| Overheidsorganisatie | Gemeente Menterwolde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2011 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-06-2011 | 03-07-2014 | nieuwe regeling | 26-05-2011 Tussenklappen, 8 juni 2011 | reglement van orde raadscommissie 2011 |
No: 9/5.
De raad van de gemeente Menterwolde;
gelezen het voorstel van de raadsvoorzitter;
gelet op het bepaalde in artikel 82 van de Gemeentewet;
B E S L U I T :
vast te stellen het:
REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE RAADSCOMMISSIE MENTERWOLDE 2011
In deze verordening wordt verstaan onder:a) lid: lid van de raadscommissie;b) voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger; c) griffier: griffier van de raad of diens vervanger;d) vergadering: vergadering van de raadscommissie.e) burgers met spreekrecht: inwoners van de gemeente Menterwolde die ten minste 16 jaar oud zijn en overige belanghebbenden;f) belanghebbenden: personen dan wel organisaties die een direct belang hebben bij een zaak die aan de orde is in de vergadering;g) agendacommissie: een orgaan als bedoeld is in artikel 11 dat bevoegd is tot het nemen van besluiten als omschreven in artikel 11, 13 en 25 van deze verordening;h) fractie: de leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfdekandidatenlijst verkozen zijn verklaard, dan wel één of meer leden van een fractie dieals zelfstandige fractie gaan optreden.
1 De raad stelt een raadscommissie in.
2 De raadscommissie bespreekt en adviseert over alle onderwerpen die de raadscommissie daartoe van belang acht.
De raadscommissie heeft de volgende taken:1. het dienen als informatieplatform voor de raad, waar meningen en informatie kunnenworden uitgewisseld.2. het voeren van overleg met het college of de burgemeester over de verstrekte inlichtingen.
1 De raadscommissie bestaat uit alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen c.q. fracties van de gemeente Menterwolde, overeenkomstig het aantal raadsleden.
2 Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn.
3 De in het tweede lid genoemde niet-raadsleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de betreffende fractie.
4 De artikelen 10, 11,12,13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie.
5 De leden van een raadscommissie worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
6 De raad benoemt op voordracht van een fractie voor iedere raadscommissie tenminste een plaatsvervangend lid per fractie, die zitting in een raadscommissie heeft bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid. Het plaatsvervangend lid voldoet aan de in het derde en vierde lid, genoemde vereisten.
7 De voorzitter kan zelf, of op verzoek van een lid van de raadscommissie, ambtenaren van de gemeente en personen die niet in dienst zijn van de gemeente, uitnodigen om informatie en/of een toelichting te geven in de vergadering van de raadscommissie.
8 De in lid 7 bedoelde personen zijn geen lid van de raadscommissie.
1 De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd
2 De voorzitter is belast met:a. het leiden van de vergadering;b. het handhaven van de orde;c. het doen naleven van deze verordening;d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
3 De voorzitter is tevens lid van de raadscommissie.
1 De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in iedergeval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
2 Een lid houdt op lid te zijn van de raadscommissie als hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid gestelde eisen.
3 De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger van zijn taak ontheffen.
4 De voorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
5 Wanneer door overlijden of ontslag van de voorzitter of zijn plaatsvervanger eenvacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan metinachtneming van artikel 4.
6 Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad nietlanger vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat opvoordracht van die fractie is benoemd van rechtswege.
1 De griffier is in iedere vergadering aanwezig.
2 Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de raad aangewezen vervanger.
1 Burgemeester en wethouders zijn in de vergadering aanwezig om op verzoek van de voorzitter, dan wel een lid, de commissie van informatie te voorzien, dan wel als daar om verzocht wordt aan de beraadslagingen deel te nemen.
2 De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering een beslissing nemen, anders danin lid 1 is aangegeven.
De (loco )secretaris is aanwezig in de vergadering om op verzoek van de voorzitter, dan wel een lid, de commissie van informatie te voorzien.
1 In de regel vindt de vergadering van de raadscommissie plaats op een donderdagavond,aanvang 20.00 uur en wordt gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis in Muntendam.
