| Organisatie | DCMR Milieudienst Rijnmond |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging bedrijfsvoering DCMR Milieudienst Rijnmond 2020 |
| Citeertitel | Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging bedrijfsvoering DCMR Milieudienst Rijnmond 2020 |
| Vastgesteld door | gemandateerde functionaris |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-01-2020 | Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging bedrijfsvoering DCMR Milieudienst Rijnmond 2020 | 18-12-2019 |
In dit besluit wordt verstaan onder:
a. Functiebeschrijving: een door of namens het dagelijks bestuur vastgestelde beschrijving van bij de functie horende resultaatgebieden.
b. Ondermandaat: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur besluiten te nemen, als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht.
c. Volmacht: de bevoegdheid om namens de rechtspersoon, de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond, privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.
d. Machtiging: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur of namens de rechtspersoon handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
e. IPP: Inrichtingsplan- en personeelsplan DCMR Milieudienst Rijnmond d.d. 4 mei 2015.
f. Drempelwaarde: de drempelwaarde voor overheidsopdrachten zoals vastgelegd in artikel 7 van de richtlijn 2014/24/EU.
g. Cao: de Cao provinciale sector.
h. Wob: Wet openbaarheid bestuur.
i. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.
1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van ondermandaat gelijk gesteld de verlening van volmacht en machtiging.
2. De ondergemandateerde is tevens bevoegd alle handelingen te verrichten die nodig zijn ter voorbereiding en uitvoering van het besluit.
Artikel 3 Ondermandaat afdelingshoofden
De directeur verleent ondermandaat aan het afdelingshoofd voor:
a. Het corresponderen met deelnemers, (overheids) organisaties en bedrijven alsmede het verrichten van andere handelingen verband houdende met het uitvoeren van taken op het gebied van de bedrijfsvoering.
b. Het offreren en aannemen van externe projecten van deelnemers en derden tot de Europese Drempelwaarde.
c. Het verlenen van opdrachten voor leveringen, diensten of werken tot de Europese Drempelwaarde voor de afdeling of een extern project mits passend binnen het vastgestelde jaarbudget voor de afdeling c.q. het door de opdrachtgever toegekende kostenbudget voor de externe opdracht.
d. Het goedkeuren van door de opdrachtnemers geleverde prestaties in het kader van de ten behoeve van de afdeling of een extern project aangegane verplichtingen (ook verplichtingen waarvoor de directeur bevoegd is deze aan te gaan), mits hieraan een opdracht ten grondslag ligt en het factuurbedrag het in de opdracht genoemde bedrag niet te boven gaat.
e. Het goedkeuren van overschrijdingen van door bureauhoofden verleende opdrachten tot een bedrag van € 20.000,-- ex btw.
Met betrekking tot bureauhoofden en andere rechtstreeks onder zijn leiding werkende medewerkers.
f. Het toekennen van incidentele beloningen als bedoeld in artikel 4.2.5 van de cao na voorafgaand advies bureau Personeel, Informatie en Managementondersteuning.
g. Het verlenen van toestemming voor een buitenlandse dienstreis.
h. Het nemen van besluiten in het kader van het Individueel Keuzebudget.
i. Het verlenen van toestemming voor het opnemen van verlof.
j. Het goedkeuren van declaraties.
k. Het goedkeuren van weekstaten.
Artikel 4 Ondermandaat bureauhoofden
De directeur verleent ondermandaat aan het bureauhoofd voor:
a. Het corresponderen met deelnemers, (overheids) organisaties en bedrijven alsmede het verrichten van andere handelingen verband houdende met het uitvoeren van taken op het gebied van de bedrijfsvoering.
b. Het nemen van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.
c. Het nemen van besluiten op aanvragen zoals bedoeld in hoofdstuk III van de AVG en het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de DCMR Milieudienst Rijnmond en het nemen van besluiten zoals bedoeld in hoofdstuk IV van de AVG.
d. Het offreren en aannemen van externe projecten van deelnemers en derden tot een bedrag van
d. Het verlenen van opdrachten voor leveringen, diensten of werken tot € 50.000,- ex btw per opdracht, voor het bureau of een extern project, mits passend binnen het vastgestelde jaarbudget voor het bureau c.q. het door de opdrachtgever toegekende kostenbudget voor het externe project.
