Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2011

§ 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1

• 1.

  Een raads(commissie) lid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a)

    Feitelijke, niet politiek gevoelige, informatie van geringe omvang;

  • b)

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn (conform de Wet Openbaarheid Bestuur).

  • c)

    bijstand bij het opstellen van (raads)voorstellen, amendementen en moties of anderszins

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt in principe rechtstreeks verstrekt door c.q. ingewonnen bij een ambtenaar c.c. gemeld bij de griffier.

• 3.

  Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 4.

  De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a)

    het raads(commissie)lid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b)

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raads(commissie)lid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

• 1.

  Indien een raads(commissie)lid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

• 1.

  Een raads(commissie)lid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

• 2.

  Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raads(commissie)lid.

§ 2. Fractieondersteuning

Artikel 6

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het ‘Reglement van orde’, kunnen jaarlijks een financiële bijdrage declareren als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat maximaal uit het door de raad bij begroting bepaalde bedrag per fractie en raadslid.

Artikel 7

• 1.

  Fracties kunnen die kosten declareren die zij maken ten behoeve van de versterking van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

• 2.

  Er mag niet gedeclareerd worden ter bekostiging van:

  • a)

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b)

    uitgaven aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c)

    giften, leningen of voorschotten;

  • d)

    uitgaven waarvoor op grond van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden alsmede de Verordening vergoedingen raadsleden en commissieleden aanspraak op vergoeding bestaat;

  • e)

    uitgaven ten behoeve van raadsleden of organisaties waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

  • f)

    (her)verkiezingen van raadsleden;

  • g)

    kosten voor kantoorruimten buiten het gemeentehuis;

  • h)

    opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 8

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt per kalenderjaar beschikbaar gesteld.

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden kan declaratie plaatsvinden over de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

• 3.

  Voor de overige maanden van het kalenderjaar kan declaratie plaatsvinden voor het restant van het maximaal beschikbare bedrag.

Artikel 9

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt het maximaal te declareren bijdrage

  • a)

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • b)

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt het op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde maximaal beschikbare bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt het door de oorspronkelijke fractie gedeclareerde bedrag verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

§ 3. Procedure van declaratie

Artikel 10 Declaratie van vooruit betaalde kosten

• 1.

  Voor de vergoeding van de kosten, bedoeld in de artikelen 6 en 7 wordt gebruik gemaakt van een declaratieformulier, indien deze kosten uit eigen middelen vooruit zijn betaald.

• 2.

  Het declaratieformulier wordt volledig ingevuld en ondertekend. Het fractielid dient het declaratieformulier binnen 2 maanden in bij afdeling financiën, onder bijvoeging van de originele bewijsstukken.

Artikel 11 Rechtstreekse facturering bij de gemeente

• 1.

  De vergoeding van kosten, bedoeld in de artikelen 6 en 7 kan plaatsvinden door rechtstreekse toezending van de door het fractielid voor akkoord ondertekende factuur aan de gemeente.

• 2.

  Verantwoording van deze wijze van vergoeding vindt plaats door het begeleidingsformulier volledig in te vullen en te ondertekenen.

• 3.

  Het fractielid dient het declaratieformulier en de factuur binnen 2 maanden in bij de afdeling financiën.

§ 4. Slotbepaling

Artikel 12

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  De huidige Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, vastgesteld door de gemeenteraad op 5 februari 2009, wordt gelijktijdig ingetrokken.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Ouderkerk in de openbare vergadering van 12 mei 2011.

De griffier, De voorzitter,

M.Metz. J. de Prieëlle.