| Organisatie | Twenterand |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleverordening gemeente Twenterand 2018 |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Controleverordening Twenterand 2018 |
Geen
artikel 213 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-12-2018 | nieuwe regeling | 18-12-2018 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, van:
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 210 lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaggeving opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.
Een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1. De raad draagt de accountantscontrole op aan een door de raad te benoemen accountant en stelt de periode van benoeming van de accountant vast.
2. Het college bereidt in overleg met de auditcommissie gemeente Twenterand de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. De raad stelt het programma van eisen vast voor de aanbesteding van de accountantscontrole. In het programma van eisen worden opgenomen:
a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;
b. de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties;
c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles en de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
4. De raad kan in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening en eventuele deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
Artikel 3. Informatieverstrekking door het college
1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie, van belang voor de oordeelvorming van de accountant, is verstrekt.
4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad, conform de jaarlijks vast te stellen beleidsplanning / jaaragenda.
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij horende werkzaamheden.
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.
3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en auditcommissie, een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de manager Bedrijfsvoering / concerncontroller.
Artikel 6. Toegang tot informatie
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig denkt te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de betreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten en lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 7. Overige controles en opdrachten
1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
1. Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening worden de volgende goedkeuringstoleranties, zoals deze in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn opgenomen, gehanteerd:
2. De accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in zijn verslag van bevindingen de rapporteringstoleranties die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties met als maatstaf: elk bedrag groter dan € 100.000,00.
3. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
4. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller / manager Bedrijfsvoering, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
5. De accountant legt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, voor verzending aan de raad, aan het college voor. Het college heeft hierdoor de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.
6. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen in de auditcommissie.
1. Deze verordening treedt in werking daags na bekendmaking met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2018 en verder.
2. Gelijktijdig wordt de Controleverordening gemeente Twenterand van 18 december 2003, alsmede het Controleprotocol van 17 april 2007 ingetrokken.
Toelichting op de (gewijzigde) artikelen
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Het is echter de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten (artikel 171, lid 1 Gemeentewet). In deze verordening is gekozen voor de registeraccountant om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie. De duur van de periode van verbintenis met de accountant wordt bepaald bij de aanbesteding van de accountantscontrole.
In het tweede lid is opgenomen dat de auditcommissie, op grond van de verordening auditcommissie gemeente Twenterand 2011, een taak heeft in de selectie van de accountant na afloop van het bestaande contract.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
Dit artikel van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring, of bevestiging bij de jaarrekening, wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.
In het vierde lid wordt de uiterlijke datum gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
Artikel 4. Uitvoering controle
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Het college dient jaarlijks een inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving op te leveren voor de accountant. Het college stuurt het normenkader naar de raad die dit niet expliciet hoeft vast te stellen, maar het normenkader ook kan bevestigen door het voor kennisgeving aan te nemen.
Artikel 6. Toegang tot informatie
Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.
Artikel 7. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. De goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden zijn in artikel 2 van het Bado opgenomen (1% ten aanzien van fouten in de jaarrekening en 3% ten aanzien van onzekerheden in de controle). Deze worden bij aanbesteding van de accountantscontrole in het programma van eisen opgenomen. De raad kan deze toleranties aanscherpen, al zal dat veelal leiden tot toename van de werkzaamheden en daarmee tot hogere kosten.
In het Bado (artikel 5) zijn de rapporteringstoleranties opgenomen als de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. In hetzelfde artikel is opgenomen dat de raad lagere rapporteringstoleranties kan voorschrijven. In de gangbare praktijk is dit vaak het geval. Dit geldt ook voor de gemeente Twenterand. Tot dusver is als rapporteringstolerantie een maatstaf van € 45.000 gehanteerd. Deze maatstaf was gebaseerd op de omvang van de begroting van 2006 ad circa € 45 miljoen. Inmiddels is de omvang van de begroting meer dan verdubbeld. Met de aanpassing in deze verordening van de maatstaf naar € 100.000 komt deze meer in lijn met de omvang van de begroting. Handhaving van de bestaande maatstaf is mogelijk, maar kan leiden tot meer werkzaamheden met de daarmee gepaard gaande kosten. De nieuwe maatstaf komt overeen met globaal 10% van de goedkeuringstolerantie.
Het vierde lid van artikel 8 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
De verordening moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).