Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Simpelveld houdende regels omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De Gemeenten willen met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

3.1 ALGEMEEN JURIDISCH KADER

De Gemeenten leven de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeenten restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Op grond van artikel 17, lid f, van de Financiële Verordening gemeente Simpelveld 2017 c.q. artikel 19, lid g, van de Financiële Verordening gemeente Voerendaal 2017 die beide op 1 januari 2017 in werking zijn getreden, dragen de respectievelijke colleges zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

3.2 UITGESLOTEN OPDRACHTEN VOOR DIENSTEN

Deze beleidsregels zijn, voor zover zij de Europese drempelbedragen niet overschrijden, niet van toepassing op opdrachten voor diensten betreffende:

• •

  de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of rechten hierop;

• •

  arbitrage en bemiddeling;

• •

  juridische dienstverlening (vertegenwoordiging in rechte, advies m.u.v. inhuur juridisch personeel);

• •

  (quasi-) inbesteden mits aan de toepasselijk voorwaarden is voldaan;

• •

  het aangaan van arbeidsovereenkomsten.

3.3 ALGEMENE BEGINSELEN BIJ INKOOP

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De Gemeenten nemen bij hun Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

   

  Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
  Non-discriminatie	Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
  Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
  Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeenten passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
  Wederzijdse erkenning	Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeenten.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De Gemeenten nemen bij hun Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

• c.

  Grensoverschrijdend belang

  Gelet op de geografische ligging van de Gemeenten ten opzichte van Duitsland en België, kan het voorkomen dat sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang met betrekking tot de voorgenomen Inkoop. Van belang is dat het hier moet gaan om een duidelijk grensoverschrijdend belang.

• Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden. Het Hof noemt in haar aangehaalde uitspraak de volgende criteria voor het doen ontstaan van een duidelijk grensoverschrijdend belang:

  • •

    de geraamde opdrachtwaarde;

  • •

    de technische aard van de opdracht en

  • •

    de plaats van uitvoering.

• Om inzicht te krijgen in de aanwezigheid van een eventueel grensoverschrijdend belang kunnen de Gemeenten voorafgaand aan de Inkoop een uitgevoerde marktanalyse verlangen, zoals bedoeld onder hoofdstuk 5.2.

   

  Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zullen de Gemeenten een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Hiertoe letten de Gemeenten, op basis van de beginselen van gelijkheid en transparantie expliciet op dat buiten Nederland gevestigde ondernemers gelijk worden behandeld met ondernemers gevestigd in Nederland. Bijvoorbeeld kunnen de Gemeenten de aankondiging van de te verstrekken opdracht op hun website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen, zodat inschrijvers uit andere lidstaten toegang krijgen tot alle relevante informatie betreffende de voorgenomen opdracht.

3.4 UNIFORME DOCUMENTEN

De Gemeenten streven ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeenten passen bij inkoop in ieder geval zoveel mogelijk landelijke of branche standaarden toe.

Zonder uitputtend te willen zijn volgen hieronder de meest gebruikte standaarden door de Gemeenten:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

• •

  Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Simpelveld 2019 c.q. Voerendaal 2019 (gelijkluidend, gebaseerd op het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden);

• •

  Verwerkersovereenkomst (gelijkluidend, gebaseerd op het VNG Model);

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor IT (GIBIT).

3.5 INKOOPHANDBOEK EN AANBESTEDINGSDOSSIER

De gemeenten hanteren een inkoophandboek, waarin de interne processen en handelingen ten aanzien van inkoop worden uitgewerkt. Dit kan worden onderscheiden van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid; er is echter een zekere overlap. De uitgangspunten van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn leidend voor het inkoophandboek. In het inkoophandboek komen echter ook andere beleidsuitgangspunten terug, bijvoorbeeld de mandaatregeling en het social return- beleid. In gezamenlijkheid leidt dit tot een praktisch toepasbare leidraad voor medewerkers die zich met inkoop en aanbesteding bezighouden.

Na het volgen van de juiste procedure en het aangaan van een contract nemen de gemeenten de relevante documenten op in een aanbestedingsdossier. Dit aanbestedingsdossier wordt opgeslagen zodat transparantie te allen tijde geborgd is.

3.6 MANDAAT EN VOLMACHT

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregelingen van de Gemeenten. De Gemeenten willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. De bevoegdheid te besluiten tot daadwerkelijke gunning van een aanbesteding van een opdracht is een beslissing die op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan de respectievelijke colleges is voorbehouden. Bij de ondertekening van een overeenkomst worden de Gemeenten in en buiten rechte vertegenwoordigd door hun burgemeester (ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet). Via mandaat, volmacht dan wel machtiging kunnen deze taken binnen de Gemeenten worden overgedragen aan nader aan te wijzen Gemeentefunctionarissen. Bij gebruikmaking van een mandaat, volmacht dan wel machtiging zal altijd een conform de vigerende mandaat- en volmachtregeling getekend schriftelijk besluit genomen worden.