e. Het goedkeuren van door de opdrachtnemers geleverde prestaties in het kader van de ten behoeve van het bureau of een extern project aangegane verplichtingen (ook verplichtingen waarvoor de directeur of afdelingshoofd bevoegd is deze aan te gaan) mits hieraan een opdracht ten grondslag ligt en het factuurbedrag het in de opdracht genoemde bedrag niet te boven gaat.
f. Het goedkeuren van overschrijdingen van door coördinatoren verleende opdrachten tot een bedrag van € 5.000,-- ex btw.
Met betrekking tot coördinatoren en andere rechtstreeks onder zijn leiding werkende medewerkers van het bureau:
f. Het toekennen van incidentele beloningen als bedoeld in artikel 4.2.5 van de cao na voorafgaand advies bureau Personeel, Informatie en Managementondersteuning.
g. Het verlenen van toestemming voor een buitenlandse dienstreis.
h. Het nemen van besluiten in het kader van het Individueel Keuzebudget.
i. Het verlenen van toestemming voor het opnemen van verlof
j. Het goedkeuren van declaraties
k. Het goedkeuren van weekstaten.
Artikel 5 Ondermandaat coördinatoren
De directeur verleent ondermandaat aan de coördinator voor:
a. Het verrichten van voorbereidingshandelingen voor het nemen van een besluit op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.
b. Het verrichten van voorbereidingshandelingen voor het nemen van besluiten op aanvragen zoals bedoeld in hoofdstuk III van de AVG en het verrichten van voorbereidingshandelingen voor het nemen van besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de DCMR Milieudienst Rijnmond en besluiten zoals bedoeld in hoofdstuk IV van de AVG.
c. Het offreren en aannemen van externe projecten van deelnemers en derden tot een bedrag van € 20.000,- ex btw.
d. Het verlenen van opdrachten voor leveringen, diensten of werken tot € 20.000 ex btw per opdracht voor het cluster of een extern project, mits passend binnen het voor het bureau vastgestelde jaarbudget c.q. het door de opdrachtgever toegekende kostenbudget voor het externe project.
e. Het goedkeuren van door de opdrachtnemers geleverde prestaties in het kader van de ten behoeve van het cluster of een extern project aangegane verplichtingen (ook verplichtingen waarvoor de directeur, het afdelings- en bureauhoofd bevoegd is deze aan te gaan), mits hieraan een opdracht ten grondslag ligt en het factuurbedrag het in de opdracht genoemde bedrag niet te boven gaat.
Met betrekking tot medewerkers van het cluster:
f. Het verlenen van toestemming voor het opnemen van verlof.
g. Het goedkeuren van declaraties.
h. Het goedkeuren van weekstaten.
Artikel 6 Begrenzing en voorwaarden ondermandaat
1. De ondergemandateerde functionaris maakt van de aan hem op grond van dit besluit verleende bevoegdheden uitsluitend gebruik voor zover het aangelegenheden betreft die vallen binnen het krachtens het IPP aan het cluster, bureau of de afdeling toegekende takenpakket..
2. De taak van de ondergemandateerde functionaris volgt tevens uit het functienummer gekoppeld aan de organisatie-eenheid waarbinnen de functionaris werkzaam is en zoals weergegeven in zijn functiebeschrijving.
3. Van het ondermandaat van leidinggevenden van de afdelingen Reguleren en Adviseren, Inspectie en Handhaving en Account en Leefomgeving is uitgesloten de aanschaf van inventaris van het gebouw, informatie- en communicatietechnologie, transportmiddelen en overige hulpmiddelen voor de bedrijfsvoering.
4. Het offreren en aannemen van externe projecten en het verlenen van opdrachten voor leveringen en diensten die een bedrag van € 50.000,- ex btw overschrijden behoeven de goedkeuring van de concerncontroller van de DCMR.
