Gemeente Bergeijk - Interne beleidsregel "Instructie comptabele"

• 1.

  De coördinator financiën oefent de functie van comptabele uit.

• 2.

  De comptabele is belast met de coördinatie van de werkzaamheden van de financiële administratie, alsmede de eventueel daarvan op decentraal niveau uit te voeren delen.

• 3.

  De comptabele kan zich in zaken die zijn verantwoordelijkheid betreffen, onverminderd hetgeen terzake hierna is bepaald, rechtstreeks tot burgemeester en wethouders wenden. De comptabele doet dit eerst nadat hij eventueel andere verantwoordelijke functionarissen in kennis heeft gesteld.

• 4.

  Het is de comptabele niet toegestaan andere administraties ten kantore te (doen) voeren tenzij burgemeester en wethouders daarvoor toestemming hebben verleend.

• 5.

  Het is de comptabele verboden op enigerlei wijze gelden van de gemeente in ontvangst te nemen of onder zijn hoede te hebben.

• 1.

  De comptabele richt de financiële administratie van de gemeente in en voert deze zodanig dat de financiële rechten en verplichtingen van de gemeente daaruit voortdurend blijken.

• 2.

  De comptabele houdt de administratie bij van de vaste activa, de voorraden, de geldleningen en het eigen vermogen van de gemeente, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen.

• 3.

  De comptabele is voorts belast met de uitvoering van alle andere administratieve werkzaamheden, die voor de financiële administratie en het opmaken van de jaarstukken noodzakelijk zijn.

• 1.

  De comptabele zorgt voor een zodanige administratievoering dat aan de wettelijke en andere algemeen geldende voorschriften ten aanzien van de begroting, de rekening en de boekhouding wordt voldaan.

• 2.

  De comptabele is verplicht de voorschriften welke burgemeester en wethouders geven omtrent de inrichting van de administratie en de organisatie van de werkzaamheden na te leven.

• 1.

  De comptabele draagt er zorg voor dat de uit de gemeentelijke rechten en verplichtingen voortvloeiende vorderingen en betalingen tijdig in behandeling worden genomen c.q. worden afgewikkeld.

• 2.

  De comptabele heeft de zorg voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van gemeentelijke debiteuren.

• 3.

  Burgemeester en wethouders kunnen de comptabele hieromtrent nadere richtlijnen geven. In die richtlijnen worden waarborgen ingebouwd voor een uniform en doelmatig invorderingsbeleid.

• 1.

  De comptabele ziet er op toe dat de financiële administratie de voor de inkomsten en ontvangsten, alsmede de voor de uitgaven en betalingen van de gemeente benodigde gegevens tijdig verstrekt en dat de bij de financiële administratie ingediende betalingsstukken aan de daaraan te stellen eisen voldoen.

• 2.

  Indien de comptabele meent aan een invordering of betaling niet te kunnen meewerken, geeft hij hiervan terstond kennis aan burgemeester en wethouders van wie hij de beslissing afwacht.

• 1.

  De comptabele controleert of de op de rekeningen van debiteuren en crediteuren voorkomende saldi in overeenstemming zijn met het totaal van de aanwezige inningopdrachten en betalingsopdrachten.

• 2.

  De comptabele verstrekt aan burgemeester en wethouders zo dikwijls zij dit verlangen een opgave van de bedragen welke nog niet konden worden ingevorderd binnen de gestelde termijnen met vermelding van de genomen of voorgestelde invorderingsmaatregelen.

• 1.

  De comptabele houdt toezicht op de werkzaamheden van de kassier en de subkassiers, tot welk toezicht mede behoort het (doen) opnemen van de kas op ongeregelde tijden.

• 2.

  Hij brengt hem gebleken nalatigheden en onregelmatigheden in de uitvoering van de werkzaamheden van deze functionarissen ter kennis van burgemeester en wethouders.

• 1.

  De comptabele draagt zorg voor een zodanige inrichting van de administratieve organisatie dat:

  • -

    tijdig en volledig uit de financiële administratie informatie beschikbaar komt onder andere ten behoeve van de managementrapportages;

  • -

    alle maatregelen worden genomen voor een goede werking van de interne controle gericht op de volledigheid en de juistheid van de administratieve verantwoording en de getrouwheid van de jaarstukken;

  • -

    er een zodanige budget- en kredietbewaking kan worden gevoerd dat de verwachte over- en onderschrijdingen van begrotingsposten tijdig worden gesignaleerd.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van de comptabele draagt elke afdelingshoofd zorg voor de administratieve organisatie binnen zijn domein.

• 1.

  De comptabele is belast met de uitvoering van een adequaat kasbeheer.

• 2.

  Onder kasbeheer wordt verstaan:

  • -

    het afstemmen van geldstromen op gemeenteniveau met de liquiditeitsplanning;

  • -

    een efficiënt debiteuren- en crediteurenbeheer.

• 3.

  De comptabele is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort. Dit op basis van de laatst vastgestelde Financiële verordening gemeente Bergeijk en het laatste vastgestelde mandaatregister.

• 1.

  De comptabele verstrekt door tussenkomst van de griffier alle inlichtingen aan de gemeenteraad welke hij verlangt en handelt daarbij conform de richtlijnen, opgenomen in de Organisatieverordening gemeenteraad Bergeijk

• 2.

  Voorts worden aan de daartoe bevoegden alle inlichtingen verstrekt welke redelijkerwijs kunnen worden verlangd.

• 3.

  Ten aanzien van het bepaalde in lid 2 is de Organisatieverordening gemeenteraad Bergeijk van overeenkomstige toepassing.

De comptabele is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. De comptabele kan zich hierbij niet op onvolledigheid van deze taakbeschrijving of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet beslissen burgemeester en wethouders.

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de dag na de datum na bekendmaking.

• 2.

  Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam "Instructie comptabele".