3.7 AFWIJKINGSBEVOEGDHEID

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd schriftelijk besluit van het college van burgemeester en wethouders van de betreffende Gemeente(n) en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Een deugdelijk gemotiveerd afwijkingsvoorstel bestaat minimaal uit een van de volgende aspecten:

• 1.

  Omvang van de opdracht;

• 2.

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• 3.

  Aantal potentiële partijen;

• 4.

  Gewenst eindresultaat;

• 5.

  Complexiteit van de opdracht en

• 6.

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

In het beslispunt van het collegevoorstel dient tevens duidelijk de reden van het afwijken van deze nota inkoop en aanbesteding genoemd te worden. Daarnaast dient ieder afwijkingsvoorstel voorzien te zijn van een goedkeurend advies van de beleidsadviseur bedrijfsvoering dan wel concernjurist belast met aanbestedingen t.a.v. de afwijking. Dit advies wordt samen met het collegevoorstel als 1 adviesstuk aangeboden aan het betreffende college.

Onverminderd het bepaalde in artikel 4:84 van de Awb, zijn afwijkingen van dit Inkoopbeleid (bijvoorbeeld het toepassen van een andere procedure dan voorgeschreven in dit inkoopbeleid) slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij opdrachten die boven de Europese drempelwaarden uitkomen, is afwijken niet toegestaan. De hierna genoemde uitzonderingsgevallen gelden dus niet voor Europese aanbestedingen. De afwijkingsbevoegdheid kan niet gemandateerd worden.

De volgende redenen geven invulling aan artikel van de 4:84 van de Awb en kunnen aanleiding zijn om af te wijken van deze beleidsregels:

In deze nota is er niet voor gekozen om de redenen die tot afwijking van de algemene regels kunnen leiden, limitatief op te nemen. Deze redenen kunnen namelijk zo divers zijn dat een opsomming nimmer volledig zal zijn en derhalve het risico bergt dat een gegrond verzoek om afwijkend aan te besteden niet gehonoreerd kan worden.

3.8 KLACHTENREGELING & RECHTSBESCHERMING

Gestimuleerd wordt dat de Gemeenten en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kunnen de Gemeenten opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeenten de klacht vervolgens zullen behandelen.

In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen aanbestedende diensten en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in een aanbestedingsprocedure wordt gehandeld. Dit kan leiden tot een klacht.

Voor aanbestedende diensten die tevens een bestuursorgaan zijn, geldt dat zij op grond van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht een klacht behoorlijk en zorgvuldig moet behandelen. Klachten worden ingediend via het e-mailadres info@simpelveld.nl respectievelijk info@voerendaal.nl met als vermelding “klachtenmeldpunt aanbesteden gemeente Simpelveld c.q. Voerendaal”. Voor de klachtafhandeling door aanbestedende diensten en ondernemers is een landelijke standaard ontwikkeld: ‘Het advies klachtafhandeling bij aanbesteden’. Deze standaard is onderdeel van flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012.

Rechtsbescherming/ “Alcalteltermijn”

Ter bescherming van de rechten van partijen die aan een aanbesteding deelnemen zijn Europese rechtsbeschermingsrichtlijnen opgesteld. Deze rechtsbeschermingsrichtlijnen zijn geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. De Alcateltermijn is een “stand-still” periode, waarbinnen het mogelijk is om beroep in te stellen tegen het besluit van een overheid om een opdracht te gunnen. In het uiterste geval kan dit beroep leiden tot nietigverklaring van het bestreden gunningsbesluit.

De Gemeenten hanteren bij alle door haar uitgevoerde aanbestedingen boven de Europese drempelwaarde een stand-still periode van twintig (20) kalenderdagen. Bij aanbestedingen onder de Europese drempel hanteren de Gemeenten een stand-still periode van tien (10) kalenderdagen. Praktisch gezien wordt eerst een voorlopige gunning dan wel afwijzing verzonden naar de inschrijvers van een aanbesteding, waardoor de dag erna (de dagstempel is hierbij leidend) de stand-still periode start.

