| Organisatie | Harlingen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Bevoegdhedenbesluit voor de gemeente Harlingen 2020 |
| Citeertitel | Bevoegdhedenbesluit voor de gemeente Harlingen 2020 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bevoegdhedenbesluit voor de gemeente Harlingen 2020 |
Geen
artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht
artikel 10:4 AWB
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-01-2020 | Nieuwe regeling | 17-12-2019 |
Het college van Burgemeester en wethouders, In zijn vergadering van 17 december 2019
I. Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Harlingen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft:
alles zoals wordt aangegeven in het Bevoegdhedenregister;
II. De gemeentesecretaris van de gemeente Harlingen:
In dit besluit en de daarbij behorende bijlagen wordt verstaan onder:
volmacht: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Volmacht is geregeld in titel 3.3 van het Burgerlijk Wetboek. De regels van mandaat gelden ook voor volmachten als bedoeld in artikel 10:12 Awb;
Artikel 7 Algemene voorwaarden
De volmacht wordt door de gevolmachtigde uitgeoefend binnen het kader van het door de gemeenteraad en/of de volmachtgever vastgestelde of vast te stellen algemeen beleid en binnen het kader van de toegekende budgettaire bevoegdheden en begrotingsrichtlijnen.
Artikel 9 Aanwijzing gemeenteambtenaren ex artikel 231 Gemeentewet
Het besluit tot aanwijzing van gemeenteambtenaren ex artikel 231 Gemeentewet wordt afzonderlijk door het college van burgemeester en wethouders genomen en als bijlage aan het Bevoegdhedenregister toegevoegd.
Artikel 11 Uit te voeren werkzaamheden attributie
De ambtenaren die zijn aangewezen op grond van artikel 9 van dit besluit voeren de volgende werkzaamheden uit op grond van attributie, ieder voor zover voor hun werkzaamheden van toepassing:
Bij afwezigheid van de functionaris wordt de bevoegdheid overgenomen door de functionaris die als vervanger optreedt:
Er zijn ook situaties waarin degene die onder mandaat mag tekenen, besluit om toch niet zelf te tekenen. Dit wordt van geval tot geval bekeken en vraagt politiek-bestuurlijke antennes en inzicht in politieke besluitvorming van degene aan wie het mandaat is verleend. In de hierna opgesomde gevallen beslist de mandaatnemer niet zelf, maar legt hij de zaak voor aan het college of de burgemeester:
Bij stukken gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen, Nationale ombudsman, Raad van State, Commissaris der Koningin, Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten, blijft een op grond van dit statuut verleende ondertekeningsbevoegdheid buiten toepassing, behoudens wanneer het gaat om zaken met een routinematig karakter.
Als het gaat om de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan een besluit te nemen, wordt de daarbij behorende brief als volgt ondertekend:
namens burgemeester en wethouders van Harlingen,
Als het gaat om het ondertekenen van een overeenkomst krachtens volmacht, geldt het volgende:
Bovenaan de overeenkomst komt een tekst waaruit blijkt dat degene die de overeenkomst tekent daarvoor een volmacht van de burgemeester heeft. De tekst “die handelt op grond van mandaat” geeft aan dat degene ook bevoegd was namens het college te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst.
De publiekrechtelijke rechtspersoon de GEMEENTE HARLINGEN, gevestigd te (8861 BD) Harlingen aan de Voorstraat 31, vertegenwoordigd door [naam, functie], die handelt op grond van mandaat en is gemachtigd door de burgemeester, de heer W.R. Sluiter, hierna: “Gemeente Harlingen”;
De overeenkomst wordt dan als volgt ondertekend:
Als het gaat om het ondertekenen van overige brieven zonder rechtsgevolg (bijvoorbeeld een informatieve brief) is de ondertekening als volgt:
namens burgemeester en wethouders van Harlingen,
Het eerste Bevoegdhedenregister is gedagtekend en ondertekend door de burgemeester en de gemeentesecretaris. Latere, bijgewerkte overzichten als bedoeld in het volgende artikel, worden door één van beide dan wel door beiden gezamenlijk ondertekend al naar gelang het bijwerken betrekking heeft gehad op een beslissing of beslissingen van de één en/of van de ander en/of van het college van burgemeester en wethouders. Steeds geldt, voor zover toepasselijk, dat de ondertekening door de burgemeester en die door de gemeentesecretaris afzonderlijk betrekking hebben op ieders in het overzicht weergegeven overdracht van bevoegdheden.
