Regeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021

In deze regeling wordt verstaan onder:

Raad:

Betreft de gemeenteraad, oftewel het algemeen bestuur. Deze stelt de kaders vast waarbinnen de organisatie haar taken uitvoert. Het budgetrecht berust bij de raad. Het budgetrecht wordt concreet ingevuld bij het vaststellen van de programmabegroting van de raad.

College:

Betreft het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartewaterland, oftewel het dagelijks bestuur. Op grond van de gemeentewet is het dagelijks bestuur belast met de uitvoering van raadsbesluiten. Het dagelijks bestuur is daarom belast met de uitvoering van de programmabegroting.

Gemeentesecretaris:

Primair is de gemeentesecretaris op basis van de mandaatregeling verantwoordelijk voor de uitvoering van taken binnen de gemeente.

Managementteam (MT):

Het managementteam van de ambtelijke organisatie van de gemeente Zwartewaterland betreft een orgaan, waarin gemeentesecretaris en eenheidsmanagers zijn vertegenwoordigd. De leden van het MT adviseren de gemeentesecretaris over uniforme toepassing van de budgethoudersregeling.

Griffier:

De griffier staat de gemeenteraad in de uitvoering van haar taak terzijde. De griffier legt rechtstreekse verantwoording af aan de gemeenteraad. De griffier organiseert complexe processen in een politiek-bestuurlijk krachtenveld.

Eenheidsmanager:

De eenheidsmanager is de functionaris welke verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de doelen binnen zijn eenheid. De eenheidsmanager maakt onderdeel uit van het MT en is Budgethouder voor zijn eenheid.

Projectleider:

Leidinggevende van een door het College en/of MT ingesteld project en is Deelbudgethouder.

Concerncontroller:

De concerncontroller verzorgt beleidsmatige ondersteuning/uitvoering bij het realiseren van gemeentelijke doelstellingen. De medewerker bewaakt de samenhang en samenwerking van verschillende beleidsgebieden en heeft daarbij een onafhankelijke positie.

Budget:

Onder budget wordt verstaan de middelen die via de programmabegroting, de productenraming en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan producten, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

Investeringsbudget of -krediet:

Het totaal aan beschikbare middelen voor het uitvoeren van een éénmalige investering of een project, waarvan de uitvoering niet aan een begrotingsjaar is gebonden.

Masterbudgethouder:

De masterbudgethouder betreft de gemeentesecretaris, die uit hoofde van haar functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente. De griffier is masterbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

Budgethouder:

Eenheidsmanager die is aangewezen aan het aan hem of haar toegewezen deel van de productenraming, voorzieningen en/of investeringskredieten namens het College uit te voeren.

Deelbudgethouder:

De functionaris die verantwoordelijk is voor een Budget onder eindverantwoordelijkheid van een budgethouder. Een Projectleider is een Deelbudgethouder.

Control adviseur:

De medewerker die belast is met het financieel adviseren en ondersteunen van Budgethouders en Deelbudgethouders. De Control adviseur adviseert de (Deel)Budgethouder gevraagd en ongevraagd over de consequenties van allerhande financiële vraagstukken.

(Financiële) Verplichting:

Iedere verplichting die voortkomt uit een overeenkomst of wet en leidt tot een betaling.

• 1.

  De gemeentesecretaris is de masterbudgethouder.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan per Budget, Investeringsbudget en -krediet een eenheidsmanager aanwijzen als budgethouder en kan tevens wijzigingen in budgethouders doorgeven. Dit wordt middels een MT besluit vastgelegd.

• 3.

  De eenheidsmanager kan medewerk(st)ers aanwijzen als deelbudgethouder en kan wijzigingen doorvoeren in deelbudgethouderschap.

• 4.

  De aanwijzing/wijziging als deelbudgethouder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan financiën.

• 5.

  Vervanging van (deel)budgethouders dient op hetzelfde niveau plaats te vinden en kan nooit gedelegeerd worden naar een medewerker die geen (deel)budgethouder is, tenzij dit door de budgethouder of masterbudgethouder is geaccordeerd.

