| Organisatie | Opsterland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Opsterland |
| Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Opsterland |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-03-2019 | nieuwe regeling | 29-01-2019 | 2018-24239 |
Het gaat hier om archiefbescheiden opgenomen in iDocumenten door middel van het zaakgericht werken met de volgende systemen:
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 29 januari 2019.
De secretaris
De heer K van Veen
De burgemeester
Mevrouw E van Selm
Bijlage A Handboek vervanging archiefbescheiden
Handboek vervanging archiefbescheiden
die volgens de Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen
Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland
gericht op het zaakgericht werken met zaakafhandelingssystemen die gekoppeld zijn aan iDocumenten
Adviseur Documentaire Informatievoorziening
Vervanging is het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. In dit geval zijn het scans die aan een bepaalde kwaliteit moeten voldoen. De scans nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden.
1.2 Wat is het doel van het Handboek vervanging?
1.3 Wat is het doel van het Besluit tot vervanging van archiefbescheiden?
1.4 Waar geldt de vervanging voor?
De Archiefwet geeft aan dat het college de zorg heeft om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden. Het college mag voor beide besluiten tot vervanging over te gaan als de scan maar juist en volledig is. Voor te bewaren archiefbescheiden stelt de Archiefregeling zwaardere eisen. Zie hiervoor hoofdstuk 2.1 Algemene wettelijke kaders. Echter in een scanproces is dat lastiger te scheiden. Ook is niet altijd aan het begin van een proces bekend waar een zaak toe leidt. Daarnaast is er voor vernietigbare archiefbescheiden een zorgvuldige beheerstrategie nodig zolang deze bewaard moeten blijven.
Het gaat hier om de routinematige vervanging van de ingekomen, interne en uitgaande papieren archiefbescheiden. De papieren archiefbescheiden zijn geregistreerd, gescand en zaakgericht gearchiveerd in iDocumenten volgens de werkwijze in dit Handboek aangegeven. De zaakafhandelingssystemen zijn gekoppeld via de Makelaarsuite met iDocumenten. De Makelaarsuite van iedere afzonderlijke gemeente doet in dit geval dienst als servicebus tussen de zaakafhandelingssystemen en iDocumenten. Zie bijlage 1 voor de applicatiearchitectuur van de OWO gemeenten. Er is sprake van eenmalige opslag van archiefbescheiden in iDocumenten.
Het geldt voor alle documenten gescand vanaf 1 februari 2019 en opgenomen in iDocumenten.
De module iBurgerzaken is wel gekoppeld via de Makelaarsuite aan iDocumenten. Op dit moment gaat het vervangingsproces voor iBurgerzaken nog niet zoals in het Handboek aangegeven. In de nabije toekomst komt er een ander soort koppeling. Als daarna de werkwijze zoals beschreven in dit Handboek wordt gevolgd vindt vervanging plaats van de archiefbescheiden die vervangen mogen worden.
Het geldt ook voor alle documenten gescand voor 1 februari 2019 en opgenomen in iDocumenten.
1.5 Waar geldt de vervanging niet voor?
In bepaalde gevallen bewaart de gemeente papieren archiefbescheiden omdat dit wettelijk verplicht is. Daarnaast kunnen documenten door hoe ze er uit zien een meerwaarde hebben die een scan niet heeft. Een document kan ook van een bijzondere historische waarde zijn. Hieronder is aangegeven voor welke archiefbescheiden de vervanging niet geldt.
Voor deze documenten geldt dat de papieren versie bewaard blijft als de contractbeheerder/verantwoordelijke voor het document expliciet bij OWO DIV aangeeft dat het papieren document bewaard moet blijven. Over het wel/niet bewaren kan advies ingewonnen worden bij de juristen. In paragraaf 4.6 bij het proces behandeling zaak is dit ook aangegeven.