Het nieuwe, bijgewerkte overzicht wordt gedagtekend en, met inachtneming van het vorige artikel door de burgemeester, door de secretaris of door beiden, ondertekend. Oudere exemplaren van het Bevoegdhedenregister en voorgaande mandaatbesluiten leven voort als schriftelijke weergave van besluiten, voor zover niet juist die besluiten door de wijziging(en) zijn vervallen.
In het algemeen geldt dat bestuursorganen (het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de raad en de heffings- en invorderingsambtenaar) ‘niet vanzelf’ bevoegd zijn om besluiten te nemen of om bepaalde handelingen te verrichten: ze moeten hun bevoegdheden ergens vandaan halen. Een bestuursorgaan dat onbevoegd iets doet, treedt op zonder titel en kan geen enkele aanspraak maken op erkenning van gezag van dat handelen.
In beginsel zijn de bevoegdheden gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris verleent ondermandaat aan de managers en teamleiders van de verschillende afdelingen. Daarmee wordt tot uitdrukking gebracht dat iedereen een bepaalde verantwoordelijk heeft voor de handelingen die de medewerkers verrichten. Voor de medewerkers is duidelijk dat, indien zij willen ´opschalen´, zij bij hun teamleider, afdelingsmanager of de gemeentesecretaris terecht kunnen. Door de bevoegdheden op deze wijze te mandateren dan wel volmacht/machtiging te verlenen wordt duidelijk dat de handelingen van de gemeente een gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn.
Naast de stroom van bevoegdheden die op deze wijze in de gemeentelijke organisatie worden uitgezet, kan het college van B&W bevoegdheden bij een portefeuillehouder leggen (vgl. art. 168 Gemeentewet over wat doorgaans “wethoudersmandaat” wordt genoemd). Tevens kunnen bevoegdheden aan niet ondergeschikte derden worden doorgegeven, met dien verstande dat daarvoor op grond van art. 10:4 Awb hun instemming en eventueel die van hun werkgever vereist is. Sommige bevoegdheden zijn al bij wet aan bepaalde functionarissen toegekend.
De Awb schept het juridisch kader voor mandaat en dit kader is dwingendrechtelijk, zodat er niet van afgeweken kan worden. Wel is het mogelijk om voor zaken die in de Awb niet geregeld zijn aanvullende regels vast te stellen, voor zover die niet strijdig zijn met andere wettelijke bepalingen. Afdeling 10.1.1 Awb is het algemene toetsingskader bij verlening van mandaten.
Artikel 10:1 Awb betreft een begripsomschrijving van de term mandaat. “Onder mandaat wordt verstaan:de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen”.
Artikel 10:2 Awb: Toerekening aan de mandaatgever bij mandaat betekent geen bevoegdheidsverschuiving in juridische zin. Het gaat dus om een bevoegdheidsuitoefening waarvoor het mandaterende bestuursorgaan verantwoordelijk blijft en waarover het dan ook zeggenschap behoudt. Het blijven juridisch gesproken besluiten van het orgaan zelf. De rechtsgevolgen zijn dan ook dezelfde als wanneer de mandaatgever zelf het besluit tot stand had gebracht.
Een wettelijk verbod op mandaatverlening is zeldzaam. Vaak zal uit het stelsel van de bepalingen afgeleid moeten worden dat mandaat niet geoorloofd is. In de praktijk kunnen zich twee gevallen voordoen waarin de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet:
het geval dat de bevoegdheid een zodanig karakter heeft dat mandaatverlening uitgesloten moet worden geacht, omdat de besluitvorming door het orgaan dat de wetgever heeft aangewezen moet plaatsvinden (bijvoorbeeld het geven van noodbevelen door de burgemeester). Het gaat indie gevallen immers om een zeer zware bevoegdheid.
het geval dat de aard van de bevoegdheid niet ten principale aan mandaatverlening in de wegstaat, maar dat de mandaatverlening in concreto, gelet op de aard van de bevoegdheid, niet is toegestaan (bijvoorbeeld het beslissen op bezwaar geldt dat dit niet gemandateerd mag worden aan degene die het primaire besluit in mandaat heeft genomen).De mandaatgever kan aan zijn ondergeschikte aanwijzingen geven bij het uitvoeren van het mandaat.(Onder)mandaat aan anderen dan ondergeschikten ligt daarom minder voor de hand, maar is wel mogelijk.
