| Overheidsorganisatie | Gemeente Roosendaal |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Budgethouder in de gemeente Roosendaal |
| Citeertitel | Budgethouder in de gemeente Roosendaal |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën en economie |
Deze regeling bevat uitvoeringsvoorschriften voor de Regeling budgetbeheer gemeente Roosendaal.
Wijziging d.d. 1 januari 2011 i.v.m. wijziging organisatiestructuur en daarmee wijziging bevoegdheden en afdelings-, team- en functiebenamingen.
Regeling budgetbeheer gemeente Roosendaal, art. 8
1.geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 01-10-2012 | wijziging i.v.m. wijziging organisatiestructuur. | 20-12-2010 Gemeenteblad 2010, nr. 86, Roosendaalse Bode 29 december 2010 | AO/10-66139 | |
| 02-02-2009 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 20-01-2009 Gemeenteblad 2009/8 | BVB/08-46400 |
Hieronder staan de belangrijkste regels vermeld voor het budgetbeheer in de gemeente Roosendaal:
De budgethouder draagt zorg voor een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige inzet van de budgetten.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de kosten, opbrengsten, kredieten en reserves en voorzieningen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en financiële realisatie van de producten, diensten en projecten en legt hierover verantwoording af bij de planning & control-cyclus.
Aangaan van verplichtingen mag alleen als het budget toereikend en de verplichting in lijn is met het vastgestelde beleid. Alle verplichtingen = 2.500 euro worden vastgelegd in de financiële administratie met behulp van een geparafeerde verplichtingenbon. Verplichtingen > 750.000 euro dienen tevens door de algemeen directeur gefiatteerd te worden.
Bestellingen worden geplaatst volgens het geldende inkoop en aanbestedingsbeleid. Alle rechtshandelingen worden uitgevoerd overeenkomstig het geldende algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit.
Als een afzonderlijk budget niet toereikend is, mag een verplichting toch worden aangegaan wanneer er binnen het product of programma ruimte voor compensatie is. Hiervoor is wel autorisatie noodzakelijk van de algemeen directeur of college.
Voor een begrotingswijziging levert de budgethouder de informatie aan; wijzigingen worden centraal gemaakt.
Niet direct beïnvloedbare lasten (bijvoorbeeld kapitaallasten, interne doorbelastingen) kunnen niet als dekkingsmiddel worden ingezet.
Voor toerekenen van baten en lasten naar een dienstjaar is leidend in welk jaar de levering van de prestatie plaatsvindt.
Deze notitie beschrijft kort en kernachtig wat van de (deel)budgethouders binnen de gemeente Roosendaal wordt verwacht. In de basis komt het erop neer dat de budgethouder als een goed huisvader waakt over de aan hem toegekende budgetten. Dit geldt voor de toegekende budgetten én de te bereiken doelstellingen.
Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van rechten en verplichtingen onder bepaalde voorwaarden. Die voorwaarden hebben onder meer betrekking op:
Beschikbare budgetten;
Registreren en aangaan van rechten en verplichtingen;
Bewaken van voortgang van budgetten, waaronder prestaties;
Bewaken van urenadministratie (TIM).
Daarnaast wordt in deze notitie ingegaan op de rol van de budgethouder in relatie tot de reserves en voorzieningen en investeringskredieten.
Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting. De algemeen directeur is aangewezen als masterbudgethouder. Dit houdt in dat hij verantwoordelijk en aanspreekbaar is op de juiste besteding en beheersing van de budgetten. De afdelingsmanagers / directeuren zijn budgethouders. Zij zijn verantwoordelijk voor de realisatie van het product, het beheer van het budget en de verantwoording daarover. De masterbudgethouder heeft de mogelijkheid om op basis van het organisatiebrede belang budgetten bij te sturen (binnen de kaders van het college en de raad). De masterbudgethouder maakt zorgvuldig van deze bevoegdheid gebruik en beargumenteert dit.
De budgethouders zijn veelal gekoppeld aan afdelingen. In de praktijk betekent dit dat de afdelingsmanagers / directeuren de budgethouders zijn. De budgethouder is vervolgens bevoegd tot het aanwijzen van deelbudgethouders. Dit zijn meestal medewerkers die hiërarchisch onder de afdelingsmanager / directeur vallen. Hierbij is sprake van mandaat, dit betekent dat de budgethouder uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor het product! De budgethouder kan deze verantwoordelijkheid dragen als er een ‘gezond’ systeem van verantwoording afleggen bestaat binnen de afdeling. Daarnaast kunnen budgethouders ook aan programma’s worden gekoppeld, waarbij ook de mogelijkheid bestaat tot het voeren van deelbudgethoudersschap.
