Organisatie | Buren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie) |
Citeertitel | Verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie) |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
artikel 149 van de Gemeentewet
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2006 | Nieuwe regeling | 19-04-2005 Huis-aan-huis blad 'De stad Buren', editie 8 juni 2006 | B-10366 |
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
Artikel 4 Onverenigbare betrekkingen
De (plv). voorzitter en de leden van de ombudscommissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeente Buren.
Artikel 5 Geheimhoudingsplicht
De ombudscommissie is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn taak bekend is geworden, voor zover dat uit de aard der zaak volgt.
Artikel 7 Secretariële ondersteuning
De secretaris van de ombudscommissie is in de uitoefening van de functie uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de ombudscommissie.
Artikel 11 Recht indiening verzoekschrift
Eenieder heeft het recht de ombudscommissie schriftelijk te verzoeken een onderzoek in stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen.
Artikel 14 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift
Artikelen 9:6 en 9:9 van de Awb zijn van overeenkomstige toepassing.
Artikel 15 Niet bevoegd tot instellen onderzoek
De ombudscommissie is niet bevoegd een onderzoek in te stellen of voort te zetten naar een klacht die betrekking heeft op:
De ombudscommissie stelt het bestuursorgaan, degene op wiens gedraging het verzoek betrekking heeft, eventueel andere onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen en getuigen, evenals de verzoeker in de gelegenheid om schriftelijk of mondeling en al dan niet in tegenwoordigheid van elkaar hun standpunt toe te lichten.
Artikel 19 Verstrekking inlichtingen
Het bestuursorgaan, onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen -ook na het beëindigen van de werkzaamheden, getuigen alsmede de verzoeker verstrekken de ombudscommissie desgevraagd alle inlichtingen die voor de afhandeling van het verzoekschrift nodig zijn, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten.
In het rapport, genoemd in artikel 8, geeft de ombudscommissie gemotiveerd zijn bevindingen en zijn oordeel weer. De ombudscommissie kan tevens aan het bestuursorgaan zijn zienswijze kenbaar maken over eventueel te nemen maatregelen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 19 april 2005
de griffier, G. van Droffelaar
de voorzitter, drs. K.C. Tammes
Toelichting 1 artikelsgewijs op de verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie)
n dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb of de Gemeentewet voorkomen. Zo ontbreekt een omschrijving van de begrippen 'bestuursorgaan' of 'raad' terwijl ze op meerdere plaatsen in de verordening voorkomen. In artikel 1 wordt gesproken over 'verzoekschrift' en niet over 'klacht'. Dit is in overeenstemming met wat bepaald is in de Wet Nationale ombudsman. Op deze wijze, het onderscheid in terminologie tussen klacht en verzoek, wordt het verschil tussen intern en extern klachtrecht duidelijk verwoord. Bij het bestuursorgaan wordt (in eerste instantie) een klacht of klaagschrift ingediend. Wij spreken van een verzoek of verzoekschrift wanneer (in tweede instantie) een oordeel van een externe klachtinstantie wordt gevraagd over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde gelegenheid gedragen heeft. Verzoekschriften moeten zich richten op gedragingen van bestuursorganen. Een gedraging kan behalve op handelen betrekking hebben op nalatigheid in handelen. Bestuursorgaan in de zin van deze regeling zijn organen van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht zijn ingesteld (bijvoorbeeld de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester);
Onder de klachtenregeling vallen behalve gedragingen van bestuursorganen gedragingen van personen die in de alledaagse praktijk onder de verantwoordelijkheid van de gemeente handelingen verrichten richting burgers en organisaties (bijvoorbeeld ambtenaren). Het begrip 'ombudsman' is gereserveerd voor de duiding van de externe klachtvoorziening waarvoor in de gemeente gekozen is. Zowel een ombudsman als een commissie wordt aldus aangeduid met het begrip 'ombudsman'. Ombudsman is overigens een neutrale term. Zowel mannen als vrouwen (als commissies) worden aangeduid met 'ombudsman'.