In bepaalde informatiesystemen of archiefsystemen van de gemeenten zijn ook scans van papieren archiefbescheiden opgeslagen. Voor de eventuele vervanging van deze archiefbescheiden schrijft OWO DIV maatwerk handboeken in overleg onder andere met juridische zaken en informatiebeveiligingsfunctionarissen van de gemeenten. Afhankelijk of dit kan, mag of wenselijk is.
De gemeenten gaan steeds meer over op digitaal werken. Dit is een logisch vervolg op de digitale ontwikkelingen van deze tijd. Het kabinet streeft naar een volledig digitaal werkende overheid. Ook de OWO gemeenten willen steeds meer digitaal werken. Veel informatie komt al digitaal bij de gemeenten binnen. Burgers en instanties kunnen en mogen nog steeds verzoeken, vragen en andere zaken op papier naar de gemeente sturen. Er is nu sprake van een hybride situatie. Dit betekent dat er twee stromen zijn digitaal en papier. Het papier bergen we eerst op in kasten en na verwerking in de archiefbewaarplaats/kluis. Dit is niet efficiënt. Tevens moet je beide stromen beheren. Het dubbele beheer en het bewaren van het papier is kostbaar. Het kan voorkomen dat de papieren en digitale archiefbescheiden van elkaar afwijken omdat er na digitalisering nog informatie aan het papieren document is toegevoegd. Hierdoor kan de betrouwbaarheid van de informatievoorziening in gevaar komen. Ook in het kader van de privacy is het belangrijk om geen hybride situatie meer te hebben. Denk hier aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 van toepassing is. In de toekomst kunnen burgers digitaal via Mijn Overheid en of de Persoonlijke Internetpagina (PIP) digitaal zaakinformatie inzien van zaken die zij bij de gemeenten in behandeling hebben. Het is belangrijk dat het digitale exemplaar dan de juiste is.
1.7 Juridische aansprakelijkheid
De OWO gemeenten waarborgen door middel van passende maatregelen dat de burgers en organisaties geen nadelige gevolgen ondervinden als gevolg van de digitale vervanging van papieren archiefbescheiden. De passende maatregelen zijn beschreven in dit Handboek.
2. Kaders en verantwoordelijkheden
2.1 Algemene wettelijke kaders
Het college van Burgemeester en Wethouders is als zorgdrager, op grond van artikel 7 van de Archiefwet, bevoegd om een besluit tot vervanging te nemen voor zowel te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
Artikel 2 geeft aan dat de zorgdrager bij het nemen van een besluit tot vervanging rekening moet houden met:
Artikel 6, stelt als voorwaarde dat de vervanging gebeurt met een juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden.
Artikel 8 stelt dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opstelt. In de verklaring is een specificatie opgenomen van de vervangen archiefbescheiden en op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten. Door het opstellen van een verklaring van vervanging is bekend tot welk moment de analoge archiefbescheiden er nog zijn.
Archiefregeling 2009 met actualisatie in 2013
Artikel 26b van de Archiefregeling geeft aan waarbij in het vervangingsproces inzicht in gegeven moet worden als het gaat om te bewaren archiefbescheiden. Dit zijn de volgende punten:
Voor het archiefbeheer in de OWO gemeenten gelden de Archiefverordeningen van de eigen gemeenten. OWO DIV is in voorbereiding met het opstellen van nieuwe Besluiten en Beheersregels Informatiebeheer voor de OWO gemeenten. Het college geeft in de beheersregels aan wie verantwoordelijk is voor de ambtelijke uitvoering van de werkzaamheden om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijk staat te brengen.
In de bestuurlijk vastgestelde bestuursovereenkomst van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland is onder meer de samenvoeging van de Bedrijfsvoeringsonderdelen opgenomen. Per 1 januari 2016 zijn de teams Documentaire Informatievoorziening (DIV) samengevoegd tot het team OWO DIV. Het team maakt deel uit van de afdeling OWO Bedrijfsvoering van de gemeente Weststellingwerf. De medewerkers van het OWO DIV team voeren uitvoerende en adviserende taken uit met betrekking tot het informatiebeheer voor de OWO gemeenten.
2.3 Hoe weten de medewerkers wat zij moeten doen?
Op het moment dat het Vervangingsbesluit in werking treedt zijn de medewerkers die hiermee te maken hebben bekend met het Handboek, het vervangingsproces en de verantwoordelijkheden die zij hierbij hebben.
3.Technische infrastructuur en beeldkwaliteit scans
Het vervangingsproces is zodanig ingericht dat de vervanging gebeurt met de juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden.
Eisen voor de beeldkwaliteit van een scan:
Bestandsformaat : PDF/A-1 voor tekstdocumenten
Tekstherkenning : Optical Character Recognition (OCR). Dit houdt in dat de documenten doorzoekbaar zijn.
De Archiefregeling geeft aan dat uiterlijk op het moment van overbrenging de digitale archiefbescheiden opgeslagen zijn in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. 1 Het bestandsformaat PDF/A-1 voldoet aan de open standaard. Overbrengen betekent het overbrengen van te bewaren archiefbescheiden naar een digitale archiefbewaarplaats (e-depot). Het gaat om te bewaren archiefbescheiden ouder dan 20 jaar, uitgezonderd beperkingen. De archiefbescheiden zijn als ze zijn overgebracht openbaar voor burgers en instanties. Er zijn ontwikkelingen om de overbrengingstermijn korter te maken. Aan de voorkant van het proces willen de gemeenten archiefbescheiden al zoveel mogelijk opslaan in een archiefwaardig formaat. Voor archiefbescheiden die nog niet in PDF/A-1 gescand zijn, maar wel via het zaakgericht werken in iDocumenten staan of komen te staan vindt uiterlijk voor overbrenging een omzetting naar PDF/A-1 plaats.
OCR is en wordt nog niet overal toegepast. Bij de aanschaf van ‘nieuwe’ scanners en multifunctionals worden de eisen meegenomen in het programma van eisen. Door middel van het toepassen van OCR techniek kan op specifieke tekst in een document gezocht worden. In de toekomst is het wenselijk dat alle nieuw gescande documenten OCR doorzoekbaar zijn. Dit vergemakkelijkt het digitaal werken. Daarom is deze functionaliteit als eis opgenomen in het Handboek.
3.2 Scanners en multifunctionals
Scanners, multifunctionals en plotters en scansoftware, die gebruikt (gaan) worden voor het scannen van papieren archiefbescheiden voor vervanging voldoen aan de hiervoor aangegeven eisen.
Daarnaast zijn de scanners en multifunctionals als volgt ingesteld:
Resolutie : 300 PPI (Pixels per inch)
De functioneel beheerders bij OWO DIV zorgen dat de scanners en de gebruikte software voor het scannen naar OPEN.post goed werken. Dit geldt ook voor de scansoftware die gebruikt wordt voor het scannen via de multifunctionals naar OPEN.post. Indien nodig overleggen zij met OWO I&A. Bij calamiteiten schakelen zij de leverancier van de software in. Of in overleg met de teamleider OWO DIV, een onderhoudsmonteur. De verantwoordelijkheid voor het (technisch) functioneren van de multifunctionals/plotters ligt bij de eigen gemeenten in samenwerking met OWO I&A.
3.3 Onderhoud iDocumenten/vakapplicaties in de keten
OWO DIV is verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de applicaties OPEN.post, de Zaaktypecatalogus, iZaaksuite, Civision Zaakafhandeling en iDocumenten.
Het functioneel beheer van de gekoppelde zaakafhandelingssystemen ligt bij de vakafdelingen. Het technisch beheer van de werking van het netwerk, de applicaties en de Makelaarsuite ligt bij het team OWO I&A. Bij calamiteiten of andere problemen, die de functioneel beheerder niet kan oplossen, neemt de functioneel beheerder contact op met OWO I&A. Indien nodig schakelt de functioneel beheerder de leverancier in. Als het om het technisch beheer gaat schakelt OWO I&A de leverancier in.
