Beheerregeling basisregistratie personen (BRP) gemeente Bergeijk 2020

In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met (zie bijlage 1):

• 1.

  het informatiebeheer;

• 2.

  het beveiligingsbeheer;

• 3.

  het privacybeheer;

• 4.

  het systeembeheer;

• 5.

  het toezichtsbeheer;

• 6.

  de controle op informatiebeveiliging.

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met (zie bijlage 2):

• 1.

  het gegevensbeheer;

• 2.

  het (functioneel)applicatiebeheer;

• 3.

  de gegevensverwerking;

• 4.

  het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring (VOE).

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit.

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b.

  de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 14 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  de administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e.

  het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

• f.

  de richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

• b.

  de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

• a.

  persoonsinformatievoorziening;

• b.

  beveiliging;

• c.

  gegevenskwaliteit;

• d.

  personeelsaangelegenheden.

De informatiebeheerder beslist:

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

• b.

  op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

• c.

  op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

• d.

  over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 8 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening Basisregistratie personen en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

• c.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd;

• d.

  alle in artikel 2 en 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

• e.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen aangaan.

• 1.

  De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;

  • b.

    het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen;

  • c.

    de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking;

  • d.

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen;

  • e.

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens, binnen de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.

• 2.

  De gegevensbeheerder BRP beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.

De gegevensbeheerder BRP voorziet in:

• 1.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

• 2.

  de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen.

De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Publiekszaken, vanuit de in artikel 11 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.

• 1.

  Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2.

  De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

• 3.

  De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van art. 4.3 van de Wet, v.w.b. de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen (hierna toepassingssysteem genoemd).

De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte, die zich op een andere locatie bevindt, dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;

• c.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig met wat daarover intern en met derden is overeengekomen;

• e.

  uitwijkvoorzieningen, voor zover dit contractueel is overeengekomen;

• f.

  het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan;

• g.

  de logging in het toepassingssysteem.

• 1.

  De systeembeheerder is bevoegd:

  • a.

    direct maatregelen te treffen op het moment dat de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie, acuut in het geding is.

  • b.

    aanwijzingen te geven over:

    • -

      het beheer van het toepassingssysteem;

    • -

      het beheer van bestanden;

    • -

      toe te passen reconstructiemaatregelen.

• 2.

  De systeembeheerder is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is.

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• b.

  de verzorging een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• c.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder BRP, applicatiebeheerder en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

• d.

  de bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 8 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• e.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• f.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• g.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• h.

  een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder g. genoemde problemen en klachten;

• i.

  de voorlichting aan de alle in artikel 2 en 3 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j.

  de coördinatie van werkzaamheden, in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• k.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

• l.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• m.

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c.

  het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;

• d.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• a.

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  gedragsregels op te stellen omtrent het gebruik van de basisregistratie personen.

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de uitwijkprocedure van het Informatiebeveiligingsplan.

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a.

  het overleg genoemd in artikel 5, onder e;

• b.

  het externe gebruikers/applicatiebeheerdersoverleg.

• 1.

  De privacybeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders, de informatiebeheerder en de medewerkers over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

• 2.

  De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 8, onder b, c en d van deze regeling;

  • b.

    het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de AVG.

De privacybeheerder adviseert over:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de AVG;

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet BRP;

• c.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12 tot en met en 21 van de AVG;

• d.

  de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de AVG;

• e.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 26, sub 2b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de AVG voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures (HUP), voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van de in de basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de basisregistratie personen;

• j.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen;

• k.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de AVG;

• l.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

• m.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge artikelen 12 tot en met 21 van de AVG;

• n.

  de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de AVG;

• o.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

De gegevensverwerkers:

• a.

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 27 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• b.

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

• c.

  stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

De toezichthouder controleert of de burger voldoet zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

• 1.

  De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

• 2.

  De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken genoemd in artikel 32, bevoegd:

  • a.

    met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met gebruikmaking van apparatuur (zoals laptop, tablet, fotocamera);

  • b.

    zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de politie;

  • c.

    zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

  • d.

    inlichtingen te vorderen;

  • e.

    inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

  • f.

    (zakelijke) gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

  • g.

    onderzoek te doen;

  • h.

    rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

• 1.

  De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

• 2.

  De toezichthouder neemt bij gebruik van deze bevoegdheid binnen de Gemeente Bergeijk ter zake geldende beleidsregels in acht.

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

• 1.

  De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

• 2.

  De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het Informatiebeveiligingplan voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Bergeijk uitvoering geeft aan de Wet BRP en tevens is hij verantwoordelijk voor het gegevensmagazijn.

• a.

  De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 5 en 6 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

• b.

  De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het Informatiebeveiligingplan.

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

• a.

  uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 39, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

• b.

  stelt passende normen en controlemaatregelen op;

• c.

  implementeert beveiligingsmaatregelen;

• d.

  coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen.

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg;

• b.

  participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

De controller informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan, met inachtneming van het voor de gemeente vastgestelde Informatiebeveiligingsbeleid.

De controller informatiebeveiliging is bevoegd om het management dwingende adviezen te geven, ten aanzien van de naleving van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan.

De controller informatiebeveiliging ziet er op toe dat:

• a.

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;

• b.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

De controller informatiebeveiliging adviseert het college van burgemeester en wethouders rechtstreeks over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.

De controller informatiebeveiliging voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening aan de informatiebeheerder.

De fraudecoördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.

De fraudecoördinator is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.

De fraudecoördinator voorziet in:

• a.

  het actief controleren en signaleren van woon- en adresfraude;

• b.

  het ondernemen van actie bij fraudegevallen;

• c.

  het delen van de uitkomsten met zowel binnen- als buitengemeentelijke organisaties;

• d.

  de samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners om fraudegevallen tegen te gaan;

• e.

  een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraude-onderzoeken.

De fraudecoördinator neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP die zich in het gegevensmagazijn bevinden.

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

• 2.

  De “Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen” van 6 januari 2014, herzien per 12 september 2016 vervalt na inwerkingtreding van deze beheerregeling.

Deze regeling wordt aangehaald als “Beheerregeling basisregistratie personen (BRP) gemeente Bergeijk 2020”.