Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent instructie voor de griffier opsterland 2019

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1.

  Deze instructie verstaan onder:

  de raad	de gemeenteraad
  Het presidium	het door de raad ingestelde presidium o.g.v. artikel 82 van de Gemeentewet
  De agendacommissie	de raad ingestelde agendacommissie (artikel 4 Reglement voor de gemeenteraad van Opsterland)
  het college	het college van burgemeester en wethouders
  de burgemeester	de voorzitter van de raad en het college
  de griffier	de griffier van de raad
  de gemeentesecretaris	het hoofd van de het college ten dienste staande bestuursdienst
  de bestuursdienst	de ambtelijke organisatie van het college
  het driehoeksoverleg	het overleg tussen burgemeester, griffier en gemeente-secretaris
  ambtelijke bijstand	een algemene term voor het verstrekken, respectievelijk verlenen van informatie, advies of ondersteuning door ambtenaren aan de raad of leden van de raad, nader toegelicht in het Reglement voor de ambtelijke bijstand
  reglement van orde	het door de raad vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Opsterland 2017

• 2.

  Ter wille van de leesbaarheid van deze instructie is de mannelijke persoonvorm gebruikt. Hiermee wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld.

Artikel 2 Algemene taken van de griffier

• 1.

  De griffier staat de raad, de door de raad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 2.

  De griffier is in elke vergadering van de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie aanwezig.

• 3.

  De griffier adviseert en ondersteunt de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie over gemeenterechtelijke en andere wettelijke regelingen m.b.t. procedurele zaken.

• 4.

  De griffier draagt zorg voor een goede procesgang van te bespreken agendapunten.

• 5.

  De griffier draagt zorg voor het opmaken van planningen en afsprakenlijsten en bewaakt de nakoming daarvan.

• 6.

  De griffier draagt zorg voor het opmaken van de jaarlijkse vergaderschema’s van de raad, het presidium, raadswerkgroepen, agendacommissie en de fracties.

• 7.

  De griffier staat de voorzitters van de raad, de commissies, het presidium, raadswerkgroepen en de agendacommissie ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en handhaving van de orde van de vergaderingen.

• 8.

  De griffier adviseert, organiseert en ondersteunt de raad bij zijn representatieve en controlerende taken.

• 9.

  De griffier draagt zorg voor de uitvoering van rechtspositionele zaken de raad betreffende.

Artikel 3 De taken m.b.t. de raadvergadering e.a.

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de verzending van de oproep, de voorlopige agenda en alle daarbij behorende stukken.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de raadsvergaderingen.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de verslaglegging (digitaal) van de vergaderingen van de raad, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.

• 4.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen en vaststellen van de besluitenlijsten van de raadsvergaderingen.

• 5.

  De griffier ondersteunt de raad en de leden van de raad bij het gebruik maken van de hen toekomende rechten. Deze ondersteuning wordt verleend in de vorm van informatie en redactionele vormgeving van initiatiefvoorstellen, ontwerpbesluiten, (sub) amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en het vragen van inlichtingen.

• 6.

  De griffier draagt zorg voor de procedure van behandeling van aan de raad of aan leden van de raad gerichte stukken, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.

• 7.

  De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van uitgaande correspondentie van de raad.

• 8.

  De griffier draagt zorg voor de uitvoering van referenda over raadsbesluiten.

• 9.

  De griffier draagt zorg voor de voorlichting over onderwerpen en zaken die de raad van belang acht.

Artikel 4 De taken m.b.t. de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van het presidium en de agendacommissie.

Artikel 5 De taken m.b.t. een onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 6 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt zorg voor een goede uitvoering van de bepalingen in het Reglement voor de ambtelijke bijstand aan de raad, aan leden van de raad en aan de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

Artikel 7 Het driehoeksoverleg

• 1.

  Het driehoeksoverleg vervult waar nodig een coördinerende rol met betrekking tot de bestuurlijke overdracht van onderwerpen, bestuursopdrachten van de raad aan het college, alsmede de planning en de inzet van personeel en middelen.

• 2.

  Bij verschil van mening over de kwaliteitseisen draagt het driehoeksoverleg zorg voor de oplossing daarvan.

Artikel 8 Afwezigheid griffier

• 1.

  De griffier neemt verlof op volgens het reguliere verlofsysteem van de gemeentelijke organisatie.

• 2.

  De griffier doet van zijn afwezigheid tijdig mededeling aan de raad.

• 3.

  De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervangend griffier.

Artikel 9 Organisatie griffie

• 1.

  De griffier geeft leiding aan de griffie

• 2.

  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van taken van de griffie

• 3.

  Het griffiepersoneel handelt overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 10 Vervanging van de griffier

Deze instructie is van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.

Artikel 11 Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking met ingang van 11 november 2019.

Tegelijkertijd vervalt de Instructie voor de griffier 2015, vastgesteld bij raadsbesluit van 2 maart 2015