3.4 Back-up en informatiebeveiliging
De gescande digitale archiefbescheiden zijn lokaal in het gemeentehuis van Weststellingwerf opgeslagen in de databases van iDocumenten. De procedures rondom back-up en informatiebeveiliging zijn opgenomen in vastgestelde Informatiebeveiligingsbeleidsplannen van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland.
4. Inrichting vervangingsproces
Een goede procesinrichting is noodzakelijk voor het correct en controleerbaar vervangen van papieren archiefbescheiden. Het gaat hier om de ingekomen, interne en uitgaande informatiestromen.
Om grip te houden op het vervangingsproces is bewust gekozen om zowel het scannen en registreren van papieren ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden op centrale plekken uit te voeren. Zo ook om de daadwerkelijke vernietiging van het papier bij OWO DIV neer te leggen. Bekend is dan dat de papieren documenten na scannen tijdelijk centraal bewaard zijn in een kast of de archiefbewaarplaats/kluis van de gemeente waar gescand is. En dat de documenten op de juiste manier, volgens de werkwijze in het Handboek aangegeven, vernietigd zijn. Het is niet de bedoeling dat (digitale) kopieën van documenten bewaard blijven. De burger moet er vanuit kunnen gaan dat documenten niet overal liggen en ook echt vernietigd zijn. Ook hier is de eerder genoemde AVG van toepassing.
Het scannen, registeren en archiveren van archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen vindt centraal plaats door de medewerker OWO DIV of de administratief medewerker Gebiedsteam/Werk en Inkomen. Hierna genoemd scanner en registrator. Voor het Gebiedsteam/Werk en Inkomen gaat het dan specifiek om de klantenadministratie. De daadwerkelijke vernietiging van papieren archiefbescheiden voert OWO DIV uit. De scanner en registrator kunnen dezelfde persoon zijn.
Voor eventuele toekomstige secretariaten/administratief medewerkers die centraal gaan scannen en registreren geldt dezelfde werkwijze als in dit Handboek aangegeven.
Vanaf de start met het zaakgericht werken met iDocumenten hebben de scanner en registrator de scan gecontroleerd. De scanner en registrator kunnen dezelfde persoon zijn geweest. De behandelaar die een zaak in behandeling krijgt heeft het gescande document ook gezien. Op basis van de scans en eventuele andere documenten heeft hij de zaak in behandeling genomen. Het komt voor dat
stukken achteraf gescand, geregistreerd, gecontroleerd zijn en toegevoegd aan een zaak om een zaak te completeren. De medewerkers kwaliteit en control OWO DIV voeren met terugwerkende kracht voor de documenten steekproeven uit. Zij bekijken of de scans van een goede kwaliteit zijn, voordat de vernietiging van het papier plaatsvindt. De werkwijze hiervoor is aangegeven in paragraaf 4.7
Specifiek klantenadministratie Sociaal Domein gemeente Weststellingwerf
Voor een deel van de gescande documenten voor iSamenleving en CiVision Samenlevingszaken is geen specifieke controle geweest. De registrator heeft de scans bij het registreren en koppelen aan een zaak wel gezien. De eerder genoemde steekproef door de medewerker kwaliteit en control OWO DIV geldt ook voor deze scans.
Papieren ingekomen post voor de drie gemeenten wordt afgeleverd in Wolvega door de Business Post partners. Brievenbuspost, post afgegeven aan de publieksbalies of post ontvangen door een medewerker of bestuursleden gaan via interne postrondes naar OWO DIV. De Gebiedsteams ontvangen ook ingekomen post die zij verwerken als het om de klantenadministratie gaat.
