Financiële verordening gemeente Oirschot 2011

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:1. a.afdeling/projectbureau: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;2. b. team: onderdeel van een afdeling bestaande uit een clustering van bij elkaar horende taakvelden;3. c.administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Oirschot en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;   d. programma: een verzameling van beleidsvelden;4. e.beleidsveld: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie.

Artikel 2 Programma-indeling

De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op voorstel van het college een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 2a Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college de raad ter kennisname een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de geraamde lasten en baten per beleidsveld weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per beleidsveld weergegeven.

• 2

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

   

Artikel 3a Kaders ontwerp-begroting

• 1

  Het college biedt voor 15 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 1 juli vast.

• 2

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

   

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 2

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

   

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

• 1

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

• 2

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:  a. de baten en lasten per programma uitgesplitst naar beleidsvelden;b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d.

• 3

  De tussenrapportages bevatten ook een overzicht van de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 4

  In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van beleidsvelden en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.

   

Artikel 6 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in vijf jaar afgeschreven.

• 2

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen groter dan € 10.000.000 worden lineair afgeschreven in maximaal het aantal jaren gelijk aan de looptijd van de lening. Kosten voor het afsluiten van de overige geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• `3

  Voor het afschrijven van de materiele vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage ‘Afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut’ die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

• 4

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

   

Artikel 6a Voorziening voor dubieuze debiteuren

• 1

  Voor alle openstaande vorderingen, niet groter dan € 25.000, wordt een voorziening gevormd op basis van de volgende uitgangspunten: a. vorderingen minder dan 1 jaar oud 0% oninbaar;b. vorderingen tussen de 1 en 2 jaar oud 50% oninbaar;c. vorderingen meer dan 2 jaar oud 100% oninbaar.

• 2

  Peildatum voor de ouderdom van de vordering is 31 december van het kalenderjaar.

• 3

  Voor alle vorderingen groter dan € 25.000 wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 6b Reserves en voorzieningen

• 1

  Het college biedt de raad eenmaal per vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves;b. de vorming en besteding voorzieningen;c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 2

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve;b. de voeding van de reserve;c. de maximale hoogte van de reserve;d. en de maximale looptijd.

   

Artikel 7 Kostprijsberekening

• 1

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Oirschot wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

   

Artikel 8 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing, afvalstoffenheffing, leges en tarievenverordening.

Artikel 9 Financieringsfunctie

• 1

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgesteld in de door de raad vastgestelde verordening treasurystatuut .

• 2

  De regels met taken, bevoegdheden, verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening zijn in de verordening treasurystatuut vastgelegd en worden periodiek geactualiseerd.

• 3

  Het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke rente-risiconorm dreigen te worden overschreden.

• 4

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

   

Artikel 10 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen/projectbureau;b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11 Interne controle

• 1

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de drie jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

   

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik

• 1

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

• 2

  Het college biedt de raad elke vier jaar een nota aan met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen.

   

Artikel 13 Financiële organisatie

• 1

  Het college zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen/projectbureau;b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• 2

  De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

   

Artikel 13a Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 14 Hardheidsclausule

De raad kan voor bepaalde gevallen de verordening (met inachtneming van artikel 212 van de Gemeentewet) buiten toepassing laten of daarvan afwijken. De raad doet dit alleen als toepassing van deze verordening leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 15 Inwerkingtreding

• 1

  In afwijking van het bepaalde in artikel 15 treedt het tweede lid van artikel 12 in werking met ingang van het vaststellen door de raad van de in het lid genoemde nota.

• 2

  Investeringen in maatschappelijk nut die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

   

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Oirschot 2011”.