Verordening Auditcommissie gemeente Son en Breugel 2019

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

1. Er is een Auditcommissie.

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de Auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de in de Controleverordening gemeente Son en Breugel bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Doel

1. De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant en uitvoering te geven aan de taken als bedoeld in artikel 4 lid 3 en artikel 7 lid 4 van de Controle-verordening.

2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheid

1. De commissie adviseert de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

• a.

  de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

• b.

  het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

• c.

  een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

• d.

  een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

• e.

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• f.

  het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

• g.

  een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en college;

• h.

  het adviseren aan de raad over genoemde taken;

• i.

  het uitvoeren van (extra) taken in opdracht van de raad.

3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit 3 raadsleden of 1 burgercommissielid en 2 raadsleden allemaal van verschillende raadsfracties.

2. De raad benoemt de leden van de commissie. De leden nemen zitting zonder last of ruggespraak.

3. De commissie heeft de volgende adviseurs:

• a.

  de wethouder van financiën op uitnodiging van de voorzitter of op eigen initiatief;

• b.

  de gemeentesecretaris op uitnodiging van de voorzitter of op eigen initiatief;

• c.

  de controller als vaste adviseur.

4. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Besluitvorming

1. Besluiten van de Auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2. De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 6 Zittingsduur

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad, c.q. bij ontslag als commissielid in het geval van een burgercommissielid.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 7 Voorzitter

1. De voorzitter wordt benoemd door de raad uit de leden van de commissie en is een raadslid.

2. De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter is een raadslid.

3. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2. De adviseurs voor de vergaderingen van de commissie worden conform artikel 4 uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6. Het concept-verslag van de openbare vergaderingen wordt, na goedkeuring door de voorzitter, binnen 2 weken na de vergadering ter kennis gebracht aan de raad en het college.

Artikel 9 Informeren raad

1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in een commissie- of raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt terstond na vaststelling in werking.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie gemeente Son en Breugel 2019”.