5. De ondergemandateerde maakt van zijn bevoegdheid geen gebruik als:
a. een advies van een andere afdeling respectievelijk bureau of cluster dan wel een extern advies niet op het eigen standpunt aansluit. In dat geval wordt geëscaleerd naar het naasthogere niveau;
b. het besluit of de handeling een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen en voorschriften;
c. bij de behandeling van een onderwerp blijkt, dat er sprake is van een grote mate van beleidsvrijheid, of geen schriftelijk vastgelegd beleid;
d. er sprake is of kan zijn van een grote politiek-bestuurlijke impact dan wel mogelijke precedentwerking;
e. de ondergemandateerde om welke reden dan ook twijfelt of van het mandaat gebruik mag of moet worden gemaakt;
f. de directeur kenbaar heeft gemaakt zelf te besluiten of de (rechts)handeling te verrichten.
6. De aan de ondergemandateerde toegekende bevoegdheden kunnen te allen tijde door de hiërarchisch leidinggevende worden uitgeoefend. De hiërarchisch leidinggevende is tevens bevoegd te bepalen dat gedurende een door hem te stellen termijn de ondergemandateerde bevoegdheden uitsluitend door hem worden uitgeoefend. De hiërarchisch leidinggevende informeert in dat geval de directeur en het hoofd van de afdeling Middelen en Control daarover.
Artikel 7 Ondertekeningsmandaat
Het ondermandaat omvat tevens de bevoegdheid tot ondertekening van het document. Ondertekening betreft zowel de ‘natte’ handtekening als een elektronische of digitale handtekening.
Artikel 8 Handtekeningenregister
Een aan een functionaris verleend ondermandaat mag slechts worden uitgeoefend na het plaatsen van diens handtekening en paraaf in het handtekeningenregister DCMR. Dit register wordt beheerd door de juridisch controller.
Artikel 9 Wijze van ondertekening
1. De ondertekening van een in mandaat genomen besluit luidt:
namens het dagelijks bestuur DCMR Milieudienst Rijnmond,
2. De ondertekening bij volmacht (een privaatrechtelijke rechtshandeling) luidt:
namens de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond,
Het Besluit ondermandaat, - machtiging en – volmacht DCMR Milieudienst Rijnmond 2017 wordt ingetrokken.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2020.
Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging bedrijfsvoering DCMR Milieudienst Rijnmond 2020
Wnd. directeur DCMR Milieudienst Rijnmond,
Toelichting Algemene toelichting
Dit besluit bevat een regeling over mandaat, volmacht en machtiging. Het betreft het doorgeven van bevoegdheden door de directeur van de DCMR Milieudienst Rijnmond aan onder zijn (eind)verantwoordelijkheid werkzame functionarissen. De directeur van de DCMR Milieudienst Rijnmond kan te allen tijde besluiten een bevoegdheid in een specifiek geval zelf uit te oefenen.
In het dagelijks spraakgebruik wordt tussen mandaat, volmacht en machtiging doorgaans geen onderscheid gemaakt. Toch is er juridisch gezien wel degelijk een onderscheid.
Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Een besluit is ingevolge artikel 1:3 van de Awb een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Van een publiekrechtelijke rechtshandeling is sprake indien een bestuursorgaan een bevoegdheid uitoefent van publiekrechtelijke aard. Een beslissing is van publiekrechtelijke aard indien zij is gebaseerd op een wettelijke voorschrift en strekt tot uitvoering van een wettelijke taak.
Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen. In het algemeen is bij
privaatrechtelijke rechtshandelingen het Burgerlijk Wetboek (BW) van toepassing.
Voorbeelden van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn het sluiten van een overeenkomst (contract), het transport van een notariële akte, het vestigen van een zakelijk recht, het aanbesteden van een werk en het kopen van een computer.
Bedacht moet worden dat het gaat om gevallen waarin de DCMR als (publiekrechtelijke) rechtspersoon volgens het privaatrecht deelneemt aan het maatschappelijke verkeer, zoals ieder ander natuurlijke of rechtspersoon.
Voor het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling is het nodig dat een persoon van vlees en bloed voor de rechtspersoon (een juridische fictie) optreedt. De gevolmachtigde handelt niet namens een bestuursorgaan (dagelijks bestuur), zoals bij mandaat, maar namens de (publiekrechtelijke) rechtspersoon gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond.
