| Overheidsorganisatie | Gemeente Bergambacht |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Bergambacht 2006 |
| Citeertitel | Archiefverordening Bergambacht 2006 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening |
geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 30-05-2006 | 08-03-2006 | 01-10-2015 | nieuwe regeling | 30-05-2006 Onbekend | Onbekend |
Bijlage 1 [Klik hier om het document te downloaden] Toelichting Archiefverordening
Bijlage 2 [Klik hier om het document te downloaden] Besluit informatiebeheer
Bijlage 3 [Klik hier om het document te downloaden] Toelichting besluit informatiebeheer
De gemeenteraad van Bergambacht;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995
be s l u i t:
vast te stellen de:
ARCHIEFVERORDENING BERGAMBACHT 2006.
VERORDENING BETREFFENDE DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, VOOR ZOVER DEZE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet; de Archiefwet 1995;
archiefbescheiden; de in art. 1, sub c, van de wet bedoelde bescheiden;
gemeentelijke organen; de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats; de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Midden-Holland;
de archiefruimte; een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
de streekarchivaris; de archivaris van het Streekarchief Midden-Holland;
beheerder; degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
beheerseenheid; een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem; systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Burgemeester en Wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De streekarchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder(s) verstrekt/verstrekken de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet tijdig aan de streekarchivaris tenminste mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De streekarchivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening 2005, vastgesteld bij raadsbesluit van 20 december 2005, wordt geacht re zijn ingetrokken op 8 maart 2006.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 8 maart 2006.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Bergambacht 2006.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bergambacht op 30 mei 2006.
De griffier, De voorzitter,