Met dit artikel wordt de verordening tevens een instellingsbesluit, dat wil zeggen dat bij vaststelling van deze verordening de ombudscommissie in het leven is geroepen. Er hoeft dus geen apart instellingsbesluit te worden genomen. Met het tweede lid wordt voldaan aan de eis die de toenmalige staatssecretaris van Binnenlandse Zaken op 22 januari 1998 in een brief aan de Tweede Kamer stelde aan de benoeming van de ombudsman, respectievelijk de benoeming van de leden en de voorzitter van de ombudscommissie.De benoeming behoort naar de mening van de staatssecretaris plaats te vinden door een vertegenwoordigend lichaam, namelijk de gemeenteraad. Dit dient als waarborg voor de onafhankelijkheid van de klachtinstantie.
Voor wat betreft de samenstelling van de ombudscommissie wordt zoveel mogelijk aangesloten bij artikel 3 van de Verordening Bezwaarschriften Buren 2003. Er is één wezenlijk verschil ten opzicht van deze laatste verordening. De benoeming, schorsing en ontslag van (de leden van) de ombudscommissie ligt bij de raad (zie ook de toelichting onder artikel 2).
De strekking van dit artikel is waarborging van de onafhankelijkheid van de ombudscommissie. Deze waarborg is ook terug te vinden in artikel 2 van de Verordening Commissie bezwaarschriften Buren 2003.
Deze bepaling waarborgt de geheimhoudingsplicht van de ombudscommissie in de behandeling van vertrouwelijke informatie. De ombudscommissie kan deze vertrouwelijke informatie wel meewegen in zijn oordeel, zonder uiteraard de inhoud prijs te geven.
Artikel 3 van deze verordening bepaalt dat de gemeenteraad de ombudscommissie benoemt. Door de zittingsperiode van de ombudscommissie op vier jaar te stellen, wordt zijn onafhankelijkheid gewaarborgd. De zittingsduur van de ombudscommissie komt overeen met de zittingsduur van de raad. De benoeming van de ombudscommissie is echter in principe onafhankelijk van de raadsperiode. De eerste 3 leden van dit artikel komt overeen met artikel 5 van de Verordening Commissie bezwaarschriften Buren 2003. Lid 4 is een logische toevoeging die de bestaande situatie formaliseert.
In de op Wet extern klachtrecht aangepaste Gemeentewet is opgenomen dat het personeel van de gemeentelijke ombudsman geen werkzaamheden verricht voor een bestuursorgaan naar wiens gedraging de ombudsman een onderzoek kan instellen. Deze bepaling is in de Wet extern klachtrecht om te voldoen aan de eis van onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsvoorziening en ook om de schijn van belangenverstrengeling tegenover burgers te voorkomen. Deze eis geldt pas als de ombudscommissie met zijn eigenlijke werk, dus de inhoudelijke tweedelijns klachtbehandeling, bezig is. De secretariële ondersteuning zal dus extern moeten worden ingevuld.Veel voorbereidend werk van de ombudscommissie mag wel door eigen personeel worden gedaan zonder dat zij formeel tot het personeel van de ombudscommissie behoren. Het gaat dan om zaken als informatie verstrekken over de procedure van extern klachtrecht, de telefoon aannemen, vergaderzalen regelen voor ombudszittingen etc.
Artikel 3 bepaalt dat de raad de leden van de ombudscommissie ontslaat. In dit artikel worden de gronden genoemd op basis waarvan de ombudsman kan worden ontslagen. Deze gronden waarborgen de onafhankelijkheid van de ombudscommissie en spreken overigens voor zich. Het tweede lid biedt een facultatieve ontslagmogelijkheid.
Artikel 3 regelt de bevoegdheid van de raad om de leden van de ombudscommissie te schorsen. De schorsingsgronden zijn in dit artikel neergelegd. In dergelijke situaties zou een onverminderde uitoefening van het ambt het aanzien van de overheid ernstig aantasten.
