| Organisatie | Terschelling |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de auditcommissie Terschelling 2022 |
| Citeertitel | Verordening op de Auditcommissie gemeente Terschelling 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening op de auditcommissie gemeente Terschelling, vastgesteld op 18 december 2007.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-05-2022 | nieuwe regeling | 20-04-2022 | 2022/34 |
Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie.
Artikel 2 Taken Auditcommissie
De Auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen door de gemeenteraad van zijn controlerende verantwoordelijkheid.
De Auditcommissie overlegt en adviseert in ieder geval over:
de selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening;
het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;
de rapportage van de accountant naar aanleiding van de tussentijdse controle en het Verslag van bevindingen bij de jaarrekening;
de documenten behorende bij de Planning- en Control-cyclus (kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad. Onderdeel daarvan is de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;
de planning voor de behandeling van de documenten als genoemd onder d.;
herziening van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (hierna: Gw);
De uitwerking en naleving door het college van de Financiële verordening gemeente Terschelling, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a Gw;
de afstemming van onderzoeken van de accountant vanuit de wettelijke controleopdracht, de rekenkamercommissie, interne audits door het college op grond van art. 212 en 213a Gw en onderzoeken door de raad;
opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en rekenkamercommissie-onderzoeken.
Artikel 3 Samenstelling Auditcommissie
de Auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal 1 lid in de Auditcommissie worden benoemd;
de raad draagt bij de samenstelling van de Auditcommissie zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties;
benoembaar zijn leden van de gemeenteraad, evenals commissieleden niet zijnde raadsleden;
de leden worden door de raad benoemd;
de benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen;
het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;
In tussentijds in de Auditcommissie open gevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien;
Leden van de auditcommissie kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander lid van de fractie of één van de benoemde commissieleden, niet zijnde raadsleden namens de betreffende fractie
de Auditcommissie wordt op verzoek ondersteund door adviseurs zijnde het hoofd middelen of zijn of haar vervanger en de accountant.
Het secretariaat van de Auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door hem/haar aan te wijzen medewerker.
Artikel 6 Bevoegdheden Auditcommissie
De Auditcommissie kan ten minste advies uitbrengen aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd om naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de rekenkamercommissie, ambtenaren van de gemeente Terschelling, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.
Indien de Auditcommissie ambtenaren van de gemeente Terschelling uitnodigt, informeert zij het college hierover.
De Auditcommissie bereidt de benodigde handelingen voor conform hetgeen beschreven is in de controleverordening ex art 213 Gemeentewet.
Artikel 7 Vergadering en verslaglegging
De Auditcommissie stelt voorafgaand aan een kalenderjaar het vergaderschema van de commissie vast, afgestemd op de Planning- en Control-cyclus voor dat jaar.
De Auditcommissie vergadert voorts zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd toegezonden aan de leden en de vaste adviseurs zoals genoemd artikel 3 lid i.
De vergaderingen van de Auditcommissie zijn besloten tenzij de commissie anders beslist.
Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie. De besluitenlijsten worden gepubliceerd via het RaadsInformatieSysteem.
Artikel 8 Besluitvorming en advisering
De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en brengt dit onder de aandacht van de raad.
Adviezen van de Auditcommissie worden bepaald bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.
Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheids- standpunt in het advies verwoord.
De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en adviseren, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum).
Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.
Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Terschelling, 20 april 2022
De raad van de gemeente Terschelling voornoemd,
T.D. de Jong
griffier
C.M. van de Pol,
Voorzitter
Toelichting bij de verordening op de Auditcommissie Terschelling 2022
De auditcommissie wordt een commissie van advies van en voor de gemeenteraad. Artikel 84 van de Gemeentewet (Gw) biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om ‘overige’ commissies in te stellen, dus met een andere opdracht dan voorbereiden van de besluitvorming (art 82 Gw) of als bestuurscommissies (art 83 Gw). Voor de samenstelling van een commissie conform. art 84 stelt de Gw geen voorwaarden.
De Gw. schrijft wel voor dat van toepassing zijn de artikelen 84.1, 139.2, 140 en 141. Dit houdt in dat er een regeling moet zijn omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van de commissie; vergaderingen van de commissie moeten openbaar worden aangekondigd; voor zover er algemeen verbindende voorschriften (avv) op de agenda van de commissie staan, moeten deze stukken openbaar ter inzage worden gelegd; en van een raadsbesluit op basis van voornoemde avv moet de gemeente op aanvraag kosteloos afschriften verstrekken. De twee laatstgenoemde punten zullen zelden voorkomen.
De openbaarheid van vergaderingen en openbare aankondigingen daarvan zijn geregeld in artikel 7 van de verordening op de Auditcommissie
Raadsleden ontvangen op Terschelling geen vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen.
Commissieleden ontvangen wel een vergoeding op basis van presentie.
De Auditcommissie heeft als algemene opdracht om de raad te adviseren over zaken die betrekking hebben op de toezichthoudende en controlerende verantwoordelijkheden van de raad. De Auditcommissie verricht vooronderzoek en brengt op basis hiervan advies uit aan de Raad.
De verdere oordeels- en besluitvorming over alle onderwerpen waarover de Auditcommissie adviseert, vinden plaats in de commissie- en raadsvergaderingen. De opgesomde taken zijn benoemd om de opdracht aan de auditcommissie te verhelderen. Enkele taken zijn jaarlijks terugkerend, zoals onderzoek van de begroting en de rekening, en het overleg met de accountant daarbij.
