Besluit van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent mandaat (Mandaatregeling Opsterland 2021)

Artikel 1 Begripsbepaling

• 1.

  Ambtelijk Opdrachtgever (AOG): de door de algemeen directeur aangewezen leidinggevende die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor de realisatie van het projectresultaat, bewaakt de scope van het project en stelt de benodigde middelen beschikbaar;

• 2.

  Budgethouder: hij of zij die door het college is aangewezen als ambtenaar die verantwoordelijk is voor een bij een product of project behorend budget;

• 3.

  Algemeen Directeur: de gemeentesecretaris, als bedoeld in artikel 102 en volgende van de Gemeentewet, in zijn functie van hoofd van de ambtelijke organisatie;

• 4.

  Gemandateerde: degene aan wie het mandaat wordt verleend;

• 5.

  Leidinggevende: functionaris die voor zijn beroep leiding geeft aan een organisatie-eenheid: algemeen directeur, directeur, afdelingshoofd, teammanager of teamleider;

• 6.

  Mandaat: het in naam van het bevoegde bestuursorgaan nemen van besluiten;

• 7.

  Mandaatgever: het bestuursorgaan dat mandaat verleent;

• 8.

  Medewerker: degene die op grond van de functiebeschrijving en/of een opdracht van een leidinggevende, geacht mag worden met de uitvoering van de betreffende taak te zijn belast.

• 9.

  Projectleider: de medewerker die belast is met, en verantwoordelijk is voor het projectresultaat en het eerste aanspreekpunt is voor de aan het project toegewezen projectmedewerkers.

Artikel 2 Algemeen

• 1.

  De uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het bij deze regeling behorende overzicht, is gemandateerd aan de daar genoemde functionarissen, waarbij slechts in de daarbij nadrukkelijk aangegeven gevallen toestemming voor ondermandaat wordt verleend;

• 2.

  De in lid 1 genoemde functionaris is tevens bevoegd tot ondertekening in de zin van artikel 10:11 Algemene wet bestuursrecht, voor zover daar in de kolom Bijzondere bepalingen en nadere toelichting geen nadere beperking aan zijn gesteld of uitzondering op is bepaald;

• 3.

  De in tabel onder E (Vertegenwoordiging) aangeduide functionarissen worden aangewezen als gemachtigde van de burgemeester dan wel de resp. bestuursorganen;

• 4.

  Bij de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in deze regeling, worden de Bijzondere bepalingen en nadere toelichting, opgenomen in de desbetreffende kolom van het bij deze regeling behorende overzicht, in acht genomen;

• 5.

  Onverminderd het bepaalde in het vierde lid, worden bij de uitoefening van bedoelde bevoegdheden, wetgeving, aanwijzingen, beleidsregels, circulaires van rijks-, provinciale of gemeentelijke organen in acht genomen;

• 6.

  Ten aanzien van de uitoefening van bevoegdheden, die financiële consequenties hebben, geldt dat de begroting van het dienstjaar hierin moet voorzien.

Artikel 3 Mandaat bij meerdere functionarissen

Indien in het overzicht aan meerdere functionarissen mandaat is verleend, kan het mandaat rechtsgeldig door elk van de genoemde functionarissen worden uitgeoefend, tenzij een mandaatgever nadrukkelijk heeft aangegeven zelf het mandaat te willen uitoefenen.

Artikel 4 Plaatsvervanging

• 1.

  In geval van afwezigheid van de gemandateerde, vindt er – voor zover mogelijk – een horizontale vervanging plaats.

• 2.

  Indien zowel de gemandateerde, als zijn / haar horizontale vervanger afwezig is, is de direct leidinggevende bevoegd als zodanig op te treden.

• 3.

  In geval van afwezigheid vervangen de algemeen directeur en de directeur elkaar onderling.

• 4.

  Leidinggevenden zijn bevoegd om personen die op basis van een arbeidsovereenkomst of op basis van een detacheringovereenkomst zijn aangesteld als uitvoerend ambtenaar of plaatsvervanger te laten optreden mits de betreffende persoon schriftelijk verklaard akkoord te gaan met de verplichtingen voortvloeiende uit de cao en interne regels en instructies.