• 6.

  De aanwijzing van de vervangende budgethouder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan aan financiën.

• 7.

  Financiën verwerkt de aanwijzing van deelbudgethouders binnen vijf werkdagen na melding in de administratie.

• 8.

  Financiën verstrekt het MT voorafgaand aan elk begrotingsjaar een totaaloverzicht van de aangewezen (deel)budgethouders, zoals bedoeld in het tweede respectievelijk vierde lid alsmede een totaaloverzicht van de vervangend (deel)budgethouders zoals bedoeld in het zesde lid.

• 1.

  De griffier is masterbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

• 2.

  Voor de budgetten, zoals bedoeld in het eerste lid, zal het MT in samenspraak met de griffier een budgethouder aanwijzen.

De Gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de productenraming, inclusief tussentijdse wijzigingen.

• 1.

  De (deel)budgethouders zijn verantwoordelijk voor een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige besteding van de middelen.

• 2.

  Voor wat betreft de rechtmatige besteding van de middelen ligt bij de (deel)budgethouder de verantwoordelijkheid deze aan te tonen en derhalve de organisatie zodanig in te richten dat dit mogelijk is.

• 3.

  Onverminderd de bepalingen van de in deze regeling opgenomen taken voor budgethouders zijn deze eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn of haar eenheid behoren.

• 4.

  De (deel)budgethouder is er verantwoordelijk voor dat iedere verplichting met inachtneming van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid en met inachtname van het mandaatstatuut tot stand dient te komen.

• 5.

  Met het coderen en accorderen van de factuur geeft de (deel)budgethouder aan dat er voldoende financiële dekking aanwezig is en dat de prestatie geleverd is.

• 6.

  De (deel)budgethouder dient bij elke financiële transactie aan te kunnen tonen dat de prestatie geleverd is.

• 7.

  De financiële administratie controleert de gecodeerde en geaccordeerde factuur. Deze controle beperkt zich tot het opgegeven grootboekrekeningnummer, kostencategorie en BTW-code. Indien de deelbudgethouder voorziet dat het budget op het niveau van het grootboekrekeningnummer zal worden overschreden met meer dan 1% (en een bedrag groter dan € 25.000), dan zal hij dit melden aan de budgethouder. Indien de budgethouder voorziet dat het budget op het niveau van het grootboekrekeningnummer zal worden overschreven met meer dan 10% (en een bedrag groter dan € 25.000) en hiervoor geen compensatie is binnen het betreffende deelprogramma waarop de uitgaven betrekking hebben, dan legt de budgethouder dit met een toelichting op de noodzakelijkheid voor aan de gemeentesecretaris (masterbudgethouder) met verzoek om hiermee in te stemmen. Dit besluit wordt geleid langs de afdeling financiën waar een advies bij de toelichting wordt gevoegd door de Control adviseur.

• 1.

  Het MT en de (deel)budgethouder zijn namens het College bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

  • a.

    De hiervoor geldende limieten waarvoor een (Deel)Budgethouder, Gemeentesecretaris of de Projectleider verantwoordelijk is zijn opgenomen in bijlage 1a en 1b.

  • b.

    Gelet op het bepaalde in artikel 7 lid 3 van de Financiële Beheersverordening Gemeente Zwartewaterland geeft de raad bij de begrotingsbehandeling aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 2.

  De (deel)budgethouder dient, als budgetverantwoordelijke, voor de start van het inkoopproces te beoordelen of het benodigde budget aanwezig is.

• 3.

  De (deel)budgethouder kan alleen betalingen verrichten ten laste van het door de raad beschikbaar gestelde en toegekende budget of investeringskrediet.

• 4.

  De (deel)budgethouder zorgt voor tijdige (binnen 5 werkdagen) codering en accordering van de factuur.

• 5.

  Alle (deel)budgethouders dienen de medewerker treasury te informeren over de verwachte en/of aangegane verplichtingen en inkomsten in het komende jaar, hoger dan € 50.000 per verplichting.

• 6.