Artikel 10:4 van de Awb stelt als voorwaarde dat de gemandateerde moet instemmen met het mandaat. Daarmee verplicht hij zich overeenkomstig de aanwijzingen van de mandaatgever te handelen en staat ook tegenover derden vast dat hij over de gemandateerde bevoegdheid beschikt. Zo ontstaat een rechtsverhouding tussen de (onder)mandaatgever en de (onder)gemandateerde, waarbij de laatste zich onderwerpt aan de verplichtingen die aan het mandaat zijn verbonden.
Het feit dat aan een medewerker mandaat is verleend, doet niet af aan de noodzaak integraal te besluiten. Dit betekent dat in alle gevallen waarin de mandaatnemer een beslissing neemt die juridische, financiële of andere consequenties heeft, hij de desbetreffende vakafdeling moet betrekken. Zo zal in het geval overeenkomsten worden gesloten veelal juridisch advies nodig zijn, en bij zaken die financiële consequenties hebben een advies van het team Financiën. De mandaatverlening wijzigt daaraan dus niets.
Hoe weet je nu welk bestuursorgaan bevoegd is om een bepaald besluit (rechtshandeling) te nemen? Uitgangspunt is dat dit in een wettelijke regeling moet zijn vastgelegd. Dit kan een specifieke wet zijn, maar ook een algemene wet als de Gemeentewet of een verordening. Deze bevoegdheidsverkrijging kan op drie manieren in een wettelijke regeling zijn vastgelegd, namelijk via mandaat, delegatie of attributie.
Het gaat bij mandaat om het uitvoeren van bevoegdheden “namens” het college of de burgermeester. Bij mandaat krijgt iemand geen nieuwe bevoegdheid, maar wordt in naam besloten of getekend en kan het bestuursorgaan ook de bevoegdheid terugnemen om vervolgens zelf het besluit te nemen.
Ondermandaat wordt slechts toegestaan als de mandaatnemer van de bevoegdheid dit uitdrukkelijk heeft toegestaan (artikel 10:9 Awb). In het Bevoegdhedenregister wordt aangegeven of sprake is van mandaat of ondermandaat. Het ondermandaat wordt verleend bij schriftelijke beslissing van degene die het mandaat heeft gekregen. De beslissingen genomen in ondermandaat worden op dezelfde wijze geregistreerd en gerapporteerd.
Omdat de Awb in beginsel alleen het optreden van de gemeente binnen het publiekrechtelijke kader regelt, moet ook worden stilgestaan bij het privaatrechtelijke en feitelijke handelen van de gemeente. De bestuursorganen zullen ook niet al hun privaatrechtelijke bevoegdheden (en al helemaal niet alle feitelijke handelingen) zelf willen uitvoeren. De hiervoor genoemde artikelen zijn van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoording volmacht verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
In artikel 10:12 van de Awb is bepaald dat afdeling 10.1.1, over mandaat, ook van toepassing is op volmacht en machtiging. Mandaat, volmacht en machtiging zijn vergelijkbare rechtsfiguren, waarbij centraal staat dat een bevoegdheid aan een ander wordt toegekend. Bij mandaat gaat het om het overdragen van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten in de zin van de Awb, bij volmacht om het overdragen van de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en bij een machtiging om het overdragen van de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen die geen besluiten in de zin van de Awb en geen privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn.
Naleven bevoegdhedenbesluit en –register
Elke medewerker aan wie mandaat of volmacht is verleend, dient zich in de eerste plaats strikt aan het Bevoegdhedenregister te houden. Doet hij dat niet, dan is het besluit in het algemeen niet geldig genomen, en gaat het onderuit bij de commissie van advies voor de bezwaarschriften of de rechtbank.
