| Overheidsorganisatie | Gemeente Lemsterland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Richtlijn Elektronisch Berichtenverkeer. |
| Citeertitel | Richtlijn elektronisch berichtenverkeer gemeente lemsterland. |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp | automatisering en informatisering |
Geen
de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer 2004
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-06-2010 | 01-01-2015 | Onbekend | 02-06-2010 Zuid-Friesland | Onbekend |
RICHTLIJN ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE LEMSTERLAND.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lemsterland;
Overwegende, dat er via de elektronische weg nieuwe manieren ontstaan voor de communicatie tussen burgers, bestuursorganen en bestuursorganen onderling;
Dat het wenselijk is hiervoor nadere regels op te stellen;
Gelet op de Correspondentiewijzer van de Nationale Ombudsman, de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer 2004 (website, ontvangbevestiging versturen) en het privacy reglement e-mail en internetgebruik gemeente Lemsterland;
BESLUIT:
De “Richtlijn elektronisch berichtenverkeer gemeente Lemsterland” vast te stellen.
Algemene postbus: Elektronische postbus die niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Lemsterland, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld info@lemsterland.nl.
Persoonlijke postbus: Elektronische postbus welke gekoppeld is aan een medeweker van de gemeente Lemsterland, het adres eindigt op @lemsterland.nl.
website: De internetsite van de gemeente Lemsterland (www.lemsterland.nl).
Formele e-mailberichten: Zie hoofdstuk 3, artikel 6.1.
Informele e-mailberichten: Zie hoofdstuk 3, artikel 6.1.
Spam: Ongewenste email in grote hoeveelheden verzonden.
Medewerker: Persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Lemsterland, alsmede stagiair(e)s, inleen-/uitzendkrachten en gedetacheerde medewerkers.
Behandelaar: Medewerker die met de afhandeling van het elektronisch bericht is belast.
1. Naar de eigen organisatie verschaffen de richtlijnen duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van formele e-mailberichten.
2. Naar overige partijen maken de richtlijnen kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de gemeente Lemsterland te verzenden en verschaft het duidelijkheid in de voorwaarden die de gemeente Lemsterland stelt aan het gebruik van de elektronische weg.
3. Het verschaft duidelijkheid in de voorwaarden die de gemeente Lemsterland stelt aan het gebruik van de elektronische weg.
Alle medewerkers van de gemeente Lemsterland hebben een persoonlijke postbus met een persoonlijk extern e-mailadres eindigend op ……@lemsterland.nl. Het persoonlijke gedeelte voor de @ is gewoonlijk samengesteld uit voorletter., achternaam en zo nodig voor- en achtervoegsels.
In de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is bepaald dat de elektronische weg naast en niet in plaats van de conventionele (papieren) weg komt. Via de website (www.lemsterland.nl) geeft de gemeente Lemsterland aan hoe zij via e-mail bereikbaar is.
5.1. De algemene e-mailpostbus info@lemsterland.nl van de gemeente Lemsterland wordt door het cluster Interne Zaken beheerd.
5.2. De beheerder van de algemene e-mailpostbus checkt minimaal twee keer per dag deze postbus.
5.3. De behandelend medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling en de coördinator is eindverantwoordelijk voor de voortgang én de afhandeling van de door zijn of haar afdeling af te handelen e-mailberichten.
5.4. Om geen berichten te missen, controleert een medewerker in principe iedere werkdag zijn e-mailpostbus op ingekomen berichten.
5.5. Bij afwezigheid van meer dan twee werkdagen maakt een medewerker gebruik van de ‘afwezigheidassistent’. In het afwezigheidbericht behoort te staan:
de termijn van de afwezigheid;
alternatieve contactmogelijkheden;
een telefoonnummer voor dringende zaken.
6.1.Qua inhoud wordt onderscheid gemaakt in twee soorten berichten:
Formele e-mailberichten, als:
de inhoud juridische, bestuurlijke, financiële of andere gevolgen voor de gemeente Lemsterland en/of voor de afzender kan hebben;
de inhoud een bewijs- of verantwoordingsfunctie heeft voor de gemeente (of kan krijgen);
het bericht op enigerlei andere wijze van belang is of blijft voor de gemeente ;
de inhoud belangrijk is voor een juiste interpretatie van andere gegevens.