Dit artikel regelt de taken van de ombudscommissie. De ombudscommissie moet onderzoek doen wanneer een verzoekschrift wordt ingediend (mits dit verzoekschriftt voldoet aan de voorwaarden die gesteld worden in artikel 11 tot en met 13). De ombudscommissie toetst of de gedragingen van het bestuursorgaan beschouwd kunnen worden als behoorlijk handelen. Het handelen in strijd met wet- en regelgeving en jurisprudentie hierover wordt in beginsel beschouwd als strijdig met deze norm. Als nadere uitwerking van het begrip 'onbehoorlijk handelen' heeft de Nationale ombudscommissie enkele normen vastgesteld die door de gemeentelijke ombudsman overgenomen kunnen worden. Voorafgaand aan dit onderzoek kan de ombudscommissie een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigende oplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vorm aannemen. Wij kunnen ons voorstellen dat de ombudscommissie dit nader regelt in een reglement van orde. Overigens, is de ombudscommissie ook in haar rol als bezwaarcommissie bevoegd tot bemiddeling bij bezwaarschriften.De ombudscommissie moet in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren. Aldus ontstaat er inzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en het aantal onderzoeken en de aard van de bemiddelingen. De ombudscommissie kan uitsluitend tot interventie overgaan indien hij bevoegd is om de gedraging te onderzoeken. Om te voorkomen dat de werkzaamheden van de ombudscommissie, en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie, uitsluitend afhankelijk zijn van verzoekschriften biedt dit lid aan de ombudscommissie de mogelijkheid om op eigen initiatief onderzoek te doen. Het oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie legt de ombudscommissie neer in een rapport. Aan het rapport worden verder geen vormvoorschriften verbonden. Het gaat erom verslag te doen van het onderzoek en de bevindingen van de ombudscommissie en eventuele pogingen tot bemiddeling.De ombudscommissie kan de wijze waarop hij zijn werkzaamheden vorm wenst te geven vastleggen in een reglement van orde. Gezien de taak van de raad om toe te zien op de ombudscommissie lijkt het wenselijk dit reglement van orde ook aan de raad toe te zenden.
In dit artikel wordt het recht van eenieder vastgelegd om bij een ombudscommissie een verzoek in te dienen dat hij een onderzoek instelt naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen. Onder zo'n aangelegenheid wordt tevens de wijze begrepen waarop de interne klachtbehandeling door het bestuursorgaan op grond van titel 9.1 van de Awb heeft plaatsgevonden.
Het in dit artikel neergelegde kenbaarheidsvereiste is gelijk aan dat van artikel 12, tweede lid WNo. Met het kenbaarheidsvereiste wordt bedoeld dat het bestuursorgaan waarover geklaagd wordt eerst in de gelegenheid geweest moet zijn om zijn fout te herstellen voordat de klacht ter externe afhandeling wordt voorgelegd. Er moet dus worden nagegaan of de klager inderdaad zijn klacht eerst bij het desbetreffende bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt. Met het kenbaarheidsvereiste wordt benadrukt dat het extern klachtrecht het sluitstuk is van de mogelijkheden die de burger heeft om zich over de gedragingen van de gemeentelijke overheid te beklagen. Indien het verzoek uitsluitend gericht is op de wijze waarop het bestuursorgaan intern de klacht heeft behandeld, is het niet nodig daarover eerst een klacht bij het bestuursorgaan in te dienen.
In dit artikel wordt artikel 9.28 Awb van toepassing verklaard. Dit artikel luidt:
1. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:
2. Indien het schrift in een vreemde taal gesteld is en een vertaling voor een goede behandeling van het bezwaar of beroep noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.
3. Indien niet voldaan is aan de in dit artikel gestelde vereisten of indien het verzoekschrift geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van artikel 2:15, stelt de ombudsman de verzoeker in de gelegenheid het verzuim binnen een door hem daartoe gestelde termijn te herstellen.
In dit artikel worden artikel 9.6 en 9.9 Awb van toepassing verklaard. Deze artikelen luiden: Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk (artikel 9.6 Awb). Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden (artikel 9.9 Awb).