Artikel 5 Relatie met een ander team

Indien bij een krachtens mandaat te nemen beslissing of handeling een ander team belang heeft of de betreffende aangelegenheid het taakveld van een ander onderdeel raakt, legt de gemandateerde de zaak vooraf voor aan de betreffende medewerker van dat andere team, dit onverminderd het gestelde in de kolom "Bijzondere bepalingen en nadere toelichting" van het bij deze regeling behorende overzicht. Als er geen overeenstemming wordt bereikt, geldt artikel 9, lid 3 onder f.

Artikel 6 Budgethouderschap

• 1.

  In geval van mandatering van bevoegdheden aan leidinggevenden tot het nemen van besluiten ten laste van de begroting, wordt de gemandateerde tevens geacht te zijn aangewezen als budgethouder. Voor alle budgethouders gelden de voorschriften als bedoeld in de leden 3 t/m 6 van dit artikel.

• 2.

  Naast leidinggevenden kunnen ook andere medewerkers structureel of incidenteel aangewezen worden als budgethouder.

• 3.

  De budgethouder is verantwoording verschuldigd aan de algemeen directeur.

• 4.

  Projectleiders zijn met betrekking tot het aan hun project toegewezen projectbudget budgethouder, tenzij de AOG anders beslist.

• 5.

  In afwijking van het derde lid zijn projectleiders als budgethouder verantwoording verschuldigd aan hun AOG.

• 6.

  Een budgethouder is beleidsmatig en financieel verantwoordelijk voor de totstandkoming en kwaliteit van een product (budget), de effectiviteit en efficiëntie van dat product, de advisering over dat product aan het bestuur en het realiseren van de geraamde inkomsten.

• 7.

  De budgethouder is tevens beleidsmatig en financieel verantwoordelijk voor begroting, budgetrapportages, jaarrekening en beleidstoelichtingen op product -en budgetniveau. Dit betreft ook de toelevering van cijfers, teksten en analyses.

• 8.

  Bij de uitoefening van de bevoegdheden als budgethouder, worden de Bijzondere bepalingen en nadere toelichting, opgenomen in de desbetreffende kolom van het bij deze regeling behorende overzicht, de kadernota inkoop -en aanbestedingsbeleid, het collegebesluit inkoop en aanbesteding, alsmede de meerjarenbegroting in acht genomen.

Artikel 7 Mandaat algemeen directeur

• 1.

  Aan de algemeen directeur wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden.

• 2.

  Aan het college en de burgemeester blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

  • a.

    de raad;

  • b.

    de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

  • c.

    (bestuurs)organen van waterschap, provincie of rijk.

• 3.

  Onverminderd het gestelde in het eerste lid blijven aan het college en de burgemeester voorbehouden de bevoegdheden als genoemd in bijlage 1.

• 4.

  Het college en de burgemeester zijn bevoegd om mandaten die op grond van dit artikel zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken.

Artikel 8 Wijze van ondermandatering

• 1.

  De aan de algemeen directeur gemandateerde bevoegdheden in de zin van artikel 7 worden ondergemandateerd aan de in de bijbehorende tabel aangewezen functionarissen.

• 2.

  Bij dit mandaat geldt een systeem van getrapte mandatering. Dit houdt in dat, tenzij anders is bepaald, de bevoegdheden ondergemandateerd zijn aan de hiërarchisch laagste in de tabel genoemde functie (directeur/afdelingshoofd, AOG, projectleider, teammanager/teamleider, of medewerker), alsmede alle boven hem/haar ressorterende leidinggevenden.

• 3.

  De gemandateerde maakt van het aan hem verleende mandaat slechts gebruik voor zover het aangelegenheden betreft die behoren tot zijn taakveld en binnen het voor het product of project toegekende budget.

• 4.

  Aan de algemeen directeur blijven voorbehouden de bevoegdheden die bij of krachtens de wet aan zijn functie zijn toegekend.

• 5.

  De algemeen directeur is bevoegd om mandaten die op grond van dit artikel zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk in te trekken.

Artikel 9 Uitzonderingen

In de volgende gevallen legt de gemandateerde de kwestie ter beslissing aan zijn/haar leidinggevende voor, onverminderd het bepaalde in artikel 10:3 tweede lid van de wet:

• a.

  Als bestuurlijk is aangegeven dat een wijziging, aanvulling of afwijking van het tot dan gevoerde beleid gewenst is;

• b.

  Als inwilliging van een verzoek zou leiden tot strijdigheid met het gemeentelijk beleid, met richtlijnen of met voorschriften daaromtrent;

• c.

