| Organisatie | Goirle |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | reglement van orde |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-09-2018 | nieuwe regeling | 28-08-2018 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van te voren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.
Artikel 3 Quorum en verhindering
Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is. In geval de spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van de afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is.
Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de bestuurlijke spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie te allen tijde voor aanvang van de vergadering door de portefeuillehouder worden aangemeld bij de voorzitter en de secretaris.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen wat binnen de opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De secretaris beziet de stukken, voordat deze aan de agenda worden toegevoegd, op zaken als volledigheid, besluitwaardigheid en representativiteit.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening over een onderwerp te geven dan wel een toelichting te geven op een agendapunt.
De voorzitter deelt dit mee bij het vaststellen van de agenda of hiertoe wordt besloten bij de behandeling van het agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 9 Werkwijze in recesperiode
In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden en een besluit door accordering niet mogelijk is, zijn de (loco-) burgemeester en de (loco-) secretaris gemachtigd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. De genomen besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is bekrachtigd.
De (loco-) secretaris en de (loco-) burgemeester kunnen een collegevoorstel in een recesperiode zonder quorum tot spoedeisend bestempelen. Alle (digitale) middelen worden optimaal benut om de collegeleden in het geval van spoed te benaderen. De opvattingen van de collegeleden worden opgenomen in het verslag.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 28 augustus 2018
de secretaris, Jolie Hasselman
de burgemeester, Mark van Stappershoef
Toelichting Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Goirle 2018.
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Het Reglement van orde uit 2006 is op onderdelen geactualiseerd. Er is een artikel toegevoegd, een artikel over de werkwijze in een recesperiode.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan op basis van dit artikel de onderlinge vervanging geregeld worden.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Dag en locatie van de vergaderingen zijn vastgelegd met daarbij de mogelijkheid om af te wijken. De mogelijkheid om een extra vergadering te houden en de procedure die hiervoor gevolgd moet worden is geregeld in het eerste en tweede lid.
Artikel 3 Quorum en verhindering
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Bovendien is opgenomen dat een vergadering kan plaatsvinden zonder het quorum als de spoedeisendheid daarom vraagt. Er moeten dan wel afspraken gemaakt worden over het inlichten van de andere collegeleden en het bekrachtigen van het besluit.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven. In deze artikelen wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.
In dit artikel is tevens aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
Dit artikel geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Artikel 57 en 55, eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Er is dan ook voor gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. De opgenomen regeling komt er op neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet, of mondeling gestemd.
Artikel 8 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Omdat alle betrokkenen schriftelijk of mondeling worden geïnformeerd over de genomen besluiten is ervoor gekozen de besluitenlijst één week na de vergadering openbaar te maken. Dit gebeurt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 9 Werkwijze in recesperiode
Met dit artikel wordt de mogelijkheid vastgelegd om tijdens de vakantieperiode noodzakelijke besluiten te nemen. Als het quorum niet behaald kan worden zijn (loco)- burgemeester en (loco)- secretaris gemachtigd om namens het college deze besluiten te nemen. De besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is, bekrachtigd.