Voordat een budgethouder een verbintenis met derden aangaat, toetst hij of het budget toereikend is en dat dit in overeenstemming is met het doel en de activiteiten van het product. Een verbintenis met derden kan bestaan uit een overeenkomst tot levering van goederen en diensten, maar o.a. ook uit een subsidieovereenkomst. Als het budget toereikend is, kan de verplichting worden aangegaan en wordt deze vastgelegd in overeenstemming met deze notitie.
Als er geen toereikend budget is zal eerst de vraag beantwoord moeten worden of er sprake is van nieuw beleid of nieuwe kaderstelling. In dit geval is namelijk een integrale bestuurlijke afweging noodzakelijk. Deze vindt normaliter plaats bij de kadernota en in mindere mate bij de begroting. Als het een tussentijdse aanpassing van budgetten betreft kunnen de volgende alternatieven worden onderscheiden:
Een product omvat verschillende budgetten onderscheiden naar lasten en baten. Als op een productonderdeel het budget niet toereikend is, maar binnen het totale product bestaat nog wel voldoende financiële ruimte, is het de budgethouder toegestaan om het budget in te zetten voor een verplichting. Hierbij horen de volgende spelregels:
Verschuivingen binnen een (intern)product of afdelingskostenplaats moeten door de budgethouder worden goedgekeurd met ondertekening van de algemeen directeur;
Niet direct beïnvloedbare lasten als kapitaallasten, interne doorbelastingen en doorberekende personeelslasten kunnen niet als dekkingsmiddel worden ingezet voor het aangaan van verplichtingen;
Indien er verschuivingen tussen kostensoorten binnen een product of kostenplaats plaatsvinden is een wijziging van de administratie niet noodzakelijk. De budgethouder kan hiertoe zelfstandig besluiten om het financieel beheer te vereenvoudigen;
Op het niveau van kostenplaatsen worden geautoriseerde budgetwijzigingen vastgelegd in de administratie (om het beheer te vergemakkelijken).
Indien een verplichting dient te worden aangegaan en het budget op productniveau is niet toereikend, zal aanvullend budget aan het college moeten worden gevraagd. Hierbij gelden de volgende spelregels:
Indien het benodigde budget binnen een programma gedekt kan worden door verlaging van andere lasten - binnen de kaders die de raad heeft vastgesteld - kan worden volstaan met een door het college vast te stellen budgetwijziging van de productenraming.
Niet direct beïnvloedbare lasten als kapitaallasten, interne doorbelastingen en doorberekende personeelslasten kunnen niet als dekkingsmiddel voor het aangaan van verplichtingen worden ingezet.
De geautoriseerde budgetwijzigingen moeten administratief worden vastgelegd om het beheer te vergemakkelijken.
Als een verbintenis met derden moet worden aangegaan waarvoor geen toereikend budget is op product- en binnen programmaniveau, zal het college vooraf aan de raad budget moeten vragen. Hiervoor is wijziging van de programmabegroting nodig. Hierbij horen de volgende spelregels:
Als het benodigde budget niet binnen een programma gedekt kan worden is een begrotingswijziging noodzakelijk. Dit is tevens noodzakelijk indien de lasten gedekt kunnen worden door extra baten (bijvoorbeeld bijdragen van derden) die in de begroting nog niet waren voorzien. De begrotingswijziging wordt bij de raad ingediend op voorstel van het college.
Niet direct beïnvloedbare lasten als kapitaallasten, interne doorbelastingen en doorberekende personeelslasten kunnen niet als dekkingsmiddel worden ingezet.
De geautoriseerde begrotingswijzigingen worden administratief vastgelegd om het beheer te vergemakkelijken. Het beschikken over algemene dekkingsmiddelen en / of dekking uit reserves vergt altijd een raadsbesluit en wijziging van de programmabegroting.
Een raadsbesluit is ook noodzakelijk voor investeringskredieten, met uitzondering van de investeringen die zijn opgenomen in het vastgestelde IP-plan.
Alle verplichtingen = € 2.500 worden vastgelegd in de financiële administratie.In verband met de verantwoording van de verplichting dient deze altijd schriftelijk te worden vastgelegd (bijvoorbeeld een opdracht tot aankoop van goederen, acceptatie van een offerte, een subsidiebesluit). Voor aangaan van verplichtingen en de toetsing van de toereikendheid van het budget is mede bepalend ten laste van welk boekjaar de verplichting verantwoord dient te worden.