Informele e-mailberichten, als:
berichten waarbij de afzender of de gemeente Lemsterland aan de inhoud geen rechten of plichten kan ontlenen;
berichten uitsluitend gericht aan de geadresseerde persoon;
berichten met een zeer kortstondige betekenis; na kennisname van de inhoud vervalt het belang.
De beheerder van de algemene e-mailpostbus van de gemeente Lemsterland draagt er voor zorg dat alle e-mailberichten dagelijks worden doorgemaild naar de behandelend medewerker.
Bij ontvangst van een formeel e-mailbericht op het persoonlijke e-mailadres mailt de ontvanger deze naar de beheerder van de algemene postbus die dit bericht behandelt zoals omschreven in artikel 8.1. In geval van twijfel over de status van een e-mailbericht is het verstandig het bericht altijd door te zenden naar het cluster Interne Zaken. Die beoordeelt of registratie noodzakelijk is.
7. Berichten die geweigerd worden zijn:
Berichten die door de externe virus- en spamfilters van de gemeente Lemsterland worden tegengehouden.
Berichten die de maximale e-mail grootte (10mb) overschrijden.
Berichten waarvan de bijlage(n) niet geopend kunnen worden.
Formele e-mailberichten (zie artikel 6.1) worden uitgeprint, geregistreerd en daarna be- en afgehandeld als een papieren document, conform de daarvoor geldende beleidsregels. Het is mogelijk dat een bijlage bij een mail niet door een systeem kan worden geopend omdat het in een onbekend bestandsformaat is opgemaakt. In dat geval wordt contact opgenomen met de afzender. Het digitale bestand wordt op de daarvoor bestemde plaats digitaal opgeslagen.
Informele e-mailberichten (zie artikel 6.1) worden door de ontvanger zoveel mogelijk binnen 24 uur en ten hoogste binnen 2 werkdagen afgehandeld. Als vragen meer tijd in beslag nemen dan 2 werkdagen streeft de behandelend medewerker er naar binnen 5 werkdagen na ontvangst een behandelingsbericht te mailen.De behandelende medewerker streeft er naar vragen ten hoogste binnen 8 weken af te handelen. Wanneer de behandelend medewerker voorziet dat een toegezegde afhandelingtermijn niet kan worden nagekomen, stelt hij of zij de afzender hiervan direct op de hoogte en geeft een nieuwe termijn af.
Beantwoording van formele e-mailberichten moet altijd via de conventionele (papieren) weg plaatsvinden. Van uitgaande formele correspondentie mag in elektronische vorm alleen een (gescande) kopie van dit document worden verzonden.
Vertrouwelijke stukken of kopieën hiervan, worden niet per e-mailbericht verzonden.
Uitgaande e-mailberichten worden automatisch voorzien van de disclaimer, zodat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend.
HOOFSTUK 4 ARCHIVERING
10.1 . E-mailberichten vallen volgens de Archiefwet 1995 onder de noemer "archiefbescheiden". Daarom moeten formele e-mailberichten worden opgenomen in het archief. In geval van twijfel over de status van een e-mailbericht is het verstandig het bericht altijd door te zenden naar afdeling DIV, waar de medewerkers kunnen beoordelen of archivering noodzakelijk is. Afdeling DIV zorgt dat de e-mailberichten op een goede en veilige manier worden gearchiveerd volgens dezelfde regels die gelden voor de conventionele (papieren) post.
10.2. Informele e-mailberichten hoeven niet te worden gearchiveerd en kunnen op elk moment worden gewist.
In gevallen waarin de richtlijnen niet voorzien of bij twijfel omtrent de toepassing van deze richtlijnen beslist het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lemsterland.
De richtlijn treedt onmiddellijk na vaststelling in werking.
Deze richtlijn wordt aangehaald als “Richtlijn elektronisch berichtenverkeer gemeente Lemsterland”.
Lemmer, 2 juni 2010.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lemsterland,
De secretaris, De burgemeester,
B.G.W. Siebers D.J. Stellingwerf