| Organisatie | Uitvoeringsorganisatie Laborijn |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Uitvoeringsorganisatie Laborijn houdende regels omtrent het controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening |
| Citeertitel | Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening van Laborijn 2020 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-09-2020 | nieuwe regeling | 10-07-2020 |
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn (hierna te benoemen Laborijn) besluit;
Overwegende dat het gewenst is om nadere aanwijzingen te verstrekken aan de accountant bij de accountantscontrole van de jaarrekening van Laborijn.
Gezien het advies van het Dagelijks Bestuur;
vast te stellen het Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening van Laborijn 2020.
De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening van Laborijn.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdracht-verstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.
Het Algemeen Bestuur stelt, gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het controleprotocol van Laborijn vast. Het bij controle te hanteren normen- en toetsingskader is als bijlage bij het onderhavige Controleprotocol toegevoegd.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen accountant, algemeen directeur, directeur bedrijfsvoering en concerncontroller.
1.3 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd worden door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten) alsmede adviezen van het Besluit Begroting en Verantwoording alsmede de Handlei-ding Regelgeving Accountancy van de NBA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden
Het kader voor de controle van de jaarrekening bestaat enerzijds uit de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en anderzijds uit het normen- en toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole.
De controle van de specifieke uitkeringen die vallen onder het beginsel van Single Information en Single Audit (SiSa), maakt dele uit van de controle van de jaarrekening.
1.5 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Het Algemeen Bestuur mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringsto-lerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de verstrekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties worden de rapporteringstoleranties onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:
Een rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstoleranties. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant op het niveau van programma’s in de begroting elke fout of onzekerheid groter dan of gelijk aan € 50.000 rapporteert.
Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. De goedkeuringstolerantie wordt vastgesteld op basis van de gerealiseerde bedragen in de jaarrekening. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement).
2. Normstelling rechtmatigheid en reikwijdte accountantscontrole
Onder rechtmatigheid wordt verstaan op grond van artikel 213; lid 3 onder b Gemeentewet juncto Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de besluiten van het bestuur van Laborijn.
2.1 Herstelbare fouten/ tekortkomingen
In geval van herstelbare fouten/tekortkomingen is er geen sprake van onrechtmatigheid, indien de tekortkoming(en) tijdig is hersteld. Dit betreft voor de externe wetgeving vóór 31 december van het betreffende jaar en voor de interne wet- en regelgeving vóór de datum van het opstellen van de jaarstukken (i.c. de jaarrekening). Immers in de jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over alle baten en lasten en balansmutaties die betrekking hebben op het verslagjaar.
2.2 Rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik-en-oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.
In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteedt moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:
In de volgende paragrafen wordt de normstelling voor de rechtmatigheidscontrole en de reikwijdte van de controle van de accountant ten aanzien van bovengenoemde criteria beschreven.
In art. 5 van de verordening ex. art. 212 van de GW (hierna: de financiële verordening) is de norm
voor begrotingsrechtmatigheid vastgelegd. Deze normen zijn hieronder overgenomen en waar nodig nader uitgewerkt.
Norm voor begrotingsrechtmatigheid ten aanzien van de balansposten ligt op het niveau van de geautoriseerde bedragen in het onderdeel uiteenzetting van de financiële positie in de begroting. Een toelichting hierop vindt plaats in de toelichting op de balans, waarbij expliciet bij een (verwachte) overschrijdingen van investeringskredieten wordt stilgestaan;
Het Dagelijks Bestuur mag binnen de programma’s met budgetten schuiven, mits de lasten van producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen het zelfde programma onder druk komen te staan. Indien de lasten van de producten met meer dan 50% worden overschreden, met een minimum van € 100.000 moet in de controledocumenten antwoord worden gegeven op de vraag of andere producten niet onder druk zijn komen te staan door de overschrijding.
De accountant toetst bovenstaande norm aan de hand van de toelichting in de jaarrekening en stelt daarmee vast of afwijkingen voor het accountantsoordeel rechtmatig of onrechtmatig zijn. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten geeft in de jaarlijkse Kadernota Rechtmatigheid de mogelijke vormen van begrotingsoverschrijdingen weer en de consequenties daarvan voor het accountantsoordeel.
2.4 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (mater-iele) onzekerheid blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de lasten of baten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.
Besteding en inning van gelden zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accoun-tant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de eigen regelgeving.
In bijlage 1 zijn per proces de interne en externe regels opgenomen, die de accountant in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Dit is het normenkader. De accountantscontrole is gericht op:
De naleving van de interne kaders zoals opgenomen in de kolom “regelgeving intern” van het bij de controle te hanteren normenkader is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betref-fen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelge-ving uitsluitend een toets plaats naar de recht, hoogte en duur bepalingen van financiële beheers-handelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voor-waarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.
3. Reikwijdte accountantscontroles rechtmatigheidstoetsing
3.1 Accountantscontrole rechtmatigheid
De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op het normenkader, zoals opgenomen in bijlage 1 van dit protocol. Dit wettelijke kader behelst:
en de naleving van de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “regelgeving intern” van het normenkader van de rechtmatigheidscontrole (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheers handelingen betreffen op kunnen betreffen.
Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden gerapporteerd met di-recte
financiële consequenties zijn opgenomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oor-deelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft.
Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Over alle aspecten van de begrotingscriterium wordt door de accountant gerapporteerd in zijn rapport van bevindingen.
Hieronder volgende de aspecten van het begrotingscriterium waarop wordt getoetst in de controle op de rechtmatigheid:
Bij de beoordeling van de jaarrekening van Laborijn maakt de accountant gebruik van de door, Labo-rijn, uitgevoerde interne controlewerkzaamheden.
3.3 Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur vastgelegd voor 2020 en volgende jaren.
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (hard closure) over ten minste de 1e helft van het betreffende controlejaar. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht, die wordt verstrekt aan de directie. De directeur biedt deze ter kennisneming aan, aan het dagelijks bestuur, de auditcommissie en het alge-meen bestuur.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van be-vindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur en in afschrift aan het Dagelijks Bestuur. In het ver-slag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoor-ding daarover kan waarborgen.
4.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).
Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 2 van dit controle-protocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Aldus besloten door het Algemeen Bestuur van Laborijn op 10 juli 2020
De secretaris
J.H. Janssen
De voorzitter
drs. E.J. Huizinga MBA
Bijlage 1: Normenkader 2020 gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn
|
| ||
|
| ||
|
| ||
Inkopen, verkopen, contractbeheer en dienstverlening aan derden |
|
|
|
| ||
|
| ||
|
| ||
|
| ||
|
|
Aan Laborijn is overgedragen de taak tot het verlenen van aanvullende inkomensondersteuning vanuit de bijzondere bijstand indien de kosten direct verband houden met het levensonderhoud, zoals de woonkostentoeslagen en boven wettelijke aanvullingen op de bijstandsnorm. Het verlenen van bijzondere bijstand voor bijvoorbeeld de aanschaf van witgoed of ter dekking van de voor eigen rekening gebleven zorgkosten zijn niet aan Laborijn overgedragen.