Budgethoudersregeling Gemeente Ameland 2022

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze budgethoudersregeling wordt verstaan onder:

• a.

  Activiteit

• Een levering of dienst van de organisatie, met een eenduidige doel- en/of taakstelling;

• b.

  Activiteitenbegroting

• Document waarin de budgetten per activiteit zijn vastgesteld;

• c.

  Activiteitengroep

• Een clustering van activiteiten die bijdragen aan de overkoepelende doel- en/of taakstellingen;

• d.

  Budget

• De middelen die beschikbaar zijn gesteld voor activiteiten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

• e.

  Budgethouder

• Medewerker die bevoegd en verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget waarvoor die persoon is aangewezen;

• f.

  Programmabegroting

• Document waarin doel-, taakstellingen en budgetten op activiteitengroepsniveau zijn vastgesteld;

• g.

  Verplichting

• Overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten aan en/of door gemeente Ameland.

Artikel 2 Toekenning budgetten en aanwijzen budgethouders

• 1.

  De gemeenteraad stelt jaarlijks de programmabegroting vast en hiermee ook de budgetten per activiteitengroep.

• 2.

  Het college kent, met de jaarlijkse vaststelling van de activiteitenbegroting, budgetten per activiteit toe.

• 3.

  De secretaris-directeur wijst jaarlijks per activiteit een verantwoordelijke budgethouder aan.

• 4.

  De secretaris-directeur wijst per investeringskrediet een verantwoordelijk budgethouder aan.

• 5.

  De secretaris-directeur kan tussentijds wijzigingen aanbrengen in de verantwoordelijke budgethouders per activiteit en vervangende budgethouders aanwijzen.

• 6.

  De secretaris-directeur kan een projectleider aanwijzen als budgethouder.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  Een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  Een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  Het beheersen van de risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• e.

  Het (laten) controleren van de facturen en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

• f.

  Het bewaken van de op zijn budget betrekking hebbende betalingen en verplichtingen op een zodanige wijze dat de actuele stand van zaken, in relatie tot het toegekende budget, kenbaar gemaakt kan worden;

• g.

  Het afleggen van verantwoording over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus;

• h.

  Het tussentijds rapporteren aan de leidinggevende indien er grote financiële, juridische of politieke risico’s ontstaan.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het realiseren van inkomsten en het doen van uitgaven.

• 2.

  Het aangaan van financiële verplichtingen dient te passen binnen de kaders van de mandaatregeling en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3.

  De budgethouder gaat slechts verplichtingen aan, als er ruimte is binnen het desbetreffende budget en de verplichting een rechtstreeks verband houdt met de taak waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

• 4.

  De budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

• 5.

  De budgethouder handelt de facturen af volgens de procedure factuurafhandeling;

Artikel 5 Budgetverschuivingen

Als door onvoorziene omstandigheden in de loop van het jaar blijkt dat budgetten bijstelling behoeven, doet de budgethouder hiervoor een voorstel aan het college, conform de afspraken van de planning- en controlcyclus.

Artikel 6 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling Gemeente Ameland 2022’;

• 2.

  Deze regeling treedt in werking binnen acht dagen na de dag van bekendmaking. Op dezelfde dag vervalt de ‘Budgethoudersregeling gemeente Ameland 2005’, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Ameland op 20 september 2005.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Ameland op 28 juni 2022; het college,

Leo Pieter Stoel , burgemeester

Iwan Valk, secretaris-directeur

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Om begripsverwarring te voorkomen zijn een aantal begrippen en functies nader omschreven.

Onder sub d wordt verwezen naar het ‘budget’, zijnde de financiële middelen die beschikbaar zijn gesteld om een doel, een prestatie te realiseren. Naast budgetten die zijn bedoeld om in te kopen, zijn er ook andere typen budgetten als subsidies, uitkeringen, kosten van inzet eigen personeel, rentelasten, etc. Daarbij gaat het vooral over de lastenzijde van de begroting. Aan de batenkant is een budgethouder er verantwoordelijk voor dat de begrote inkomsten worden gerealiseerd.

Een budgethouder zoals bedoeld onder sub e is inhoudelijk deskundig op het gebied van budgethoogte (ramingen, calculaties, financiële onderbouwingen, etc.), het doel van het budget en de met het budget samenhangende regelgeving.

Artikel 2 Toekenning budgetten en aanwijzen budgethouders

De gemeenteraad stelt jaarlijks de programmabegroting vast, het beleidsdocument waarin doelen en te bereiken maatschappelijke effecten zijn aangegeven en de financiële middelen die daarvoor beschikbaar worden gesteld.