Deze termijn dient om de afgewezen inschrijvers de mogelijkheid te bieden de redenen van hun afwijzing te achterhalen, voor zover deze nog niet bekend zijn, en (zich te beraden om) eventueel een juridische procedure te starten. De gunning van de opdracht wordt opgeschort totdat de termijn is verstreken. Na afloop van deze stand-still periode wordt de definitieve gunning dan wel afwijzing verzonden naar de inschrijvers. Inschrijvende partijen worden op de hoogte gesteld van dit beleid in de voorlopige gunningsbrief en eventueel in bijbehorende aanbestedingsdocumenten. Expliciet wordt in de aanbestedingsdocumenten en correspondentie aangegeven (datum vermelden) dat een inschrijver zijn rechten verwerpt als deze niet tijdig klaagt over de voorgenomen gunningsbeslissing.

Als de gunningsbeslissing onvoldoende wordt gemotiveerd, gaat de opschortende termijn van twintig (20) (> Europese aanbestedingen) dan wel tien (10) (< Europese aanbestedingen) dagen niet lopen. Een benadeelde ondernemer kan in dat geval, ook na de termijn van twintig (20) dan wel tien (10) dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen vanwege het in strijd met de Aanbestedingswet 2012 sluiten van de overeenkomst. Als tijdens de opschortende termijn een kort geding aanhangig wordt gemaakt tegen de voorlopige gunningsbeslissing, wordt de definitieve gunningsbeslissing opgeschort.

4.1 Integriteit

• a.

  De Gemeenten stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  De Gemeenten hebben hoog in het vaandel dat hun bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  Gemeenten contracteren enkel met integere Ondernemers.

  De Gemeenten willen enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeenten kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

   

  De Wet BIBOB (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) geeft de Gemeenten sinds 2003 een extra instrument in handen om de integriteit te controleren van partners met wie zij, bijvoorbeeld via aanbesteding, direct of via onderaanneming zaken doet. Bij aanbestedingen in de sectoren Bouw, Milieu en ICT van een opdracht met een geraamde opdrachtwaarde boven het Europees drempelbedrag én bij Diensten en Leveringen onder de drempelwaarde met betrekking tot veiligheidsvoorzieningen, beoordelen de Gemeenten of sprake is van omstandigheden als omschreven in de Wet BIBOB.

   

  Deze beoordeling vindt plaats op basis van de door de inschrijver of gegadigde ingevulde Eigen Verklaring. Indien uit de beoordeling van de Eigen Verklaring Gemeenten een aanwijzing hebben dat de gegadigde aan wie zij voornemens is om de opdracht te gunnen of een uitnodiging tot inschrijving te sturen zich bevindt in een omstandigheid zoals beschreven in de Wet BIBOB, maar nog onvoldoende informatie heeft om een uitsluitingsgrond zoals bedoeld in de Aanbestedingsregelgeving van toepassing te verklaren, vragen de gemeenten het Bureau BIBOB om een advies. Het BIBOB-advies kan vervolgens dienen ter onderbouwing van een beslissing van de Gemeenten om de opdracht niet aan de betreffende ondernemer te gunnen. De Gemeenten doen in de aanbestedingsdocumenten altijd melding indien de Wet BiBOB op de betreffende procedure van toepassing is.

4.2 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN

• a.

  Bij Inkopen nemen de Gemeenten sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeenten de effecten op people, planet en profit meenemen bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeenten stimuleren daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

   

  De Gemeenten hebben ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast hebben de Gemeenten als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen willen zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeenten vergroten de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door hun opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

   

  De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

  • •

    de Gemeenten analyseren in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;

  • •

    bij de product- en marktanalyse kunnen de Gemeenten inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

  • •

    de Gemeenten promoten het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen;

  • •

    in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;

  • •

    de Gemeenten stimuleren het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs;

  • •

    de Gemeenten kunnen digitaal Inkopen (E-procurement) en hebben een voorkeur voor E factureren;

  • •

    de Gemeenten monitoren de aangeboden MVI-oplossingen en controleren of MVI-afspraken worden nagekomen.

• In deze beleidsregels is ervoor gekozen om de duurzaamheidscriteria zoals opgesteld door AgentschapNL uitsluitend van toepassing te verklaren op alle openbare aanbestedingen. In praktijk betekent dit, dat leveringen en diensten vanaf € 125.000 en voor werken vanaf € 1.000.000 onderwerp kunnen zijn van duurzaam inkopen. In die gevallen wordt respectievelijk worden:

  • •

    bij aanvang de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend;

  • •

    duurzaamheid expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningscriteria en

  • •

    duurzaamheidsafspraken waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract.

• Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

   

  • •

    Klimaatbewust Inkopen

    De Gemeenten onderschrijven het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeenten willen stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeenten (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

     

  • •

    Biobased Inkopen

    Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeenten streven ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

     

  • •

    Circulair Inkopen

    Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeenten kunnen bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

     

  • •

    Internationale Sociale Voorwaarden

    De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kunnen de Gemeenten bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kunnen de Gemeenten de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

• b.

  De Gemeenten willen dat Inkopen ook een social return opleveren.

  Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeenten, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeenten willen dat hun Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. De Gemeenten passen hiervoor de actuele versie van de beleidsregels Social Return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg toe.

   

  Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeenten kunnen social return inzetten voor:

  • •

    het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;

  • •

    het stimuleren van sociaal ondernemen; en

  • •

    het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

     

• c.

  Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.

  Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen dragen de Gemeenten bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).

5.1 ECONOMISCH MEEST VOORDELIGE INSCHIJVING

• a.

  Gegund wordt op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

  De Aanbestedingswet kent 3 gunningscriteria: Beste prijs-kwaliteit (BPKV), de laagste prijs en de laagste (levenscyclus)kosten. EMVI is de overkoepelende term geworden voor de 3 gunningscriteria. Het toepassen van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) heeft de voorkeur omdat dit een middel kan zijn om een hogere kwaliteit van overheidsopdrachten te verkrijgen. Het gunningscriterium laagste (levenscyclus)kosten kan in voorkomende gevallen een alternatief zijn. Slechts indien dit op basis van objectieve gronden schriftelijk wordt gemotiveerd, kan op de laagste prijs worden gegund.

   

  Motiveringen voor het gebruik van de laagste prijs als gunningscriterium kunnen zijn:

   

  • •

    Detailniveau van de opdracht

     

    Dit argument wordt vooral gebruikt bij RAW (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw) bestekken, maar ook in andere sectoren wordt dit argument soms gekoppeld aan het strategisch belang van de opdracht of dat gebruikers/bewoners betrokken waren bij de invulling van de opdracht .

     

  • •

    Geen of beperkte meerwaarde van BPKV

     

    Vaak is dit argument indirect verwoord als 'opdrachtgever heeft geen criteria kunnen vaststellen die meerwaarde opleveren' of 'potentiële meerwaarde weegt niet op tegen meerkosten BPKV'.

     

  • •

    Disproportionaliteit

     

    Deze argumenten betreffen de hoge transactiekosten, administratieve lastenverzwaring of het achterstellen van MKB.

     

  • •

    Commodity

     

    Bij routinematige, niet complexe werkzaamheden of homogene handelsproducten is gunnen op laagste prijs gangbaar en BPKV zou ook weinig meerwaarde opleveren.

     

  • •

    Kwaliteit geborgd door geschiktheidseisen, selectiecriteria of knock-outcriteria

     

    Strenge eisen leiden reeds tot een select aantal inschrijvers of inschrijvingen zonder grote verschillen.

5.2 PRODUCT- EN MARKTANALYSE

• a.

  Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  De Gemeenten achten het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeenten kunnen contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.3 ONAFHANKELIJKHEID EN KEUZE VOOR DE ONDERNEMERSRELATIE

• a.

  De Gemeenten achten een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  De Gemeenten streven naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeenten moeten in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij hun Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeenten kiezen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente(n) door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, product-ontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeenten kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.4 LOKALE ECONOMIE, MKB EN SOCIALE ONDERNEMINGEN

• a.

  De Gemeenten hebben oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeenten moeten niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

   

  Inkopen beneden de grens van € 2.500,- (zgn “vormvrije” inkopen) worden voor zover mogelijk gedaan bij lokale ondernemers. Enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden in beginsel en voor zover mogelijk bij (een) lokale ondernemer(s) geplaatst. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen zal, indien voorhanden, in beginsel ten minste één (1) lokale ondernemer worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Van dit beginsel kan uitsluitend worden afgezien indien het betreffende werk, de dienst of de levering niet door een lokale partij kan worden uitgevoerd dan wel levering c.q. uitvoering evident tegen niet-marktconforme prijzen wordt aangeboden.

• b.

  De Gemeenten hebben oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeenten houden echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kunnen de Gemeenten doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  De Gemeenten hebben oog voor sociale ondernemingen.

  Bij Inkopen kunnen de Gemeenten opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.5 INNOVATIE

De Gemeenten kunnen hun Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeenten zullen waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

5.6 SAMENWERKINGSVERBANDEN

De Gemeenten hanteren als uitgangspunt dat zij oog hebben voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisaties als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

In het kader van de functionele integratie van de gemeenten Simpelveld en Voerendaal zal bij een gezamenlijke aanbesteding in de aanbestedingsdocumenten duidelijk worden aangegeven welke van de twee gemeenten optreedt als aanbestedende dienst. Uitgangspunt daarbij is dat de gemeente waar het desbetreffende dienstonderdeel zijn standplaats heeft, optreedt als aanbestedende dienst voor beide gemeenten.

