Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Harderwijk houdende regels omtrent het beleidskader meerjarige evenementenvergunningen

Inleiding

De dienstverlening wordt verbeterd door het terugdringen van de bureaucratie. Het gemeentebestuur wil de administratieve lasten rondom evenementen terugdringen. Het stemde in met de implementatie van de uitvoeringsnotitie Regeldrukvermindering vrijwilligersorganisatie RNV gemeenten en nam al een aantal maatregelen om de administratieve lasten en de dienstverlening rondom evenementen te verlichten. Eén van de maatregelen is het -waar mogelijk- verlenen van langer lopende vergunningen.

Algemeen

Er zijn evenementen die uitontwikkeld zijn en jaren achter elkaar volgens hetzelfde concept op dezelfde locatie gehouden worden. Ieder jaar moet de organisator een complete aanvraag indienen met diverse bijlagen, die nodig zijn voor de toetsing en afgifte van alle nodige vergunningen en ontheffingen. Als er niets belangrijks wijzigt is dit overbodig en onnodig belastend. Voor dit soort evenementen kan prima een langer lopende vergunning afgegeven worden. Een organisator moet nagaan of het evenement de komende jaren hetzelfde blijft. Alleen dan heeft het zin om een langer lopende vergunning af te geven. Een organisator moet zelf alert zijn en blijven op veranderingen om te voorkomen dat de vergunning niet meer voldoet.

Praktische veranderingen die geen invloed hebben op de vergunningen en ontheffingen, zoals contactpersonen, het muziekprogramma, het lenen van materialen e.d. moeten jaarlijks via de mail of schriftelijk worden doorgegeven. Over wijzigingen die daarop wel van invloed zijn, zoals een extra tent of bakkramen, een andere terreinindeling en dergelijke, moet tijdig contact opgenomen worden met de klantmanager. Het indienen van een nieuwe aanvraag is dan wel nodig.

Toetsingskader

Het houden van een evenement is op grond van de artikel 2:25 en 2:26 van de Algemene plaatselijke verordening verbonden aan een voorafgaande melding of vergunningaanvraag waarover de burgemeester beslist. Daarnaast zijn er in de regel meer toestemmingen nodig; voor extra geluid, brandveilig gebruik, schenken alcohol en dergelijk waarover burgemeester en wethouders ook deels beslissen. De aanvraag van alle benodigde beschikkingen gebeurt via één aanvraagformulier.

Meerjarige evenementenvergunning

Onder een meerjarige evenementenvergunning worden alle vergunningen, ontheffingen en privaatrechtelijke toestemmingen verstaan, die nodig zijn om een evenement op een locatie te kunnen houden, die tegelijkertijd worden aangevraagd en integraal beoordeeld en afgehandeld. De meerjarige vergunning wordt voor maximaal 3 jaar verleend. Als na drie jaar blijkt dat een evenement hetzelfde blijft, kan de meerjarige vergunning voor een zelfde periode verlengd worden.

Meerjarige evenementenvergunningen kunnen worden verleend voor een evenementen dat:

• 1.

  Op basis van de multidisciplinaire risicoanalyse (alleen A of lichte B evenementen) geschikt wordt geacht.

• 2.

  Eén keer zonder problemen is gehouden.

• 3.

  Uitontwikkeld is.

• 4.

  Niet tot klachten of zienswijzen uit de omgeving heeft geleid;

• 5.

  Gehouden wordt op een locatie die tijdens de looptijd van de vergunning geen deel uitmaakt van een actueel ruimtelijk ontwikkelplan.

Voorschriften meerjarige vergunningen:

• 1.

  Vóór 1 december geeft u de datum (data) van uw evenement voor het komend jaar door via evenementen@harderwijk.nl ;

• 2.

  Reservering1 van de datum (data) voor uw evenement in een jaar gebeurt na toetsing van de evenementenkalender;

• 3.

  Programma (line up muziek/optredens) en andere jaarlijkse gegevens2 die nodig zijn en binnen de meerjarige vergunning passen, geeft u uiterlijk 8 weken voor aanvang van uw evenement door via evenementen@harderwijk.nl, onder vermelding van de naam van uw evenement.

• 4.

  Als uw evenement wijzigt (bijvoorbeeld tent, bakkramen, podium erbij/andere locatie of terreinindeling) dan vervalt de meerjarige vergunning. Neemt u in dat geval altijd vroegtijdig contact op met uw klantmanager en houdt u rekening met de indieningstermijn van een nieuwe aanvraag van acht weken (bij hele grote veranderingen 12 weken).

• 5.

  In geval van gewijzigde wetgeving, onvoorziene ruimtelijke plannen of andere nodige werkzaamheden waardoor uw evenementenlocatie niet beschikbaar is, of in verband met een andere dwingende reden van algemeen belang, kan deze meerjarige vergunning gewijzigd of ingetrokken worden.

Juridische gevolgen

Evenementen worden jaarlijks via een kennisgeving van de evenementenkalender in het Kontakt onder de aandacht gebracht. Een belanghebbende kan daarop met een zienswijze reageren. Voor meerjarige vergunningen voldoet deze methode niet. Om aan de zorgvuldigheidseisen te voldoen worden aanvragen voor meerjarige evenementenvergunningen apart gepubliceerd en ter inzage gelegd.

Toezicht en handhaving

Met een verbod en een melding/vergunningenstelsel worden belangen beschermd. Het (preventief) toezicht op de naleving draagt daar essentieel aan. Dit geldt zeker voor vergunningen met een langere looptijd waarbij de preventieve handhaving in de voorbereidingsfase van een vergunning niet jaarlijks terugkeert. Door regelmatig toezicht uit te oefenen blijft er zicht op de uitvoering en ontwikkeling van evenementen en onderhoudt je het contact met organisatoren. Alhoewel het in de praktijk meestal bij het geven van advies en aanwijzingen zal blijven, is het voor de rechtszekerheid raadzaam om aan te geven welke handhavingsstappen er genomen kunnen worden.

Handhavingsstappen meerjarige evenementenvergunningen

Bij geconstateerde overtredingen wordt afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding als volgt gehandeld:

Overtreding (zonder direct gevaar) Stap 1:

De controleur waarschuwt mondeling en verzoekt de organisator indien nodig en mogelijk de overtreding te stoppen. De controleur rapporteert hierover aan het gemeentebestuur. Er volgt een gesprek en zo nodig een officiële schriftelijke waarschuwing.

Stap 2:

Bij herhaling van de overtreding waarover een schriftelijke waarschuwing is gegeven, legt het bevoegd gezag een preventieve last onder bestuursdwang op, om verdere herhaling van de overtreding te voorkomen.

Stap 3:

Daarna wordt gehandeld volgens stap 2 in geval van een ernstige overtreding.

Ernstige overtreding (die direct beëindigd moet worden i.v.m. gevaarrisico)

Stap 1:

De bevoegd controleur legt mondeling een last onder bestuursdwang op, z.s.m. gevolgd door een schriftelijke bevestiging van het bevoegd gezag. Als niet voldaan wordt aan de opdracht kan de gemeente die zelf uitvoeren op kosten van de overtreder. Het bevoegd gezag legt voor de volgende editie(s) van het evenement een preventieve last onder dwangsom op, om herhaling van de overtreding te voorkomen.

Stap 2.

Als de overtreding waarvoor een preventieve last onder dwangsom is opgelegd, nogmaals geconstateerd wordt overweegt het bevoegd gezag om de vergunning of ontheffing (gedeeltelijk) in te trekken of niet meer te verlenen.