Bij mandaat- of volmachtverlening kan de mandaat- c.q. volmachtgever instructies geven. Deze instructies moeten worden nageleefd. Het niet-naleven van de instructie tast het besluit op zich niet aan: het is een strikt interne richtlijn. Echter, in het kader van de arbeidsverhouding speelt zij wel een rol. Eén van de aspecten van goed functioneren, die ook van belang is voor de beoordeling, is immers de naleving van interne richtlijnen en afspraken. Daarnaast is het mogelijk, indien de instructie niet wordt nageleefd, dat de mandaatgever ervoor kiest de bevoegdheid zelf te gaan uitoefenen.
Uiteraard moet de bevoegdheid worden uitgeoefend in overeenstemming met de geldende regels. De wettelijke bepalingen, verordeningen, en beleidsregels moeten worden nageleefd. Voorstellen om van het beleid af te wijken worden voorgelegd aan het bestuursorgaan; dat is verantwoordelijk voor het vaststellen van het beleid.
Daarnaast kennen we ook nog delegatie en attributie. Bij delegatie en attributie worden bevoegdheden overgedragen (aan een ander bestuursorgaan) of gecreëerd. Bij delegatie wordt een bestaande bevoegdheid overgedragen van het ene bestuursorgaan – bijvoorbeeld de raad – naar een ander bestuursorgaan – bijvoorbeeld het college van B&W. De overdracht betekent in dit voorbeeld dat de raad ook daadwerkelijk deze bevoegdheid kwijt is. Het bestuursorgaan krijgt daarmee de bevoegdheid om uit eigen naam handelingen te verrichten (art. 10:13 Awb) en mag zich ook niet meer bemoeien met de uitoefening van de bevoegdheden (art. 10:17 Awb). Er wordt vaak gedelegeerd om werklast te verminderen. Juist omdat delegatie best ingrijpend is, vereist delegatie een wettelijke grondslag (art. 10:15 Awb). In artikel 156 en 165 Gemeentewet is dit geregeld voor respectievelijk de gemeenteraad en het college. In het voorliggende Bevoegdhedenregister is geen opsomming opgenomen van de bevoegdheden die zijn gedelegeerd.
Met attributie wordt bij wet een nieuwe bevoegdheid in het leven geroepen. Meestal wordt dit toegewezen aan een bestuursorgaan, zoals het college van B&W of de burgemeester. Een voorbeeld hiervan is artikel 3.1. Wet op de Ruimtelijke Ordening waarin de gemeenteraad wordt aangewezen om bestemmingsplannen vast te stellen. Ook lokale regelgeving, zoals een APV, bevat veel bepalingen waarin is opgenomen: het college/de burgemeester kan ontheffing (c.q. vergunning) verlenen voor…
Dit is ook een vorm van attributie.
In vergelijking met mandaat komen delegatie en attributie minder vaak voor. Een aantal voorbeelden waarbij sprake is van attributie aan ondergeschikten:
Het komt ook voor dat een bevoegdheid wordt toegekend aan een bepaalde functionaris, bijvoorbeeld een heffingsambtenaar, die op grond van de wet (i.c. artikel 11 van de Algemene Wet inzake rijksbelastingen) besluiten mag nemen die vergelijkbaar zijn met een bestuursorgaan. Deze ambtenaar moet dan nog wel worden aangewezen door het betreffende bestuursorgaan waar hij onder valt. In de artikelen die zijn opgenomen in dit Bevoegdhedenbesluit is bepaald op welke wijze dit gebeurt en voor welke taken dit geldt.
Deel B – overzicht aanwijzing ambtenaren m.b.t. attributie heffing en invordering
In deel B van het Bevoegdhedenregister is beschreven welke functionarissen welke taken uitvoeren voor heffingen en invorderingen op grond van de Algemene Wet inzaken Rijksbelastingen en de Invorderingswet 1990.
Bij de vaststelling van de 4e tranche van de Awb is expliciet vastgelegd dat bestuursorganen aan ondergeschikten instructies mogen worden gegeven door het bestuursorgaan waar hij onder valt (artikel. 10:22 Awb). De hiërarchische situatie tussen ambtenaar (die op grond van attributie handelt als ware hij bestuursorgaan) en bestuursorgaan blijft op deze wijze in stand.
