Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Uitvoeringsorganisatie Laborijn

Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn houdende regels omtret het archief Archiefverordening Laborijn 2017

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieUitvoeringsorganisatie Laborijn
OrganisatietypeRegionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regelingVerordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn houdende regels omtret het archief Archiefverordening Laborijn 2017
CiteertitelArchiefverordening Laborijn 2018
Vastgesteld dooralgemeen bestuur
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de archiefverordening Laborijn.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. artikel 40, eerste lid, van de Archiefwet 1995
  2. artikel 40, tweede lid, van de Archiefwet 1995
  3. http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Doetinchem/CVDR608689/CVDR608689_1.html
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

08-08-2018nieuwe regeling

06-07-2018

bgr-2018-1127

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn houdende regels omtret het archief Archiefverordening Laborijn 2017

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn;

 

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 23 februari 2018;

 

gelet op de artikelen 40, eerste en tweede lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn;

 

b e s l u i t:

vast te stellen de Archiefverordening Laborijn 2017

Artikel 1. Zorgplicht Dagelijks Bestuur

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de organen van Laborijn.

  • 2.

    Het Dagelijks Bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid van Laborijn en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2. Taken archivaris

  • 1.

    De archivaris brengt tweejaarlijks aan het Dagelijks Bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van Laborijn die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de organen van Laborijn die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3. Verantwoording door het Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de organen van Laborijn.

Zij voegen daarbij in ieder geval:

  • a.

    het verslag van de archivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

  • b.

    voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

  • c.

    een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Intrekking oude verordening

De archiefverordening Laborijn, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur d.d. 7 oktober 2016 wordt ingetrokken, op het in artikel 5, eerste lid, genoemde tijdstip.

Artikel 5. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Laborijn 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 6 juli 2018.

de secretaris,

drs. J.E. Talstra

de voorzitter,

E.J. Huizinga

Toelichting

Algemeen

Laborijn is als openbaar lichaam verplicht om een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden overeenkomstig de archiefwet. De juridische grondslag daarvoor is gelegen in de artikelen 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn.

 

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van het openbaar lichaam Uitvoeringsorganisatie Laborijn bij het dagelijks bestuur (artikel 41, lid 1 onder a). Artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn bevat bovendien de opdracht voor het algemeen bestuur om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan het dagelijks bestuur deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Verder bevat artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn een opdracht aan het algemeen bestuur om bij verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de archivaris ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

 

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het dagelijks bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan het algemeen bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn), de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het dagelijks bestuur toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (bevoegdheid is al geregeld in artikel 33b, lid 1 onder d, van de Wet gemeenschappelijke regelingen).

 

Begrippen

Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’).

Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘archivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:

  • 1°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3°.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4°.

    reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.

 

Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.

 

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent Laborijn haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen van Laborijn en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

 

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

 

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

 

Artikel 1. Zorgplicht van het dagelijks bestuur

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

 

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de organen van Laborijn.

 

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

 

Artikel 2. Taken archivaris

Het eerste lid regelt de verplichting voor de archivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het dagelijks bestuur over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de organen van Laborijn die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van die organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kan het dagelijks bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door het algemeen bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het algemeen bestuur.

 

Uit de Archiefwet, in samenhang met het bepaalde in artikel 38 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn, volgt verder dat als er een gediplomeerde archivaris is benoemd, deze de archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de organen van Laborijn die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde.

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de archivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

 

Op grond van het tweede lid kan de archivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

 

Artikel 3. Verantwoording door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de organen van Laborijn. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de archivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen), b) de op verzoek of eigen initiatief van de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

 

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Wet gemeenschappelijke regelingen toegevoegde artikel 32j. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 32j – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat organisaties als Laborijn niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het dagelijks bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het algemeen bestuur aanbiedt.