5.7 BEPALEN VAN DE INKOOPPROCEDURE

De Gemeenten hebben de vrijheid om zelf zorg te dragen voor hun taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren.

Indien de Gemeenten kiezen voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteren zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De Gemeenten zullen met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Een inkoopstrategie die afwijkt van dit beleid dient vooraf goedgekeurd te worden door het desbetreffende college.

Onderstaande kleurenschema’s uit de Gids Proportionaliteit bieden handvatten voor het bepalen van de te volgen procedure. In deze schema’s is geen rekening gehouden met opdrachten met een grensoverschrijdend belang. Bij dergelijke opdrachten kan het al bij lagere waarden noodzakelijk zijn nationaal openbaar aan te besteden.

Los van de algemene kaders die worden weergegeven in deze balkjes blijft het uiteraard belangrijk om altijd te kijken naar de concrete situatie. In de praktijk zijn concrete drempelbedragen nuttig om eenvoudig de procedure te bepalen; deze zijn dan ook hierna opgenomen.

Vormvrij

Wordt voor zover mogelijk gedaan bij lokale ondernemers. Bij vormvrije inkoop is vooraf geen schriftelijke offerte vereist maar kan de opdracht bijvoorbeeld op basis van een mondelinge prijsopgave worden verstrekt.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeenten vragen minimaal aan één (1) ondernemer een schriftelijke offerte, voor zover mogelijk bij lokale ondernemers.

Meervoudig onderhands aanbesteden

De Gemeenten vragen -zonder voorafgaande bekendmaking- ten minste aan drie (3) en ten hoogste aan vijf (5) ondernemers een schriftelijke offerte en voor zover mogelijk aan minimaal één (1) lokale ondernemer.

Openbaar / Nationaal aanbesteden

Onder de Europese drempelbedragen zullen de Gemeenten nationaal openbaar aanbesteden.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zullen de Gemeenten in beginsel Europees aanbesteden tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.8 RAMING EN FINANCIËLE BUDGET

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeenten willen immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaan die zij niet kunnen nakomen.

Voor alle opdrachten geldt dat de waarde van de opdracht wordt berekend op basis van een reële raming van de totale waarde (exclusief BTW) gebaseerd op alle geplande, optionele (dus ook eventuele verlengingsopties van opdrachten) en anderszins redelijkerwijs in te schatten activiteiten of elementen. Een voorgenomen opdracht mag niet worden gesplitst of samengevoegd met het oogmerk om zich aan de van toepassing zijnde aanbestedingsregels te onttrekken.

Als geen totale prijs is vastgesteld geldt als berekeningsgrondslag voor de waarde van de opdracht:

• •

  de totale waarde voor de gehele looptijd, als de looptijd gelijk is aan of korter dan 48 maanden, of

• •

  het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48 bij opdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald.

Indien een levering, dienst of werk of een samenvoeging hiervan in verschillende percelen wordt verdeeld, wordt voor de raming van de waarde van de opdracht de waarde van alle percelen opgeteld. Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor diensten wordt de totale vergoeding aan de dienstverlener, hoe ook genoemd, in acht genomen. Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor werken wordt naast de geraamde waarde van de opdracht ook de geraamde waarde in aanmerking genomen van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die door de Gemeenten ter beschikking van de Aannemer zijn gesteld.

Opgemerkt wordt dat ten aanzien van de bepaling van de opdrachtwaarde voor een aanbesteding voor beide organisaties, de opdrachtsommen voor de gemeente Simpelveld en gemeente Voerendaal samengeteld dienen te worden om te komen tot de opdrachtwaarde.

5.9 EERLIJKE MEDEDINGING EN COMMERCIËLE BELANGEN

De Gemeenten bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen de Gemeenten een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeenten wensen geen Ondernemers te betrekken in hun inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 INKOOPPROCES

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande figuur geeft het cyclische inkoopproces weer.

6.2 INKOPEN IN DE ORGANISATIE

Het proces met betrekking tot inkopen is in de Gemeenten decentraal georganiseerd waarbij vanaf een meervoudig onderhandse aanbesteding een centrale begin- en eindtoets plaatsvindt.

6.3 VERANTWOORDELIJKEN

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De respectievelijke colleges van burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurders, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.