In het register is een bevoegdheid opgenomen voor “Het ondertekenen van alle correspondentie ter zake van de uitvoering van de door de afdeling voorbereide raadsbesluiten en besluiten van het college.” Hiermee wordt uitsluitend een ondertekeningsmandaat bedoeld voor besluiten die door het college of de raad zijn genomen. Het gaat daarbij in feite alleen om de bekendmaking van een besluit dat door het bestuursorgaan zelf is genomen.
Inhoudelijk heeft het bestuursorgaan het besluit zelf genomen. Met een ondertekeningsmandaat kunnen bijvoorbeeld geen voorschriften aan een besluit worden verbonden als die niet expliciet in het besluit van het bestuursorgaan zijn vermeld.
In het Bevoegdhedenregister is gekozen voor de omschrijving: “het beslissen op een aanvraag van…”. Onder deze bevoegdheid vallen alle handelingen die vereist zijn om tot een besluit op aanvraag te kunnen komen. Dat wil zeggen alle voorbereidingshandelingen, zoals het inwinnen van advies en het verzoeken om aanvullende informatie maar ook bijvoorbeeld het buiten behandeling laten wegens onvolledigheid van de aanvraag. Ook valt onder dit mandaat de bevoegdheid tot het verbinden van voorschriften aan een vergunning.
Onder het mandaat “Opleggen van een last onder dwangsom of last onder bestuursdwang” vallen ook alle besluiten die direct verwant zijn aan de opgelegde last zoals:
Het aangaan van overeenkomsten
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij de Gemeente Harlingen partij is. Het gaat daarbij om de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om het college of de burgemeester als bestuursorganen. Het college is op grond van de Gemeentewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160 lid 1 onder e). Het college zal dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan.
Vervolgens is bepaald dat de burgemeester de gemeente in en buite rechte vertegenwoordigt (artikel 171 Gemeentewet). Dit houdt in zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De burgemeester is daarom degene die de overeenkomst namens de gemeente ondertekent. Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van het college (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de burgemeester om de overeenkomst te ondertekenen.
Voor overeenkomsten die worden aangegaan ter uitvoering van een bepaalde functie waarvoor een budget is vastgesteld is een algemene bepaling opgenomen. Voor deze overeenkomsten geldt een mandaat voor het besluiten tot het aangaan van de overeenkomst. Het mandaat is beperkt tot besluiten waarmee een direct financieel belang is gemoeid van maximaal € 100.000. Verder is bepaald dat er alleen een ondermandaat mag worden verleend voor handelingen waarmee een direct financieel belang is gemoeid van maximaal € 25.000. Voor overeenkomsten waartoe in mandaat is besloten is een algemene volmacht opgenomen zodat deze ondertekend kunnen worden namens de burgemeester.
Overeenkomsten door het college
Er is mandaat verleend voor het aangaan van overeenkomsten voor zover deze passen binnen de budget- en aanbestedingsregels van de gemeente Harlingen. Besluiten die dit bedrag te boven gaan worden aan het college ter besluitvorming voorgelegd.
Voor privaatrechtelijke rechtshandelingen waartoe het college zelf heeft besloten, is een algemene volmacht afgegeven door de burgemeester zodat voor de ondertekening geen aparte volmacht meer vereist is.
Ook is een mandaat/volmacht opgenomen voor het vorderen van nakoming van de overeenkomsten die in mandaat zijn aangegaan. Dit houdt in dat degene die in mandaat heeft besloten tot het aangaan van een overeenkomst en die in volmacht heeft getekend ook bevoegd is om nakoming van de overeenkomst te eisen. Dit geldt voor het vorderen van nakoming buiten rechte, dus zonder gerechtelijke procedures. Het besluit om een gerechtelijke procedure te starten, valt buiten dit mandaat.
Het college is bevoegd om te besluiten namens de gemeente, het college of de raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of (hoger) beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten (artikel 160 lid 1 sub f Gemeentewet). De uitvoering hiervan geschiedt door de burgemeester op grond van artikel 171 Gemeentewet. De burgemeester besluit zelf over het voeren van gedingen en procedures die het bestuursorgaan burgemeester aangaan.