Punten a, b en c gaan over de positie van de Auditcommissie ten opzichte van de accountant. Bij punt a en b is geregeld dat de Auditcommissie voorbereidingen doet voor het werven en selecteren van een accountant. En dat de auditcommissie vervolgens ook het aanspreekpunt is voor de accountant voor de gesprekken betreffende de jaarlijkse controle van de jaarrekening.
Bij punt c is bepaald dat de rapportages van de accountant worden besproken in de Auditcommissie. De accountant wordt voor de behandeling van deze documenten in de vergadering van de Auditcommissie uitgenodigd. De Auditcommissie kan de raad nader adviseren over onderwerpen die specifieke aandacht van de raad vergen.
Punten d en e gaan over de documenten van de Planning- en control-cyclus. De Auditcommissie kan adviezen uitbrengen over de inrichting en kwaliteit van de financiële instrumenten. Met kwaliteit van informatie is bedoeld of de informatie zoals deze in begroting, kadernota en rekening wordt gepresenteerd, voldoende inzicht en houvast biedt voor kaderstelling en controle door de raad.
Punten f en g gaan over de toezichthoudende rol van de raad. Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Artikel 213 schrijft voor dat de raad regels vaststelt voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële administratie. Artikel 213a schrijft voor dat de raad regels vaststelt voor periodiek onderzoek door het college van burgemeester en wethouders naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van door het college gevoerd bestuur.
De Auditcommissie adviseert de raad over wijzigingen van deze verordeningen en bewaakt de uitvoering en naleving van deze verordeningen door het college van burgemeester en wethouders. De Auditcommissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het college deze vastgestelde uitgangspunten toepast, en hierover desgewenst met het college in gesprek te gaan of de raad te adviseren over zijn bevindingen.
De Auditcommissie kan de raad adviseren over de financiële beleidskaders die in de Financiële verordening zijn voorgeschreven, zoals de nota Reserves en voorzieningen, de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen en het Onderhoudsplan Kapitaalgoederen.
Punten h en i gaan over het afstemmen van de diverse onderzoeken op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur alsmede de opvolging van de aanbevelingen door het college van burgemeester en wethouders.
Punt a en b. De omvang van de commissie kan variëren tussen minimaal vier, en maximaal het aantal partijen dat is vertegenwoordigd in de raad. Daarmee krijgen fracties speelruimte om te bezien welke geschikte kandidaten beschikbaar zijn uit de fracties, en vervolgens naar bevind van zaken een politiek evenwichtig samengestelde samenstelling te benoemen.
In de Auditcommissie worden geen politieke vraagstukken geagendeerd. Daarom is een vertegenwoordiging uit elk van de fracties niet noodzakelijk, maar het is op grond van deze verordening wel mogelijk. Een minimum van vier leden is geschikt om als commissie slagvaardig te kunnen werken.
De Auditcommissie verricht zijn werk op de achtergrond, en brengt advies uit aan het bestuursorgaan gemeenteraad. Voor leden van de Auditcommissie is het daarom belangrijk dat ze een bestuurlijke focus hebben en het vertrouwen genieten bij de raad dat hij of zij in staat is om – los van de eigen politieke voorkeur - financieel-technische informatie te analyseren en beoordelen op relevantie en informatiewaarde voor het bestuursorgaan gemeenteraad.
De gemeenteraad kiest uit zijn midden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. Dit is gelegen in de omstandigheid dat de commissie, bij monde van de voorzitter, rechtstreeks verslag kan doen en bevindingen kan delen in een raadsvergadering.
De taak van de voorzitter is het leiding te geven aan de organisatie van de werkzaamheden van de commissie en het technisch leiden van de commissievergaderingen. In het geval dat de Auditcommissie uit een even aantal leden bestaat en er wordt stemming gewenst, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
De Auditcommissie is een commissie van advies voor en door de raad, en wordt derhalve vanuit de griffie ondersteund.
Punt b. Om tot een advies te kunnen komen moet de Auditcommissie desgewenst kunnen beschikken over de informatie en deskundigheid van derden, zowel uit de gemeentelijke organisatie als daar buiten.
Punt d. Om de voordracht voor benoeming van een accountant te kunnen voorbereiden, moet de auditcommissie voorbereidende handelingen verrichten, zoals het programma van eisen.
Punt a. De vergaderdata van de Auditcommissie worden afgestemd op de behandeling van de Planning- en control-documenten in de commissie en de gemeenteraad.
Punt e. en f . Openbaarheid en transparantie is de grondslag voor democratie. Omdat de Auditcommissie geen besluitvormend orgaan is, de aandachtsgebieden van de commissie een politiek neutraal karakter hebben en de adviezen van de commissie openbaar worden gemaakt, is besloten dat de Auditcommissie in beginsel in beslotenheid vergadert. Deelnemers aan de vergadering worden hiermee in de gelegenheid gesteld hun inbreng te hebben in een beschermde omgeving.
Alleen openbare vergaderingen worden op de gebruikelijke wijze aangekondigd.
Voor de behandeling van geheime informatie en verslaglegging daarover, gelden uiteraard ook voor de Auditcommissie de spelregels zoals vastgelegd in de gemeentewet en de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Punt a en b. In dit artikel wordt vastgelegd dat adviezen van de commissie actief aan de raad worden gestuurd. Daarnaast is opgenomen op welke wijze adviezen worden vastgesteld i.c. als een stemming nodig is om het advies van de Auditcommissie vast te stellen.