Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer houdende regels omtrent commissie klankbordgesprekken burgemeester – raad Verordening commissie klankbordgesprekken burgemeester – raad gemeente Zoetermeer

Artikel 1 Taak

De commissie, ingesteld op grond van artikel 84, 147 en 149 van de Gemeentewet, heeft tot taak klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit vier leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2.

  Tenminste één van de leden is afkomstig uit een niet-collegepartij.

• 3.

  Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 4.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2.

  De secretaris is adviseur van en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 3.

  De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 4 Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan een wethouder en/of de gemeentesecretaris aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taken.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5 Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, vierde lid, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 5.

  De commissie treft, met inachtneming van artikel 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 3.

  De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4.

  De commissie besluit bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7 Bijzondere bepalingen over de klankbordgesprekken

• 1.

  De commissie houdt minimaal eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester of de fractievoorzitters de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 4.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wij zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie zal in ieder geval bij alle fracties van de gemeenteraad informatie inwinnen. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

• 5.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

• 6.

  De klankbordgesprekken worden, zo veel als mogelijk, vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft, gevoerd.

• 7.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 8 Verslag

• 1.

  Van klankbordgesprekken wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor gezien ondertekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester. Daarnaast wordt het verslag voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

• 2.

  Een afschrift van het verslag van de klankbordgesprekken wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de geldende circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 10 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop de verkiezingen van de gemeenteraad plaatsvinden.

Artikel 11 Archivering

• 1.

  De raadsgriffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt, onder intrekking van de ‘Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad gemeente Zoetermeer’, in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening commissie klankbordgesprekken burgemeester – raad gemeente Zoetermeer’.