatie op voor de rechtmatigheid. Daarbij worden de van de rechtmatigheid afwijkende bedragen en financiële onzekerheden geëxtrapoleerd naar de massa. De accountant steunt bij zijn werk op de bevindingen van de kwaliteitszorg. De geëxtrapoleerde bedragen vormen voor de accountant de basis voor zijn verslag van bevindingen bij de jaarrekening. Het staat de accountant vrij eventueel aanvullende waarnemingen te doen.

5 Tot slot

Zoals in paragraaf 4.5.2 is weergegeven, is er sinds het jaar 2010 uit oogpunt van efficiency voor gekozen de rechtmatigheidcontroles zowel qua aantal als qua frequentie te handhaven, maar de interne controles volledig te gaan uitvoeren in de vorm van themacontroles.

In de nabije toekomst echter streven wij naar een verdere uitbouw van de procesgerichte benadering en het minimaliseren van de gegevensgerichte (kwantitatieve) dossieronderzoeken.

Essentieel daarvoor is dat de administratieve organisatie (AO) en de daaraan gekoppelde interne controle (IC) geheel op orde is en correct wordt nageleefd. Met IC wordt in dit geval gedoeld op preventieve maatregelen, zoals een heldere organisatiestructuur, efficiënt ingerichte werkprocessen, aanbrengen functiescheidingen, gebruik van kennissystemen, aanwezigheid van werkinstructies, systeemcontroles e.d.

In de ideale situatie kan de controle achteraf, de zogenaamde verbijzonderde interne controle, zich dan uitsluitend richten op de werking van al die maatregelen. Belangrijk daarbij is dat periodiek de risico’s in kaart worden gebracht en de administratieve organisatie daarop waar nodig wordt aangepast. In theorie maakt een dergelijke werkwijze een aanvullende controle op de rechtmatigheid van de uitvoering overbodig. Gezien het feit dat de organisatie zich na de gemeentelijke herindeling per 1 januari 2011 opnieuw zal moeten settelen, zal hier sprake zijn van een groeiproces.

Vooralsnog zal dan ook niet geheel kunnen worden ontkomen aan het uitvoeren van dossieronderzoeken, om aan de verantwoordingseisen te kunnen voldoen. Waar mogelijk zal er op termijn echter voor worden gekozen die in overwegende mate te baseren op de primaire processen (de besluitenlijst) in plaats van op de betaalregels, omdat de ervaring leert dat in het laatste geval regelmatig ongewijzigd doorlopende uitkeringen onderwerp van de controle zijn.

De omvang van deze gegevensgerichte onderzoeken is dan vooral afhankelijk van het functioneren van de administratieve organisatie, van de geconstateerde risico’s en van fouten die tijdens eerdere waarnemingen aan het licht zijn gekomen.

Omdat het uiteraard de bedoeling is dat de accountant zijn onderzoek blijft baseren op de bevindingen van de (verbijzonderde) interne controle, zal hij nauw bij deze ontwikkelingen moeten worden betrokken.

6 Lijst met afkortingen

7 Inwerkingtreding en citeertitel

7.1 Datum inwerkingtreding

Dit controleplan treedt in werking op de dag na die waarop het is bekendgemaakt en werkt terug tot en met 1 januari 2011.

7.2 Intrekking oude plan

Eerdere controleplannen sociale voorzieningen worden ingetrokken.

7.3 Citeertitel

Dit controleplan wordt aangehaald als Controleplan kwaliteitszorg sociale voorzieningen Littenseradiel 2011.