Om baten en lasten naar een dienstjaar te kunnen toerekenen is leidend in welk jaar de levering van de prestatie plaatsvindt en niet in welk jaar de verplichting wordt aangegaan of de factuur wordt ontvangen. Zo nodig dient een verplichting over meerdere jaren verdeeld te worden.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de verplichtingenbon. Deze bon wordt geparafeerd door de besteller en de budgethouder. Verplichtingen > € 750.000 moeten tevens door de algemeen directeur gefiatteerd te worden. Registratie vindt plaats door de financiële administratie, tevens wordt hier gecontroleerd of er voldoende budgetruimte is. Indien er onvoldoende budget beschikbaar is geeft de financiële administratie dit aan en wordt de budgethouder gevraagd om alternatieve dekking aan te geven. Afwijkingen worden door het team geregistreerd en periodiek gerapporteerd aan het management en Bestuur & Control.
De budgethouder moet bij het opvragen van offertes en het plaatsen van bestellingen de gemeentelijke spelregels voor het inkoopproces te volgen. Kort gezegd komt dat hierop neer:
Alles wat verworven wordt door de gemeente Roosendaal, waar een factuur van externe leverancier tegenover staat valt onder de reikwijdte van het inkoopbeleid.
Afhankelijk van de aard van het inkooptraject en de contractwaarde zijn er verschillende aanbestedingsvormen.
Boven bepaalde drempelbedragen zijn de Europese richtlijnen van toepassing, voor gemeenten zijn deze vastgelegd in het BAO.
Wanneer de Europese richtlijnen van toepassing zijn, dient de aanbesteding via Europese procedures plaats te vinden.
Te allen tijde (dus ook onder de drempelbedragen) dienen de inkoopprocedures transparant, objectief en non-discriminatoir te zijn.
Onlosmakelijk met budgetten zijn prestaties verbonden. Aan een budgethouder wordt immers een budget toegekend om bepaalde prestaties te realiseren. De budgethouder is verantwoordelijk voor de registratie en (voortgangs)bewaking van de geleverde prestaties en dito effect- en/of prestatie-indicatoren die zijn opgenomen in de begroting. Uiteraard zal de budgethouder de inzet van middelen moeten bewaken. Bij de Planning & Control-cyclus moet de budgethouder hierover verantwoording afleggen (gericht op heden, verleden en toekomst).
Naast prestaties en indicatoren wordt ook de urentoerekening als bijzondere vorm van prestaties aangemerkt. Als urentoerekening onderdeel uitmaakt van een budget of krediet, is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige urenregistratie in het gemeentelijk tijdschrijfsysteem (TIM). Tevens moet de budgethouder tussentijds en in ieder geval bij het afsluiten van een budget of krediet verantwoording afleggen over de ureninzet ten opzichte van de begroting. Belangrijke verschillen dient de budgethouder te verklaren en vast te leggen.
In april 2007 heeft het College van B&W het Beleidskader Reserves en Voorzieningen vastgesteld en ter informatie verzonden naar de gemeenteraad. Het beleidskader omvat een vastlegging van bestaande wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden in Roosendaals beleid.
Reserves worden onderscheiden in algemene reserves en bestemmingsreserves.
Algemene reserves zijn alle reserves niet zijnde bestemmingsreserves. Deze reserves worden gebruikt voor het opvangen van risico’s in algemene zin. De algemene reserves dragen veelal het karakter van een buffer, bijvoorbeeld ter dekking van exploitatieverliezen.
Een bestemmingsreserve is een reserve waar de gemeenteraad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven. Bestemmingsreserves kunnen worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
-Als bestemmingsreserve met een bestedingsfunctie aan een door de gemeenteraad vastgesteld doel (dit zijn de meest voorkomende bestemmingsreserves); - Aals egalisatierekeningen die dienen om ongewenste schommelingen in (externe) tarieven op te vangen (hier mag geen sprake zijn van een bestedingsverplichting van een derde); - Als risico-afdekking voor gebeurtenissen waarvoor geen toereikende voorzieningen zijn gevormd.