2 Een raadscommissie vergadert voorts als de voorzitter het nodig oordeelt of als tenminstedrie leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken bij de voorzitter.
3 De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
1 De raadscommissie heeft een agendacommissie.
2 De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad, de griffier, twee leden de coalitie en twee leden de oppositie vertegenwoordigend, waaronder de plaatsvervangend voorzitter van de raad en de voorzitter van de raadscommissie.
3 De voorzitter van de raad zit de vergaderingen van de agendacommissie voor. De plaatsvervangend voorzitter wordt bij ontstentenis van de voorzitter door de agendacommissie aangewezen.
4 De commissievoorzitter wordt bij verhindering vervangen door de plaatsvervangend commissievoorzitter.
5 De griffier of diens vervanger is bij elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.
6 De agendacommissie heeft de volgende taken:a. het opstellen van de voorlopige agenda;b. het beheren van de actielijst / toezeggingenlijst;c. het bewaken van de langere termijnplanning;d. voorstellen doen ten aanzien van door de raad uit te nodigen personen of instellingen anders dan ambtenaren.
7 De agendacommissie is bevoegd tot het nemen van beslissingen over de in lid 6 genoemde zaken.
1 De voorzitter zendt ten minste 10 werkdagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
2 De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd metde schriftelijke oproep aan de leden verzonden.
3 Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 13, tweede lid,worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
1 Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie, de agenda vande vergadering voorlopig vast.
2 Op voorstel van de voorzitter kan een aanvullende agenda worden opgesteld. Deze dientuiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering in bezit te zijn van de leden van deraadscommissie.
3 Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast.
4 Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
1 Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en door een openbare kennisgeving te plaatsen op de website.
2 Het origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.
3 Als voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.
1 De vergadering wordt door aankondiging in een in de gemeente verspreid huis-aan huisblad in de week voorafgaande aan de commissievergadering, en door plaatsing op de website van de gemeente, ter openbare kennis gebracht.
2 De openbare kennisgeving vermeldt:a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;b. de wijze waarop en de plaats waar de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kunnen worden ingezien;c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel18.
3 De voorlopige agenda en de daarbij behorende voorstellen worden op de website van de gemeente geplaatst.
4 De agenda's en de voorstellen worden ook naar de pers gezonden.
De voorzitter maakt ten behoeve van de digitale verslaglegging melding van de afwezige leden en eventuele vervangers.
1 De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, als meer dan de helft van hetaantal zitting hebbende leden aanwezig is.
2 Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is,bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
3 Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing.
1 Na de opening van de vergadering en bij elk agendapunt kunnen burgers op de publieketribune het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.
2 Degenen, die van het spreekrecht gebruik wil maken, wordt geadviseerd dit van te vorenschriftelijk dan wel telefonisch te melden aan de griffier.
3 Het woord kan niet gevoerd worden over:a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeftopengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan ofkon worden ingediend.
4 De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5 Het publiek heeft bij elk agendapunt twee keer de gelegenheid het woord te voeren. Deeerste keer direct bij het begin van de behandeling van het agendapunt, de tweede keer, als devoorzitter dat nodig vindt, in ieder geval nadat de commissieleden in eerste instantie aan hetwoord zijn geweest. In uitzonderingsgevallen, als de voorzitter dat nodig vindt kunnen nogmeer termijnen worden toegestaan.
6 De spreker voert het woord uitsluitend over het in behandeling zijnde agendapunt, nadat devoorzitter hem dit heeft verleend.
7 Elke spreker voert hoogstens vijf minuten het woord en stopt met spreken, zodra de voorzitter hem op het verstrijken van zijn spreektijd wijst. In bijzondere gevallen, als de commissie dat nodig vindt, kan een langere termijn worden toegestaan. De voorzitter is bevoegd in gevallen, waarvan hij van mening is, dat de goede gang van zaken verstoord wordt, despreektijd te bekorten.
8 Als daarvoor aanleiding is, kan de voorzitter of, op zijn verzoek, een lid van de commissiereageren op hetgeen door de spreker is gezegd. In dat geval kan de spreker in tweede instantie het woord voeren, echter niet langer dan drie minuten. In uitzonderingsgevallen, alsde voorzitter dat nodig vindt, kunnen nog meer termijnen worden toegestaan.
