Art. 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- 1.
Auditcommissie: de door de raad ingestelde auditcommissie.
- 2.
Voorzitter: de door de commissie uit zijn midden benoemde voorzitter.
- 3.
Secretaris: de griffier wordt aangewezen als secretaris van de Auditcommissie.
- 4.
Lid: elk door de raad benoemd lid van de auditcommissie.
Art. 2 De auditcommissie
De auditcommissie is een commissie voor overleg ter voorbereiding op en advies aan de raad over de gemeentelijke planning en control cyclus. Tot de taken van de auditcommissie behoren:
- 1.
De onderzoeken van het college, de rekenkamercommissie en de accountant coördineren en afstemmen;
- 2.
Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad over de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole;
- 3.
Het adviseren van de raad over onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zouden kunnen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid;
- 4.
Het adviseren van de raad over het controleprotocol, controleverordening en financiële verordening (college doet de voorstellen);
- 5.
Het toetsen of controles voldoen aan de opdracht door de raad;
- 6.
Het formuleren van een advies aan de wijze van behandeling van de (interim) rapportages van de accountant;
- 7.
Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- 8.
Het voorbereiden van de selectie van de accountant voor afloop van het contract met de accountant;
- 9.
Het organiseren van expert-meeting over de relevante onderwerpen met betrekking tot de controletaak van de raad.
Art. 3 De voorzitter
- 1.
De Auditcommissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
De voorzitter is belast met:
- 1.
Het leiden van het werk en de vergaderingen van de auditcommissie. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.
- 2.
Het aansturen van de secretaris van de auditcommissie.
- 3.
Het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming van de auditcommissie.
- 4.
Het woordvoerderschap van de auditcommissie.
- 5.
De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris en één van de leden.
Art. 4 De secretaris
- 1.
De griffier (of een door de griffier aangewezen medewerker) voert het secretariaat van de auditcommissie.
- 2.
Adviseert de auditcommissie over zaken die het werk van de commissie betreffen.
- 3.
Adviseert de auditcommissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de auditcommissie.
Art. 5 De leden
- 1.
De raad benoemt, aan het begin van elke raadsperiode voor de duur van die raadsperiode, drie raadsleden op voordracht van de fracties.
- 2.
De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.
- 3.
Bij tussentijdse vervanging wordt een lid dat namens een fractie zitting heeft vervangen door een lid van dezelfde fractie of een nog niet vertegenwoordigde fractie.
Art. 6 Plaatsvervanging
- 1.
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.
- 2.
Leden kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een fractiegenoot.
- 3.
Art. 7 Wijze van vergaderen
- 1.
- 2.
De auditcommissie vergadert tenminste drie keer per jaar: o.a. in januari over de managementletter die de accountant in december aan het college stuurt, in mei/juni over de jaarrekening van het afgelopen jaar en in oktober over de begroting van het aankomende jaar.
- 3.
- 4.
De secretaris van de auditcommissie zorgt dat alle leden uiterlijk 10 dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda ontvangen.
- 5.
- 6.
De secretaris stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op.
- 7.
- 8.
Om besluiten te kunnen nemen dient tweederde van de auditcommissie aanwezig te zijn in de vergadering.
- 9.
- 10.
Besluiten worden zo mogelijk unaniem genomen, maar tenminste bij meerderheid van stemmen.
- 11
- 12
De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter en leden van de auditcommissie.
- 13
- 14
De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden mogen als toehoorder aanwezig zijn. Alle raadsleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie.
Art. 8 Adviseurs
- 1.
De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs zoals de accountant, de portefeuillehouder Financiën, de ambtenaar belast met de Planning en Control cyclus en de gemeentesecretaris.
- 2.
De auditcommissie kan advies van derden inroepen.
Art. 9 Verslaglegging
- 1.
Van iedere bijeenkomst van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld.
- 2.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 3.
Het verslag wordt ter kennisname naar de raad gestuurd.