  Als redelijkerwijs aangenomen mag worden dat de afdoening (grote) politieke consequenties met zich mee zal brengen, dan wel precedentwerking zal oproepen;

• d.

  Als de afdoening van een zaak niet als een routineaangelegenheid kan worden gekwalificeerd;

• e.

  Als bij besluiten waar sprake is van beleidsvrijheid reeds in de voorbereidingsfase aannemelijk is dat tegen de te nemen beslissing bezwaar zal worden gemaakt dan wel beroep ingesteld;

• f.

  Als in de voorbereidingsfase de standpunten van de portefeuillehouder, adviseurs en de gemandateerde met betrekking tot de te nemen beslissing uiteenlopen;

• g.

  Als de mandaatgever, dan wel de gemandateerde de wens daartoe te kennen geeft;

• h.

  Ten aanzien van de vaststelling en verzending van stukken aan een raadscommissie en/of de gemeenteraad;

• i.

  Ten aanzien van uitingen, gericht aan andere overheidsorganen, tenzij in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of de jurisprudentie bepaald beleid.

• j.

  Het nemen van privaat- en bestuursrechtelijke besluiten waarbij medewerkers betrokken zijn, met uitzondering van beslissingen o.g.v. de (aanvullende regels) CAR/UWO en m.b.t. de burgerlijke stand, reisdocumenten en rijbewijzen.

Artikel 10 Mandaat bij twijfelgevallen

Indien een gemandateerde twijfelt over zijn bevoegdheid tot het verrichten van een bepaalde handeling, dan legt hij de vraag voor aan zijn/haar leidinggevende, welke vervolgens beslist op welk niveau de beslissing wordt genomen.

Artikel 11 Mandatering door heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar

• 1.

  De heffingsambtenaar kan zijn bevoegdheden ex artikel 231, lid 2 Gemeentewet en artikel 1, lid 2 Wet WOZ mandateren aan een medewerker, voor zover de aard van de bevoegdheid zich niet daartegen verzet.

• 2.

  De invorderingsambtenaar kan zijn bevoegdheden ex artikel 255, lid 1 en 231, lid 2 Gemeentewet mandateren aan een medewerker, voor zover de aard van de bevoegdheid zich niet daartegen verzet.

• 3.

  De gemandateerden maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik binnen de door de mandaatgever gestelde kaders.

• 4.

  De heffingsambtenaar resp. de invorderingsambtenaar zijn bevoegd om mandaten die bij dit besluit zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk in te trekken

Artikel 12 Mandatering aan externen

• 1.

  In afwijking van het bepaalde in de artikelen 2 t/m 11 kunnen ook bevoegdheden gemandateerd worden aan niet onder de mandaatgever ressorterende en tot de organisatie behorende functionarissen, personen of instanties.

• 2.

  De bepalingen van artikel 6 zijn niet van toepassing op de onder lid 1 genoemde externe functionarissen, personen of instanties.

Artikel 13 Volmacht en machtiging

Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van:

• a.

  volmacht om in naam van het college of de burgemeester privaatrechtelijke handelingen te verrichten;

• b.

  machtiging om in naam van het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 14 Bevoegdheidsuitoefening namens het bestuursorgaan

De bevoegdheden, bedoeld onder artikel 2, eerste lid van deze regeling worden door de gemandateerde uitgeoefend namens het terzake bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 15 Wijze van ondertekening bij mandaat

• 1.

  In geval van uitoefening van bevoegdheden, als bedoeld in artikel 2, worden uitgaande bescheiden als volgt ondertekend:

   

  Namens (bestuursorgaan),

  gevolgd door de handtekening, de naam van de mandataris en de functieaanduiding.

   

• 2.

  Brieven als bedoeld bij lid 1 dienen in de "ik-vorm" te worden geschreven.

Artikel 16 Vermelding rechtsbescherming bij mandaat

Als tegen een krachtens mandaat genomen besluit een administratiefrechtelijke voorziening openstaat, wordt hiervan met de verzending van het besluit mededeling gedaan. Daarbij wordt gebruik gemaakt van standaardteksten.

Artikel 17 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als "Mandaatregeling Opsterland 2021".

• 2.

  Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 maart 2021.

• 3.

  Gelijktijdig met inwerkingtreding van deze regeling wordt de Mandaatregeling 2018 (d.d. 30-10-2018) ingetrokken.