De machtiging heeft betrekking op andere handelingen dan een publiekrechtelijke handeling (een besluit) of een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het betreft feitelijke handelingen niet gericht op enig rechtsgevolg. Voorbeelden zijn het opmaken en verzenden van schriftelijke stukken (correspondentie), het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken, het deelnemen aan een overleg, het horen en doen van mededelingen. Onder machtiging wordt ook verstaan de bevoegdheid tot vertegenwoordiging in rechte.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
In dit artikel worden onder andere de begrippen mandaat, volmacht en machtiging omschreven. Voor de begrippen mandaat en volmacht is aangesloten bij de omschrijving in artikelen 10:1 Awb respectievelijk 3:60 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 2
Dit artikel regelt dat het begrip ondermandaat tevens machtiging en volmacht omvat. Verder bepaalt het artikel dat alle voorbereidingshandelingen onderdeel uitmaken van het ondermandaat. Hierdoor wordt voorkomen dat deze allemaal separaat moeten worden opgesomd.
tikelen 3,4 en 5
Deze artikelen beginnen met een algemeen ondermandaat. Dit ondermandaat is gekoppeld aan de in het IPP aan de organisatie-eenheid toebedeelde takenpakket. Over het algemeen betreft het hier handelingen vallend onder het begrip machtiging (correspondentie niet gericht op rechtsgevolgen). Vervolgens worden een aantal concrete mandaten opgesomd. Deze systematiek heeft als voordeel dat zoveel mogelijk bevoegdheden uniform zijn vastgelegd, maar tevens voorkomt dat niet expliciet benoemde bevoegdheden niet kunnen worden uitgeoefend: Deze vallen onder de algemene mandaatbeschrijving.
Afdelingshoofden zijn in deze regeling bevoegd verklaard voor zaken die meer dan één bureau binnen hun afdeling betreffen. Bureauhoofden zijn verantwoordelijk voor de aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van het bureau. Coördinatoren voor aangelegenheden betreffende het cluster.
Voor wat betreft de in deze artikelen genoemde bevoegdheden voor personele aangelegenheden geldt dat het afdelingshoofd deze uitoefent ten aanzien van de onder hem werkende bureauhoofden en andere rechtstreeks onder zijn leiding werkende medewerkers. Bureauhoofden doen dit ten aanzien van coördinatoren en de medewerkers van het bureau die rechtstreeks door hem worden aangestuurd. Coördinatoren oefenen enkele personele bevoegdheden uit ten aanzien van het cluster. Uiteraard hebben afdelingshoofden, bureauhoofden en coördinatoren deze bevoegdheden voor personele aangelegenheden niet ten aanzien van zichzelf.
Met de in deze artikelen vastgelegde bevoegdhedenverdeling wordt aangesloten bij de algemene wens om bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau te mandateren. Uitgangspunt is het vier ogenprincipe.
De professional bereidt voor. De leidinggevende beslist. Extra parafen zijn alleen toegestaan als die wat toevoegen.
Artikel 6
In dit artikel zijn de begrenzingen en voorwaarden van het mandaat vastgelegd. Er is voor gekozen deze zoveel mogelijk te groeperen, zodat de feitelijke mandaatartikelen (3,4 en 5) leesbaar blijven.
Artikel 8
Het handtekeningenregister heeft als functie om de rechtsgeldigheid van besluiten, goedkeuringen en handtekeningen te controleren.
Artikel 9
De voorzitter vertegenwoordigt het lichaam in en buiten rechte: hij kan deze vertegenwoordiging aan een door hem aan te wijzen gemachtigde opdragen. De voorzitter heeft deze bevoegdheid gemandateerd aan de directeur, welke op zijn beurt met dit besluit volmacht verleend voor de vertegenwoordiging van de rechtspersoon buiten rechte, i.c. het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen
Het voorgaande komt tot uiting in de in artikel 9 voorgeschreven wijze van ondertekenen.
Bij ondermandaat of machtiging tot stand gekomen besluiten op beheersmatig gebied worden
ondertekend namens het bestuursorgaan. Bij volmacht wordt er ondertekend namens de
gemeenschappelijke regeling.