9 Als een spreker beledigende woorden of gebaren, tegen wie dan ook, bezigt, wordt hij door de voorzitter tot orde geroepen en het recht van spreken ontzegd.
10 Het spreekrecht dient zich te beperken tot een relevante bijdrage, dit ter beoordeling van devoorzitter.
11 Een spreker die bij herhaling de orde, dan wel de geregelde gang van zaken verstoord kan hetrecht van spreken worden ontzegd voor ten minste 3 aansluitende vergaderingen, dit terbeoordeling van de meerderheid van de commissie.
1 De digitale verslaglegging van de commissievergadering wordt onder verantwoordelijkheid van de griffier verzorgd. Dit digitale verslag komt via de website van de gemeente ter beschikking voorzover geen sprake is van een besloten beraadslaging.
2 De griffier houdt de in de vergadering door de leden van het college van burgemeester en wethouders en of externen gedane toezeggingen bij in een toezeggingenlijst.
1 Een lid, de voorzitter, de burgemeester, een wethouder, de griffier en de secretaris spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.
2 Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemdepersonen vanaf een andere plaats spreken.
1 Een lid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.De burgemeester, een wethouder, de griffier of de secretaris voeren het woord nadat hieromgevraagd is door de voorzitter al dan niet op verzoek van een lid.
2 De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd overde orde van de vergadering.
1 De spreken over een onderwerp geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2 Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.
3 Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp tenzij de voorzitter dit bij interruptie toestaat.
4 Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp het woord heeft gevoerd,wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
1 De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van ordedoen, dat kort kan worden toegelicht.
2 Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
3 Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.
1 Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
2 Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van hetin behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan welanderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als despreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarinzulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
3 De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalentijd schorsen en - als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergaderingsluiten.
4 De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen degeregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergaderingworden ontzegd.
1 Op verzoek van de voorzitter kunnen aanwezige ambtenaren vakinhoudelijke informatie en technische uitleg verstrekken.
2 De commissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie, de wethouder, de secretaris, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging. Het gaat hierbij om vertegenwoordigers van aan de gemeente gelieerde instellingen voortvloeiend uit wettelijke regelingen en om deskundigen of adviseurs.
3 Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de commissie genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.
4 De agendacommissie doet voorstellen ten aanzien van door de commissie uit te nodigen personen of instellingen, anders dan ambtenaren, en stuurt aan hen een uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering.
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
1 Van besloten commissievergaderingen worden schriftelijke notulen opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.
2 De notulen moeten inhouden:a) De namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de leden, allen voor zover aanwezig en van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.b) een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;c) een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;d) bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 25 spreekrecht is toegekend.
3 De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitendvoor de leden ter inzage bij de griffier.
4 Deze notulen worden binnen één maand na de terinzagelegging geacht ongewijzigd te zijnvastgesteld, tenzij (tenminste) een lid van de raadscommissie vaststelling van deze notulenverlangt in een besloten vergadering, welke vergadering dan zo spoedig mogelijk gehoudenwordt. De commissie kan te allen tijde besluiten tot openbaarmaking van deze notulen.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
1 De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2 Het verstoren van de orde van de vergadering is verboden.
3 De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik en het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.
De commissie bespreekt minimaal 1 keer per jaar hoe zij in de afgelopen periode heeft gefunctioneerd.
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
1 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2 Gelijktijdig met inwerkingtreding van dit reglement vervalt het reglement van orde voor deraadscommissie, vastgesteld bij raadsbesluit van 10 september 2009 nr. 8/8.
3 Deze verordening kan worden aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen enandere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2011.
Muntendam, 26 mei 2011.