  De (deel)budgethouder kan medewerkers van het team financiën mandateren voor het afhandelen van facturen door middel van ondertekening van het ‘formulier factuurafhandeling financiën’. Dit mandaat kan enkel worden afgegeven voor het afhandelen van de volgende categorie facturen: voorschotnota’s gas/water/elektra, gemeentelijke belastingen, verzekeringspremies en waterschapslasten.

• 7.

  Medewerkers zijn tot het verrichten van zogenaamde toonbank aankopen bevoegd tot het verrichten van betalingen tot € 100,-. Hiervoor dienen bonnetjes opgeslagen te worden en dient achteraf (zichtbaar) goedkeuring gegeven te worden door de deelbudgethouder.

• 1.

  De gemeenteraad is, conform artikel 191 van de gemeentewet, verantwoordelijk voor de vaststelling van de begroting. Wijzigingen die betrekking hebben op de programmabegroting (oftewel begrotingswijzigingen op programmaniveau) dienen altijd vastgesteld te worden door de raad.

• 2.

  De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende programma’s waarvoor hij of zij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als daarvoor van de gemeenteraad door middel van een wijziging van de programmabegroting toestemming is gekregen.

• 3.

  De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende deelprogramma’s waarvoor hij of zij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als daarvoor van het College, door middel van een wijziging van de begroting op deelprogrammaniveau, toestemming is gekregen.

• 4.

  De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten budgettair neutraal overhevelen binnen een deelprogramma. Hiervan wordt een administratieve wijziging gemaakt.

• 5.

  De deelbudgethouder kan tussen de verschillende categorieën binnen een productbudget budgettair neutraal overhevelen. Dit mag niet ten koste gaan van de door de Raad vastgestelde doelstellingen in de begroting.

• 6.

  De genoemde bevoegdheid geldt uitdrukkelijk niet voor de ruimte die beschikbaar is gesteld voor Investeringsbudgetten en -kredieten, tenzij de Raad daarvoor toestemming heeft gegeven.

• 7.

  College- en raadsvoorstellen met een financiële impact dienen vergezeld te gaan van een begrotingswijziging. Na besluitvorming door College of gemeenteraad worden deze door financiën in de administratie verwerkt.

  In bijlage 1c is tevens een overzicht opgenomen waaruit bovenstaande rechten blijken.

• 1.

  De budgethouder legt conform gemaakte afspraak, periodiek aan het College en/of het MT verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

• 2.

  Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en control cyclus van toepassing.

• 3.

  Ieder kwartaal wordt door de budgethouder gecontroleerd of de deelbudgethouders nog goed ingeregeld zijn.

• 4.

  Ieder kwartaal wordt de logfile vanuit FMS opgevraagd en wordt gecontroleerd of wijzigingen in (deel)budgethouders onderbouwd zijn met schriftelijke bevestigingen van de budgethouder dan wel een MT-besluit. Controle van en verantwoording over deze logfile is opgenomen is de verantwoordelijkheid van financiën.

• 5.

  Ieder kwartaal wordt er door de budgethouder een controle gedaan op de door de deelbudgethouder geaccordeerde facturen per crediteur. Deze controle ziet toe op voorkoming en detectie van het accorderen van (deel)facturen met een opdracht/verplichting met een omvang van meer dan € 25.000 middels meerdere deelfacturen. Daarnaast ziet deze controle toe op beoordeling of de opdrachtwaarde waar de budgethouder voor getekend heeft, niet overschreden wordt.

• 1.

  De concerncontroller en het team financiën dragen er zorg voor dat het MT en de (deel)budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten en Investeringsbudgetten of -kredieten waarvoor zij als (deel)budgethouder zijn aangewezen.

• 2.

  De gemeentesecretaris en de (deel)budgethouders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten en Investeringsbudgetten of -kredieten te raadplegen.

De gemeentesecretaris wint in het kader van deze regeling advies in bij de concerncontroller en/of de Control adviseur. Bij voorkeur wordt dit advies vooraf bij de relevante stukken gevoegd.

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 november 2021.

• 2.

  Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Budgethouders gemeente Zwartewaterland 2021”.