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen en zijn bepalend voor het resultaat. Van belang is dat aan voorzieningen een verplichting of een kwantificeerbaar risico is verbonden. Kenmerken van voorzieningen:
verplichtingen samenhangend met het in de tijd onregelmatig gespreid zijn van kosten, het gaat in deze om (toekomstige) lasten waar de gemeente niet ‘onderuit’ kan (bijvoorbeeld groot onderhoud). Overigens is het vormen van een voorziening in deze gevallen niet verplicht. Er kan ook voor gekozen worden om de ongelijkmatig gespreide lasten in de meerjarenraming op te nemen;
min of meer onzekere verplichtingen die te zijner tijd schulden worden (bijvoorbeeld wachtgeld, pensioenverplichtingen);
de oorsprong heeft plaatsgevonden in het verleden (voorafgaande aan de balansdatum);
aan de voorziening ligt een concrete en sluitende onderbouwing ten grondslag, bijvoorbeeld in de vorm van een bestedingenplan.
Samenvattend geeft de voorziening de geschatte hoogte aan van de omvang van de verplichting of het risico. Een voorziening mag alleen worden ingezet voor het doel waarvoor hij is opgericht, rekeninghoudende met onvoorziene omstandigheden. Bij een te hoge voorziening dient vrijval van het surplus plaats te vinden ten gunste van de exploitatie.
Het onderstaande overzicht laat de verschillen tussen reserves en voorzieningen zien:
Reserves | Voorzieningen |
is gevormd door bestemming van het resultaat (kan-bepaling) | is verplicht gevormd door het nemen van een last (zal-bepaling) |
‘vrij’ besteedbaar | verplichte bestedingsrichting |
behorend tot het eigen vermogen | behorend tot het vreemd vermogen |
De Gemeentewet en het BBV geven aan dat de gemeenteraad het enige orgaan is – vanuit zijn kaderstellende rol - dat kan beslissen over de instelling, opheffing, samenvoeging, wijziging, voeding en onttrekking van reserves (budgetrecht).
Tevens is de gemeenteraad bevoegd tot het instellen, opheffen, samenvoegen, wijzigen en voeden van voorzieningen. Hier dient rekening gehouden te worden met de minimale keuzevrijheid voor de gemeenteraad als gevolg van wettelijke verplichtingen en/of het zich voordoen van concrete risico’s.
De uitvoering van het vorenstaande beleid wordt weggelegd bij het college. Dit komt tot uitdrukking in de aanwendingen van voorzieningen. Indien bij de uitvoering van dit beleid blijkt dat de middelen niet toereikend zijn op programmaniveau wordt een begrotingswijziging voorbereid.
Uiteraard vindt voorbereiding van de besluitvorming plaats door de verantwoordelijke budgethouder.
Samenvattend het volgende overzicht:
Activiteit | Gemeenteraad | College |
Instellen / opheffen reserves en voorzieningen | V | |
Samenvoeging / wijziging reserves en voorzieningen | V | |
Voeding reserves en voorzieningen | V | |
Onttrekkingen reserves | V | |
Aanwendingen voorzieningen | V |
Het instellen van een reserve of voorziening zal, zoals hierboven geschetst, bij afzonderlijk raadsbesluit plaats moeten vinden. Bestemmingsreserves worden ingesteld voor incidentele zaken en zullen zo concreet mogelijk moeten worden geformuleerd. In voorkomend geval kan dat in combinatie met de jaarrekening, bestuursrapportage of de begroting. In het besluit zal de budgethouder in ieder geval de volgende informatie opnemen:
doelstelling / bestemming;
de wijze waarop de reserve / voorziening wordt gevormd (structureel / incidenteel);
de werkelijke omvang (hierbij rekening houden met de doorlooptijd van de bestedingen en effecten die dit heeft op de hoogte ervan, bijv. inflatie);
wijze van besteding / toelichting;
de maximale / minimale omvang ervan (bandbreedte);
de periode van de reserve /voorziening (doorlooptijd);
bestedingsraming voor de komende jaren;
de dekking.
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat aan een voorziening altijd een sluitend meerjaren bestedingenplan ten grondslag moet liggen. Afhankelijk van aard, omvang en mate van detaillering zal dit plan door gemeenteraad en/of college worden vastgesteld.
Onder kredieten verstaan we budgetten die specifiek zijn toegekend voor de aanschaf van activa.
Kredieten maken onderdeel uit van het budgetrecht van de raad en kredieten zullen daarom door de raad worden gevoteerd. Dit zal zoveel mogelijk plaatsvinden bij het vaststellen van de begroting, door middel van het investeringsplan (IP-plan), maar is ook mogelijk bij individuele kredietaanvragen.
