Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Zorgdrager:

  • 1.

    college van burgemeester en wethouders;

  • 2.

    korpsbeheerder van politieregio’s;

  • 3.

    dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regelingen;

  • 4.

    dagelijks bestuur van waterschappen;

    op grond van de Archiefwet 1995 verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de onder hem ressorterende onderdelen.

• b.

  Archivaris: door gemeenten en waterschappen op grond van artikel 32 eerste lid en artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 te benoemen persoon.

• c.

  Vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan. De reproducties nemen daarna de plaats van de originelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden.

Deze regeling is van toepassing op alle gevallen van vervanging door hetzij digitale reproductie, hetzij microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.

• 1.

  Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die op grond van een vastgestelde selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen documenten niet als te vernietigen zijn aangemerkt.

• 2.

  Geen machtiging is nodig indien bij reproductie geen sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet 1995.

• 1.

  De zorgdrager vraagt een machtiging tot vervanging aan bij Gedeputeerde Staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

• 2.

  De zorgdrager zorgt dat de archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling goede en geordende staat en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.

• 3.

  De zorgdrager legt in een Handboek vervanging vast op welke manier aan het bovenstaande is voldaan.

• 4.

  De zorgdrager wint voorafgaand aan de vervanging advies in bij de archivaris, indien deze benoemd is.

• 1.

  De archivaris toetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.

• 2.

  De archivaris adviseert de zorgdrager over de voorgenomen vervanging.

Gedeputeerde Staten winnen voorafgaand aan het verlenen of weigeren van een machtiging advies in bij de provinciaal archiefinspecteur.

Geen machtiging wordt verleend indien:

• a.

  De vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Hierbij wordt juiste en volledige weergave opgevat overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

• b.

  Het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

• 1.

  De aanvraag om machtiging wordt ingediend conform het model van bijlage 1 behorende bij deze regeling.

• 2.

  De aanvraag gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging conform het model uit bijlage 2 behorende bij deze regeling.

• 3.

  De aanvraag gaat vergezeld van een concept Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties tenminste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze regeling. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te bevatten.

• 4.

  Indien de zorgdrager een archivaris op grond van artikel 32 eerste lid dan wel artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van zijn positief advies over de voorgenomen vervanging.

• 1.

  In het geval van vervanging door digitale reproducties wordt het concept Handboek beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitalisering uit bijlage 4 behorende bij deze regeling. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Handboek beoordeeld worden aan de hand van de Checklist verfilming van bijlage 6.

• 2.

  Naar aanleiding van de beoordeling, bedoeld in het eerste lid, ontvangt de zorgdrager binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag een lijst van aan te brengen verbeteringen in het genoemde Handboek.

• 3.

  Afhankelijk van de gevraagde verbeteringen wordt een reactietermijn gehanteerd waarbinnen de zorgdrager een aangepast Handboek zal sturen.

• 4.

  Indien het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging voldoen aan de gestelde eisen verlenen Gedeputeerde Staten zo spoedig mogelijk de machtiging tot vervanging.

• 5.

  Indien het Handboek en het conceptbesluit tot vervanging niet voldoen aan de gestelde eisen zal de aanvrager schriftelijk worden meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.

In verband met het bepaalde in artikel 9 delen Gedeputeerde Staten op grond van artikel 4:14, derde lid, van de Algemene Wet Bestuursrecht binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag tot machtiging aan de zorgdrager mee, binnen welke termijn een besluit wordt genomen.

• 1.

  De zorgdrager informeert Gedeputeerde Staten over het genomen besluit tot vervanging. Het Handboek vervanging en onze machtiging maken integraal deel uit van het besluit.

• 2.

  Indien het besluit afwijkt van het eerder goedgekeurde conceptbesluit waarvoor de machtiging is verleend kunnen Gedeputeerde Staten de machtiging intrekken.

• 3.

  De zorgdrager stelt ons tijdig op de hoogte van gewijzigde technische of procedurele omstandigheden die de geldigheid van de machtiging kunnen beïnvloeden.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zeeland.