4.4 (Na)scannen en registreren ingekomen post, interne en uitgaande documenten
De scans komen door de scansoftware (automatisch) in OPEN.post terecht of de scanner zet de scans door naar een schijf in het netwerk (zoals tekeningen gescand met de plotter).
Registreren scans gescand met scanapparatuur bij OWO DIV naar OPEN.post
Registreren scans gescand naar een netwerkschijf
Registreren scans met de multifunctional gescand naar OPEN.post
Eenmaal gekoppelde scans aan een zaak zijn opgeslagen in iDocumenten. iDocumenten is het archiefsysteem voor de opslag van digitale documenten.
*Bij slechte kwaliteit van het origineel en daardoor de scan, geeft de registrator dit aan bij de metadata van het document.
Een medewerker OWO DIV controleert regelmatig of de netwerkschijf leeg is.
Waar moet je op letten bij de controle?
Als de scan onregelmatigheden vertoont die veroorzaakt zijn door bijvoorbeeld de scanapparatuur of software dan moet deze mogelijk opnieuw worden ingesteld. De registrator neemt contact op met de functioneel beheerder. De scanner zorgt zelf dat de glasplaat schoon is.
4.5 Archiveren papieren gescande archiefbescheiden
Tijdelijk bewaren van vervangen archiefbescheiden
Bewaren uitzonderingen van vervanging
• De behandelaar kan een zaak in de zaakafhandelingsapplicatie op zijn naam zetten of een postverdeler zet de zaak op naam van een medewerker. Wanneer een zaak in de werkvoorraad staat om te behandelen is de behandelaar verantwoordelijk dat de zaak compleet is en de inhoud klopt.
Interne en uitgaande documenten die door een behandelaar digitaal aangemaakt zijn voegen zij (automatisch) toe aan een zaak. De digitale documenten zijn dan opgeslagen in iDocumenten. Uitgangspunt is dat wat digitaal is, blijft digitaal. Wanneer op een uitgeprinte kopie aanvullende gegevens staan die van belang zijn voor een zaak moeten de documenten wel vervangen worden. Dit kunnen bijvoorbeeld uitgaande brieven met een natte handtekening of interne besluitvormingsdocumenten met parafen zijn.
4.7 Periodieke controle registraties en scans
4.8 Vernietigingsproces papieren documenten
Viermaal per jaar voert OWO DIV de daadwerkelijke vernietiging van gescande papieren documenten uit volgens onderstaand schema.
4.9 Hoe zijn zaken en documenten terug te vinden?
Metagegevens zijn gegevens die de context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. 2 Je kan door het vastleggen van metagegevens zaken en documenten terugvinden. In de verschillende applicaties zijn rechten uitgegeven wie waar toegang toe heeft. Belangrijk is dat de medewerkers die met de systemen werken zaken en documenten goed terug kunnen vinden. De manier waarop verschilt per applicatie. Op het moment van overbrenging moet de informatie voor burgers en instanties gemakkelijk te raadplegen zijn.
Afhankelijk van de gegevens die zijn vastgelegd of automatisch vastgelegd worden kan degene die daartoe bevoegd is zaken en documenten terugzoeken.
In de vakapplicaties zijn zaken/documenten terug te vinden om te raadplegen en of te behandelen. Per vakapplicatie verschilt de manier waarop.
CiVision Makelaar Gegevens is een module van de Makelaarsuite. Ook wel zakenmagazijn genoemd. In CiVision Makelaar Gegevens zijn zaken te raadplegen op basis van vastgelegde gegevens. Je kunt hier niet de documenten raadplegen. Voor het raadplegen zijn verschillende zoekmogelijkheden. Enkele zoekmogelijkheden staan hierna weergegeven.
Het is belangrijk dat de scans van een goede kwaliteit zijn. Zeker omdat de OWO gemeenten te maken hebben met langdurig of eeuwig te bewaren digitale archiefbescheiden.