De raad voornoemd:
De voorzitter, De griffier,
(E.A. van Zuijlen) (F.A.P. Grit)
Toelichting op de verordening op de raadscommissies
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. Deze verordening heeft betrekking op de raadscommissies. In veel gemeenten is de afgelopen jaren stil gestaan bij het bestaande vergaderstelsel. De praktijk laat zien dat het commissiestelsel niet alleen op verschillende manieren wordt heringericht, maar dat er ook gemeenten zijn die de keuze hebben gemaakt om zonder raadscommissies te werken. Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Om te bevorderen dat de discussie in de raad plaatsvindt, zijn er gemeenten die ervoor kiezen om geen raadscommissie(s) in te stellen. De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgelegd. Een verordening zal in ieder geval aan het voorschrift moeten voldoen dat collegeleden geen lid mogen zijn van raadscommissies. Bovendien moet de voorzitter van een raadscommissie een raadslid zijn en zal er sprake moeten zijn van een evenwichtige vertegenwoordiging van de fracties in de raadscommissies.
Artikelgewijze toelichting
Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Voor de invulling van de term ‘belanghebbende’ wordt ook verwezen naar artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht. De tekst is:Artikel 1:21. Onder belanghebbende wordt verstaan: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken.2. Ten aanzien van bestuursorganen worden de hun toevertrouwde belangen als hun belangen beschouwd.3. Ten aanzien van rechtspersonen worden als hun belangen mede beschouwd de algemene en collectieve belangen die zij krachtens hun doelstellingen en blijkens hun feitelijke werkzaamheden in het bijzonder behartigen.
In dit reglement van orde wordt onder een organisatie zowel een rechtspersoon als een informele groepering verstaan. Een informele groepering kan bijvoorbeeld zijn een groep bewoners.
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2 Instelling raadscommissies
Er zijn allerlei modellen denkbaar. Er zijn gemeenten die meerdere commissies kennen. Zo zullen sommige gemeenten ervoor kiezen één raadscommissie in te stellen om te bevorderen dat de discussie zich van de raadscommissies naar de raad verplaatst en gelet op de attributie van de bestuursbevoegdheden in de Gemeentewet aan het college. Zoals gezegd kan de raad er zelfs voor kiezen om geen raadscommissies in te stellen. Naarmate er meer taken aan het college zijn gedelegeerd, is wellicht het verminderen of afschaffen van raadscommissies een meer voor de hand liggende keuze. De raad zal deze keuze moeten maken. Artikel 3 Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Voor wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad plaats. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover vindt overleg plaats in de agendacommissie (bestaande uit de (voorzitter van de raadscommissie, de voorzitter van de raad, de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de griffier en de gemeentesecretaris).
Artikel 4 Samenstelling
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Zoals ook uit het tweede lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze regeling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste en tweede lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste en tweede lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. (bepaling opgenomen in het derde lid)Op grond van het vierde lid moeten niet raadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het zesde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De vervangingsregeling geldt uitsluitend voor de op basis van het eerste en tweede lid benoemde leden.
Artikel 5 Voorzitter
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissie door de raad te laten benoemen. Het staat de raad echter vrij om te bepalen dat een raadscommissie de (plaatsvervangende) voorzitter benoemt. De Gemeentewet verzet zich er niet tegen dat de (plaatsvervangend) voorzitter tevens lid van een raadscommissie is. De gemeente Menterwolde heeft één commissie. Om ook kleinere fracties in de gelegenheid te stellen zich beschikbaar te stellen voor het (plaatsvervangende) voorzitterschap van de commissie, ligt het voor de hand dat de voorzitter lid is van de commissie.Artikel 6 Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het (buitengewoon) lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid). De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.
Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor buitengewone leden, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden. Desgewenst kan de raad er voor kiezen om hiervoor een vergelijkbare ontslagregeling als voor de voorzitter op te nemen door aanvulling van het vierde lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.
Artikel 7 De griffier
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. Afhankelijk van de omvang van de griffie is dit de griffier, een medewerker van de griffie of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. In de gemeente Menterwolde is gekozen om deze taak aan de griffier te geven.
De griffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt de griffier geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 25 van dit reglement altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.
Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
Artikel 8 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
Het kan gewenst zijn dat een lid van het college , de burgemeester of de secretaris deelneemt aan de vergadering van de raadscommissie. De commissie kan per vergadering beslissen of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.