De vaststelling van deze programmabegroting geldt op het niveau van ‘activiteitengroepen’. De raad stelt, met andere woorden, financiële middelen beschikbaar voor bijvoorbeeld de activiteitengroep Infrastructuur (als onderdeel van het programma Fysieke leefomgeving).

Het college krijgt van de raad de financiële middelen om de doelstellingen voor de activiteitengroep ‘Infrastructuur’ te realiseren. In de activiteitenbegroting verdeelt het college deze middelen over de onderliggende activiteiten zoals wegen, bermen, gladheidsbestrijding, etc.

Het college stelt een activiteitenbegroting vast, ingedeeld in voorgeschreven hoofdstukken, taakvelden, activiteiten en kostensoorten (of economische categorieën, of grootboekrekeningen).

Binnen het totaalbudget, zoals dat geldt voor bijvoorbeeld de genoemde activiteitengroep Infrastructuur, kan het college middelen op een alternatieve wijze besteden, wanneer dat noodzakelijk is voor de realisatie van de door de raad aangegeven doelen en maatschappelijke effecten.

Een ‘budget’ behoort bij een activiteit en geeft aan wat die activiteit mag kosten of moet opleveren. Van een budgethouder wordt verwacht dat hij verantwoording af kan leggen over hetgeen daadwerkelijk is gerealiseerd.

De aanwijzing van budgethouders, voor activiteiten, maar ook voor investeringskredieten, onderhoudsbudgetten en dergelijke vindt plaats door de secretaris-directeur, zoals in de leden 3 tot en met 6 is aangegeven. Logischerwijze zullen dergelijke zaken bij het managementteam aan de orde komen, alvorens de secretaris-directeur hierover een besluit neemt.

Lid 6 is opgenomen, omdat projecten in de meeste gevallen ook een budgettair component kennen, waar een budgetverantwoordelijke voor aangewezen moet worden. De regels hier gegeven zijn specifiek gericht op het beheer van een projectbudget en niet op de realisering van een project. Hiervoor gelden afzonderlijke door de directie aangegeven richtlijnen per project.

Omdat projecten meestentijds een multidisciplinaire aanpak verlangen is de instelling van een project en projectgroep neergelegd bij de directie. Hiermee wordt een integrale aanpak van een project veilig gesteld.

Een projectleider behoeft niet altijd te behoren tot de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

In dit artikel is aangegeven welke verantwoordelijkheden horen bij het budgethouderschap. Het gaat hier om uitvoerende en beheersmatige taken, maar van een budgethouder wordt ook verwacht dat hij in het kader van de planning- en controlcyclus verantwoording kan afleggen over hetgeen is gerealiseerd.

Deze verantwoording zal dusdanig moeten zijn, dat het college op activiteitsniveau kan toetsen in welke mate het ingezette beleid en beoogde effect tot stand is gekomen.

Waar budgethouders verantwoordelijk zijn voor rapportages over de aan hen toegekende budgetten, heeft de secretaris-directeur de verantwoordelijkheid voor de rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over het geheel van alle budgetten.

Het college kan op basis van deze informatie vervolgens verantwoording afleggen aan de raad over hetgeen op een hoger aggregatieniveau, per activiteitengroep, is gerealiseerd.

Lid h. van dit artikel verplicht de budgethouder om de leidinggevende in te lichten indien er grote financiële, juridische of politieke risico’s te verwachten zijn. Bij twijfel wordt de budgethouder geacht toepassing te geven aan deze verplichtingen.

Uiteraard zal in vooral ‘politiek gevoelige situaties’ de portefeuillehouder of het gehele college worden geïnformeerd over voorkomende bijzonderheden, zodat de diverse betrokkenen op de hoogte zijn.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

Bij dit artikel wordt opgemerkt dat het doen van uitgaven maximaal de budgetten betreft waarvoor de budgethouder is aangewezen. Het realiseren van inkomsten betreft minimaal de opbrengsten die op het budget geboekt staan in de activiteitenbegroting.

Artikel 5 Budgetverschuivingen

Uiteraard kan het voorkomen dat bepaalde gebeurtenissen en niet voorziene omstandigheden er toe leiden dat budgetten worden overschreden (kosten), of dat gebudgetteerde inkomsten niet worden gerealiseerd.

Daarom is de mogelijkheid aangegeven om voor een bijstelling van budgetten een voorstel te doen aan het college.

De bevoegdheid tot het schuiven met budgetten ligt bij het college, op grond van afspraken die zijn vastgelegd in de Financiële verordening. Deze bevoegdheid geldt op ‘activiteitengroep-niveau’, mits de beoogde realisatie van doelstellingen niet in gevaar komt.