Vanaf het moment dat het Handboek door de colleges is vastgesteld en de Vervangingsbesluiten genomen gaat het vervangingsproces in. De scancontroles gelden per gemeente. In hoofdstuk 4 Inrichting van het vervangingsproces zijn de werkwijzen beschreven. Hierna volgt in het kort de controles die uitgevoerd worden.
5.1 Controle kwaliteit van de scans door scanner/registrator
Scans gescand met de scanner via de scanapplicatie naar OPEN.post
De scanner controleert de scans in de scanapplicatie aan de hand van het papieren document.
Nadat de scans door de scanner overgezet zijn naar OPEN.post controleert de registrator de scans in OPEN.post, visueel via het beeldscherm in OPEN.post.
Scans gescand met de scanner bij OWO DIV/plotter rechtstreeks naar de netwerkschijf
De scanner controleert de scans op de netwerkschijf aan de hand van het papieren document. Nadat de scan geupload is bij de zaak controleert de registrator of de postverdeler de scan in de zaakafhandelingsapplicatie visueel via het beeldscherm.
Scans gescand met de multifunctional rechtstreeks naar OPEN.post
De scanner controleert de scans in OPEN.post aan de hand van het papieren document. Nadat de scan gekoppeld is aan een zaak controleert de registrator of de postverdeler de scans in de zaakafhandelingsapplicatie visueel via het beeldscherm.
5.2 Controle scans door behandelaar (passieve controle)
De behandelaar die de zaak in behandeling heeft is verantwoordelijk voor de behandeling van de zaak die op zijn naam staat. De behandelaar controleert of de scan duidelijk te lezen en bruikbaar is om de zaak goed te kunnen behandelen. Is dit niet het geval vindt terugkoppeling plaats naar de registrator.
5.3 Periodieke controle registraties van documenten en zaken kwaliteit en control OWO DIV
De medewerkers kwaliteit en control voeren eerst een controle van 15 procent per week uit van geregistreerde documenten en zaken. De steekproef betreft een controle op de scans, metadata en gekozen zaaktypes. Bij constatering van foute scans en registraties vindt terugkoppeling plaats naar de scanner/registrator. De medewerker kwaliteit en control laat de papieren documenten opnieuw scannen, controleren en koppelen aan de juiste documentregistratie en zaak.
5.4 Monitoring controles, rapportages en verbeterpunten
De medewerkers kwaliteit en control OWO DIV maken rapportages van de wekelijkse controles. Zij rapporteren hun bevindingen aan de teamleider OWO DIV. Afhankelijk van het foutpercentage vindt meer of minder controle plaats. Verbeterpunten sluiten zij kort met de medewerkers. Als de verbeterpunten tot aanpassingen leiden van het Handboek informeren zij de adviseur OWO DIV hierover. In de archiefjaarverslagen brengen de medewerkers kwaliteit en control OWO DIV verslag uit over de uitvoering van het vervangingsproces.
5.5 Beheren en onderhouden vervangingsproces
Een adviseur OWO DIV beheert en onderhoudt het Handboek. Jaarlijks controleert de adviseur of het Handboek nog juist is. De adviseur OWO DIV documenteert wijzigingen.
Het nemen van nieuwe Vervangingsbesluiten is noodzakelijk bij de volgende ontwikkelingen:
Model Verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Ondergetekende, verklaart, namens het college van B&W van de gemeente [OWO gemeentenaam]
dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager] d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering door [naam
vernietigingsbedrijf] op [datum]
Overzicht van categorieën van vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden
PDF/A-1 is een open standaardformaat voor de uitwisseling van documenten waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF A1 is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, bekijken en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze worden gecreëerd, bekeken of afgedrukt. PDF A1 is bovendien een duurzaam toegankelijk formaat, dat ook in de toekomst kan worden geopend met de software die dan gangbaar is. Bron Forum standaardisatie: lijst open standaarden