Voor een kredietaanvraag is de volgende informatie voor de budgethouder van belang:
Het effect dat met het realiseren van het project wordt beoogd;
Het investeringsbedrag;
De bijdragen van derden (provincies / rijk);
Kapitaalbehoefte (meerjaren kasstroomprognose);
de planning van het werk (jaar van realisering, een redelijke exploitatietermijn en de gemiddelde verwachte investeringsdatum);
De verwachte start- en eindperiode in combinatie met het jaar van de verwachte realisering;
De afschrijvingstermijn, welke de hoogte bepaald van de kapitaallasten;
Dekking van de lasten en planning bestedingen (bij dekking uit reserves en voorzieningen de toereikendheid na onttrekking weergeven)
Aanwijzing budgethouder krediet;
Alle gevolgen voor de exploitatie die voortvloeien uit het realiseren van de investering.
De verantwoordelijke budgethouder dient ervoor zorg te dragen dat deze informatie vastligt en adequaat is opgenomen in de besluitvorming door de raad, onder andere in het IP-plan.
Bij grote projecten/investeringen kan het noodzakelijk zijn dat een voorbereidingskrediet wordt aangevraagd. Een belangrijke spelregel is dat er pas voorbereidingskosten c.q. uren mogen worden toegerekend, nadat een voorbereidingskrediet is vastgesteld. Bij de aanvraag voor het voorbereidingskrediet wordt informatie verstrekt over:
De omvang van het voorbereidingskrediet, met in ieder geval een verdeling in interne uren en out-of-pocket kosten;
De verwachte looptijd van het voorbereidingskrediet (binnen welke periode wordt het uiteindelijke kredietvoorstel ingediend);
Aanwijzing van de budgethouder;
De dekkingsmiddelen van het voorbereidingskrediet;
Op basis van de nieuwe financiële verordening heeft het college de mogelijkheid om investeringen tot een bedrag van € 250.000 te gaan uitvoeren als hiervoor geen middelen zijn opgenomen in het vastgestelde IP-plan. Hierover wordt bij de planning & control cyclus verantwoording afgelegd.
Deze regels gelden ook als er mogelijk bijdragen van derden geraamd/aangewend kunnen worden ter dekking van een voorbereidingskrediet. Als een voorbereidingskrediet niet toereikend blijkt te zijn, dient de budgethouder conform de normale budgetregels te rapporteren en aanvullend budget aan te vragen.
De volgende spelregels gaan over de nacalculatie en verantwoording van investeringskredieten (inclusief bestedingsvoorstellen). Deze nacalculaties zijn enerzijds bedoeld om terug te kijken en daarover verantwoording af te leggen. Anderzijds zijn deze bedoeld om lering te trekken voor de toekomst. Bij overschrijdingen van kredieten zal de raad expliciet de kredietoverschrijding moeten autoriseren.
Uiterlijk 3 maanden na de ingebruikneming van een investering wordt een nacalculatie opgesteld, waarbij een analyse wordt opgesteld van de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de planning;
Een beperkte nacalculatie (maximaal 1A-4) wordt door de budgethouder opgesteld bij een investering kleiner dan € 50.000 als de kosten binnen de raming zijn gebleven;
Voor investeringen boven € 50.000 en voor kleinere investeringen met een budgetoverschrijding moet de nacalculatie worden aangeboden aan het college (met het oog op de actieve informatieplicht van het college);
Afwijkingen van het investeringskrediet (ten opzichte van de raming, budgetten en termijnen) worden bij de planning & controlcyclus gerapporteerd aan de gemeenteraad met het oog op de autorisatie van de overschrijdingen;
Meerjarige projecten, die in fasen worden uitgevoerd worden per afgeronde fase nagecalculeerd door de budgethouder en na afronding van de laatste fase een integrale nacalculatie opstellen.
Kredieten worden uiterlijk 2 jaar na de datum van votering afgesloten, tenzij er bij de kredietvotatie andere afspraken zijn vastgelegd. Verlenging van deze termijn is uitsluitend mogelijk via een collegebesluit. De budgethouder motiveert waarom het krediet nog niet kan worden afgesloten.
Een bijzondere situatie doet zich voor bij projecten waar de afdeling Ontwikkeling budgethouder voor is en waarbij de uitvoering voor een belangrijk deel ligt bij de afdeling Leefomgeving. De uitvoering van het project is derhalve te kwalificeren als deelbudgethouderschap. In die zin is de afdeling Leefomgeving verantwoording verschuldigd aan de afdeling Ontwikkeling. Dit betekent dat voorafgaand aan de overdracht van Ontwikkeling naar Leefomgeving door de budgethouder heldere afspraken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 januari 2009.
De secretaris, De burgemeester,