| Organisatie | Oirschot |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Oirschot 2006 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Oirschot 2006 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | automatisering/informatisering |
Deze regeling is vervangen door de Archiefverordening gemeente Oirschot 2011.
Besluit Informatiebeheer gemeente Oirschot 2006.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-08-2011 | 25-08-2011 | intrekking | 29-03-2011 | 2011/4 | |
| 11-04-2007 | 25-08-2011 | nieuwe verordening | 27-02-2007 weekjournaal van 3 april 2007 | HLS |
De raad der gemeente Oirschot;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 februari 2007;
gegeven de agendering door het Presidium d.d. 13 februari 2007;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
vast te stellen de Archiefverordening gemeente Oirschot 2006.
Hoofdstuk I ALGEMENE BEPALINGEN
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. het besluit: het Archiefbesluit 1995;c. archiefbescheiden: de archiefbescheiden van de organen van de gemeente Oirschot;d. de archiefbewaarplaats: de door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven aangewezen archiefbewaarplaats;e. de archivaris: de door de regioraad van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven benoemde streekarchivaris;f. beheerder(s): degene(n) die ingevolge artikel 3 is/zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;g. beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;i. gemeenschappelijke regeling: Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE).
Hoofdstuk II DE ZORG VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NOG NIET NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS ZIJN OVERGEBRACHT
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Hoofdstuk III TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, DIE NOG NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte daartoe gekwalificeerde ambtenaren.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De beheerder(s) doet/doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, aan een ander overheidsorgaan of aan een andere rechtspersoon;b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 27 februari 2007,
De gemeenteraad,
Han Struijs, Ruud Severijns,griffier voorzitter
Gemeente met archiefdienst in gemeenschappelijke regelingMemorie van toelichting
Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) streekarchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995)- het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).
Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.
Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 10 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Ab 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 11Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.