Hoofdstuk 4 Vergaderingen
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel 10 Vergaderfrequentie
Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien de agendacommissie dit nodig vindt. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.
Artikel 11 Agendacommissie
Dit artikel geeft de aard en de taak van de agendacommissie aan. De taken van de agendacommissie zijn limitatief opgesomd. De agendacommissie vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken. De commissie stelt de agenda van de raadscommissie voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de commissie bij de aanvang van de vergadering. Daarnaast heeft de agendacommissie tot taak het beheren van de langere termijnplanning, de actielijst en de toezeggingenlijst. Individuele raadsleden kunnen via een schriftelijke aanvraag (in te dienden via de griffier) in de agendacommissie onderwerpen voor de langere termijn agenda of de raadscommissie voordragen.De griffier is bij elke vergadering van de agendacommissie aanwezig, omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. De aanwezigheid van de secretaris is gewenst, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie.
Artikel 12 Oproep
De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste 10 werkdagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 13, derde lid).
Artikel 13 De agenda
Voor het verzenden van de oproep, stelt de agendacommissie de agenda voorlopig vast (artikel 11). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 12.In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het tweede, derde en vierde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.
Artikel 14 Ter inzage leggen van stukken
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de griffier inzien.
Artikel 15 Openbare kennisgeving /voorlichting
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Ook is de bepaling opgenomen om de agenda en achterliggende stukken ook op internet te plaatsen.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Artikel 16 Presentielijst
De presentielijst is bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 17 Opening der vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 18 Spreekrecht burgers
Tijdens de commissievergaderingen zijn mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. De commissie heeft tot doel informatie te verzamelen. Insprekers kunnen een bron van informatie zijn die de toekomstige besluitvorming in de raad ten goede komt. Er is in tegenstelling tot de vergadering in de raad geen maximale termijn afgesproken waarbinnen alle burgers gezamenlijk kunnen spreken. Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. In het derde lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. In het zevende lid is ervoor gekozen om een burger twee maal het woord te geven. Burgers kunnen inspreken tijdens de raadsvergadering en de commissievergadering.
Artikel 19
Dit artikel behoeft geen toelichting
Artikel 20 Spreekregels en Artikel 21 Volgorde sprekers Deze artikelen behoeven geen toelichting
Artikel 22 Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Artikel 23 Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.
Artikel 24 Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 29 van deze verordening.
Artikel 25 Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Er is een materieel verschil tussen het op verzoek verstrekken van inlichtingen en het deelnemen aan een beraadslaging. Het gaat hier expliciet om het inhoudelijk deelnemen aan een beraadslaging. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.In het tweede lid wordt de groep van anderen die door de raad kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de beraadslagingen beperkt tot vertegenwoordigers van aan de gemeente gelieerde instellingen voortvloeiende uit wettelijke regelingen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan vertegenwoordigers van een gemeenschappelijke regeling zoals voor de sociale werkvoorzieningen, de accountant, leden van de WMO-adviesraad, leden van rekenkamerfunctie en de leden van de welstandscommissie. In het derde lid wordt het begrip 'beslissing' gebruikt. Het gaat hier namelijk niet om het besluitbegrip in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. De agendacommissie stelt de concept raadsagenda op en maakt daarbij een inschatting van de noodzaak dat anderen deel nemen aan de beraadslagingen en stuurt aan deze personen of instellingen een uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering. Daardoor is het mogelijk dat de commissie deze anderen ook daadwerkelijk kan verzoeken deel te nemen aan de beraadslagingen.
Hoofdstuk 5 Besloten vergadering
Artikel 26 Algemeen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 27 Notulen
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze modelbepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van dit verslag.
Artikel 28 Geheimhouding
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers
Artikel 29 Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 30 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 31 Verbod gebruik mobiele telefoons
Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.
Hoofdstuk 7 Slotbepalingen
Artikel 32 De evaluatie
De commissie bespreekt minimaal 1 keer per jaar hoe zij in de afgelopen periode heeft gefunctioneerd.
Artikel 33 Uitleg verordening en artikel 34 Inwerkingtreding
Deze artikelen behoeven geen toelichting.