Dit artikel regelt in welke gevallen de ombudscommissie niet bevoegd is om een onderzoek in te stellen. De onbevoegdheid geldt uiteraard niet alleen voor het verzoek tot onderzoek, maar ook voor onderzoek uit eigen beweging. Zo wordt voorkomen dat de ombudscommissie taken uitoefent die zijn voorbehouden aan de raad of de rechter. De ombudscommissie is niet bevoegd indien het verzoek geen gedraging betreft (onder a) of wanneer er een andere rechtsgang openstaat dan wel open heeft gestaan (b tot en met f). Onderdeel c betreft een absolute onbevoegdheid inzake een uitspraak van een bestuursrechter. Onderdeel d betreft een tijdelijke onbevoegdheid inzake een uitspraak door de burgerlijke rechter, strafrechter of tuchtrechter.
Dit artikel regelt in welke gevallen de ombudscommissie niet verplicht is een onderzoek in te stellen, maar wel de bevoegdheid heeft om dit te doen. Hierbij wordt onder andere gerefereerd aan het kenbaarheidsvereiste van artikel 10. In het tweede lid is ervoor gekozen om de termijn vast te stellen op een jaar nadat de klachtbehandeling beëindigd had moeten zijn. In hoeverre dit tweede lid van toepassing wordt geacht, hangt af van concrete omstandigheden. Sommige klachten zijn zo ingewikkeld dat behandeling niet altijd binnen de in artikel 9:11 Awb genoemde termijn kan plaatsvinden. Verwacht mag worden dat de ombudscommissie bij zijn beslissing over het al dan niet in behandeling nemen van het verzoek zal meewegen in hoeverre het aan het bestuursorgaan te wijten is dat het verzoek op deze grond buiten behandeling kan blijven.
Op grond van artikel 15 en 16 kan de ombudscommissie beslissen geen onderzoek in te stellen dan wel een reeds gestart onderzoek niet voort te zetten. Het is voor de betrokkenen van belang hiervan op korte termijn op de hoogte te worden gesteld. Artikel 17 regelt dit. Het tweede lid van dit artikel regelt de doorzending indien de ombudscommissie onbevoegd is. Van belang bij deze doorzendplicht is dat in verband met eventuele ontvankelijkheidsvragen het tijdstip van ontvangst bij de ombudscommissie wordt vastgelegd.
Dit artikel verplicht de ombudscommissie om betrokkenen in de gelegenheid te stellen om hun standpunt toe te lichten. Dit komt niet alleen de zorgvuldigheid van het onderzoek ten goede, maar biedt de verzoeker en het bestuursorgaan waar het verzoek betrekking op heeft de kans om nogmaals hun standpunt te verduidelijken.
Ook ex-ambtenaren en ex-bestuurders zijn door dit artikel verplicht om de benodigde inlichtingen te verstrekken.
Wanneer een onderzoek is afgesloten, stelt de ombudscommissie conform wat bepaald is in artikel 10 een rapport op. Artikel 20 benadrukt dat hij gemotiveerd zijn bevindingen en oordeel weer moet geven. Kort gezegd moet de ombudscommissie indien hij van oordeel is dat het verzoek gegrond is, aangeven op basis van welke behoorlijkheidsnorm hij tot deze conclusie komt. Zo wordt de normering die de ombudscommissie toepast kenbaar en toetsbaar, zowel voor de burger als voor de bestuursorganen. Het is van belang dat de ombudscommissie een toetsingskader vaststelt. Richtinggevend hierbij kunnen zijn:
Voorbeelden daarvan zijn correcte bejegening, dienstbetoon, deugdelijke correspondentie, bereikbaarheid, actieve informatieverstrekking, klachtbehandeling, interne coördinatie en behandeltermijn. Daarnaast moet het toetsingskader aansluiten op de lokale praktijk zoals die zich aandient en de patronen die daarin te herkennen zijn.
Het is van belang dat alle betrokkenen door middel van toezending van het rapport op de hoogte worden gesteld van de bevindingen van de ombudscommissie. Daarnaast kan het rapport door het bestuursorgaan worden aangegrepen om de kwaliteit van de organisatie te verbeteren.
In dit artikel wordt de verplichting tot het maken van een jaarverslag vastgelegd. Dit jaarverslag biedt de raad de gelegenheid om zich een oordeel te vormen over het functioneren van de gemeentelijke organen, wat aanleiding kan zijn tot eventuele maatregelen ter verbetering. In verband met de mogelijkheid van publieke controle dient deze rapportage ook algemeen verkrijgbaar te worden gesteld.