Organisatie | Buren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Buren 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-10-2018 | wijziging | 10-09-2018 | Z.003973 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Buren;
- in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;
- deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;
- deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
- deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;
- deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2018.
Gelet op artikel 6 van de geldende Archiefverordening gemeente Buren
vast te stellen: Besluit Informatiebeheer gemeente Buren 2018.
In dit besluit wordt verstaan onder:
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;
Hoofdstuk 2 DE INRICHTING EN UITVOERING VAN HET INFORMATIEBEHEER
Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
g. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
4. De directeur zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
Artikel 4 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.
2. Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.
3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
4. Voor de beveiliging van informatie treft de directeur adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.
Artikel 5 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 6 Positief advies van de archivaris
In het geval de directeur de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie willen uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist: