| Overheidsorganisatie | Gemeente Millingen aan de Rijn |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening auditcommissie gemeente Millingen aan de Rijn en gemeente Groesbeek 2011 |
| Citeertitel | Verordening auditcommissie gemeente Millingen aan de Rijn en gemeente Groesbeek 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | Auditcommissie |
n.v.t.
n.v.t.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-07-2011 | nieuwe regeling | 26-04-2011 Rozet, 28-07-11 | RF/RF/RVS/20110006 |
De raad der gemeente Millingen aan de Rijn;
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 29 maart 2011;
Overwegende dat het wenselijk is te beschikken over een auditcommissie die als aandachtsgebied heeft alle activiteiten die gerelateerd zijn aan de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad;
Dat een wettelijke basis voor deze commissie ontbreekt;
Dat onder andere de opdracht aan de accountant en de randvoorwaarden voor het controleproces in de auditcommissie besproken worden en dat in de raad de politieke discussie over de jaarrekening plaats kan vinden;
b e s l u i t :
Vast te stellen de verordening op de auditcommissie gemeente Millingen aan de Rijn en gemeente Groesbeek 2011.
De volgende personen benoemen in deze commissie:
De heer L.A.M.M. Verwijst (PvdA)
De heer P.C.F.H. de Sonnaville (CDA)
De heer K.W.A.M. Spann (GJS)
De heer R. Heijmink (VVD).
1. Er is een auditcommissie.
2. In deze verordening wordt verstaan onder:
de commissie: de auditcommissie;
de raad: de gemeenteraad van de gemeente Groesbeek dan wel van de gemeente Millingen aan de Rijn, elk voorzover het de eigen bevoegdheid betreft;
het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groesbeek dan wel van de gemeente Millingen aan de Rijn, elk voorzover het de eigen bevoegdheden betreft;
de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.
1. De commissie bestaat uit raadsleden van de gemeente Millingen aan de Rijn en van de gemeente Groesbeek. Per fractie kan één raadslid worden benoemd in de commissie.
2. Mogelijke adviseurs voor de commissie zijn: de wethouders van financiën, de gemeentesecretarissen, het afdelingshoofd financiën en de voorzitter van de rekenkamercommissies van beide gemeenten.
3. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen.
4. De griffier (of zijn plaatsvervanger) van de gemeente Groesbeek is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.
5. De raad benoemt de leden van de commissie.
1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die gerelateerd zijn aan de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Daarbij kan het gaan om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk handelen.
2. Deze activiteiten komen tot uiting in de volgende taken:
afstemmen van onderzoeken van het college, de rekenkamercommissies en de accountant zodat geen dubbel werk wordt verricht;
adviseren over het programma van eisen aan de externe accountant en over de keuze van de externe accountant;
eerste aanspreekpunt voor de accountant vanuit de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
adviseren van de raad over aanpassingen in financiële verordeningen;
voorbereiden van de controle op de jaarrekening door advisering over het controleprotocol en de goedkeurings- en rapportagetoleranties;
adviseren over de wijze van behandeling van de (interim) rapportages van de accountant;
adviseren van de raad in het kader van budgetbesteding van de rekenkamercommissie;
adviseren over kwaliteitsverbetering van planning & control-documenten.
3. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad of college van de beide gemeenten.
1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.
2. De raden van de gemeenten Groesbeek en Millingen aan de Rijn samen kunnen een lid tussentijds ontslaan.
3. Een raadslid kan te allen tijde ontslag nemen.
1. De commissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervanger. De voorzitter neemt deel aan de beraadslagingen.
2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.
1. De commissie vergadert zo vaak als zij nodig acht.
2. Als er minder dan de helft van het aantal leden aanwezig zijn, gaat de vergadering niet door en wordt een nieuwe vergadering belegd.
3. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
4. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
5. Naast genoemde adviseurs zijn raadsleden van Millingen aan de Rijn en van Groesbeek gerechtigd besloten vergaderingen van de auditcommissie bij te wonen.
6. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
7. Van iedere vergadering wordt een (samenvattend) verslag gemaakt dat wordt vastgesteld door de commissie.
8. De griffier draagt zorg voor verspreiding van de verslagen van de commissie.
9. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en de overige raadsleden van de gemeenten Millingen aan de Rijn en Groesbeek.
1. De commissie informeert de raad en het college actief over gemaakte afspraken met de accountant en over haar werkzaamheden.
2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de carrousel of raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
De auditcommissie kan geheimhouding opleggen. Hierop is artikel 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze geheimhouding wordt pas opgeheven als de auditcommissie de geheimhouding opheft. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken en van het besprokene in de commissie kennis dragen in acht genomen, totdat de commissie de geheimhouding opheft.
1. Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen beslist de commissie.
2. Elke vier jaar evalueert de commissie haar functioneren.
1. Deze verordening treedt in werking op de 1de dag na bekendmaking daarvan.
2. Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie gemeente Millingen aan de Rijn en gemeente Groesbeek 2011”.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad
der gemeente Millingen aan de Rijn op 26 april 2011
De raadsgriffier, De voorzitter,