Organisatie | Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende Beleidsregel sponsoring evenementen Zichtbaar Zeeland |
Citeertitel | Beleidsregel sponsoring evenementen Zichtbaar Zeeland |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | algemeen |
Eigen onderwerp | Cultuur en Welzijn |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2018 | Nieuwe regeling | 21-11-2017 | 17025415 |
In Zeeland worden jaarlijks diverse (inter)nationale evenementen georganiseerd. De aantrekkelijkheid van de provincie en haar steden krijgt een sterke impuls door beeldbepalende evenementen. Evenementen zijn steeds belangrijker in de vrijetijdsbesteding van inwoners en bezoekers van binnen en buiten Zeeland. Evenementen en hun side events vergroten de leefbaarheid en dynamiek van de provincie, ze versterken de economie. Evenementen dragen eraan bij om Zeeland als gebied te positioneren. Daarom investeert de Provincie Zeeland in een aanpak voor publieksevenementen, waarbij de focus ligt op die evenementen die Zee en Land als decor en inspiratiebron benutten.
Onder een evenement verstaan wij: een gebeurtenis die verplaatsbaar is waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, religie, food, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat. Het evenement moet in de context van deze beleidsregel openbaar zijn, dat wil zeggen publiek toegankelijk .
De provincie Zeeland ondersteunt evenementen in de regio met subsidies, wanneer een beleidsmatig belangrijk evenement daarzonder geen doorgang kan vinden. Sponsoring biedt de mogelijkheid om een andere relatie aan te gaan met evenementen. Dan is het evenement niet het doel, zoals bij subsidies, maar een middel voor de realisatie van onze doelstellingen. Deze notitie beschrijft welk beleid de provincie zal voeren bij de inzet van het instrument sponsoring en welke evenementen zij benadert voor een sponsorcontract.
Sponsoring is een zakelijk contract (een te sluiten sponsorovereenkomst) waarbij de provincie een op geldwaarde gebaseerde prestatie levert en de andere partij hiervoor in ruil een marktconforme tegenprestatie biedt.
Er kan op 2 manieren een relatie zijn met een evenement: sponsoring (zoals hier nader beschreven) en subsidie (zoals o.a. vastgelegd in de subsidieregeling voor sportevenementen, cultuurnota en regio-arrangementen)
Bij sponsoring wordt actief gestuurd op het verkrijgen van publiciteit en in voorkomende gevallen hospitalityrechten en contact met de doelgroep van het evenement. Anders dan bij sponsoring wordt subsidie ingezet om evenementen te stimuleren, zonder dat daar tegenprestaties tegenover staan. Waar mogelijk worden wel afspraken gemaakt, maar afspraken zijn op basis van vrijwilligheid en niet juridisch afdwingbaar.
Wanneer kiezen we voor sponsoring?
Sponsoring is een privaatrechtelijke rechtshandeling, vastgelegd in een sponsorovereenkomst, gericht op profijt voor beide partijen. Voor de organisator primair de geldsom die wordt verkregen. Voor de provincie vooral de exposure die zij via het evenement verkrijgt. We gaan alleen over tot sponsoring als het evenement aantoonbare meerwaarde heeft voor het realiseren van de provinciale beleidsdoelen. De omvang van de sponsorbijdrage is gerelateerd aan de waarde van de exposure.
De algemene doelen die we nastreven met het aangaan van sponsorovereenkomsten zijn:
Het positioneren van de Provincie Zeeland als betrokken overheid, verbonden met haar regio.
De Provincie Zeeland (inter)nationaal en onderscheidend als vestigingsregio zichtbaar maken in lijn met de uitgangspunten van de profileringsstrategie 'Land in Zee'.
Het bieden van podia voor relatiebeheer van het provinciaal bestuur.
Voor een sponsorovereenkomst wordt aangegaan, moeten deze doelstellingen door de organisator worden vertaald naar concrete acties voor de Provincie Zeeland
Positioneren Provincie Zeeland
Evenementen zijn belangrijke sociale gebeurtenissen. De Provincie Zeeland wil laten zien dat zij midden in de Zeeuwse samenleving staat en betrokken is bij evenementen. Dit kan worden ingevuld door uiting te geven aan de provinciale participatie middels vlaggen, logo-vermelding e.d.
Sinds 2012 zetten we met 'Land in Zee’ Zeeland als uniek gebied op de kaart. De onderscheidende kracht van Zeeland als gebied gelegen 'in zee'. We maken zichtbaar dat Zeeland een andere provincie is door haar ligging. Evenementen kunnen dat profiel versterken, door bijvoorbeeld gebruik te maken van het landschap en unieke plekken.
Evenementen bieden een platform om relaties uit te nodigen. Hierbij kan je denken aan grensoverschrijdende netwerken of het ontvangen van binnen- of buitenlandse delegaties.
De evenementen worden door de provincie benaderd voor sponsoring. De provincie zal zich alleen als sponsor aan kwalitatief hoogstaande evenementen verbinden, die naar onze opvatting goed passen bij Zeeland.
Basisvoorwaarden (cumulatief):
De tegenprestaties voor de sponsoring moeten aansluiten op de doelstelling van sponsoring, namelijk: het op de kaart zetten van de provincie Zeeland als aantrekkelijke provincie voor ondernemers, bewoners, bezoekers, sporters, studenten en jongeren. De te leveren tegenprestaties, (“sponsorpakketten”), worden per geval overeengekomen. De tegenprestaties kunnen onder meer bestaan uit:
Mediarechten: hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om afspraken over het meenemen van nader af te spreken beeldmateriaal over Zeeland of de regio in TV-uitzendingen over het evenement . Het gaat daarbij om beelden met relevantie voor de beleidsdoelstellingen van de provincie, met het oog waarop het sponsorship wordt aangegaan. Andersom kan het bijvoorbeeld gaan om het ter beschikking stellen van rechtenvrij beeldmateriaal over het evenement aan de Provincie.
Waar mogelijk zal de provincie de communicatieve doelen van sponsoring versterken met aanvullende eigen communicatieve activiteiten (merk-activatie) of inzet van provinciebestuurders. Zo wordt een hoger rendement uit de sponsoring van het evenement behaald. Hierover worden met de organisatie afspraken gemaakt.
De hoogte van het sponsorbedrag hangt af van de marktwaarde van het sponsorpakket dat wordt ingekocht.
eenmalig en uniek internationaal evenement met positieve wereldwijde media-aandacht (online, tv: met garanties), groot publiek bereik (> 25.000 – 50.000), hoogste niveau van toonaangevende activiteit, volop side-events, uniek relatieprogramma, positieve economische spin-off (positieve kosten-baten), professionele organisatie.
Voor sponsorships hoger dan € 50.000,- (buitencategorie) moet mogelijk worden afgeweken van de provinciale inkoop- en aanbestedingsregels. Sponsoring in de buitencategorie vraagt dan ook altijd expliciete besluitvorming door GS.
een (inter)nationaal evenement met positieve grote (inter)nationale media-aandacht (gegarandeerd), een groot publieksbereik (10.000 - 25.000), hoogste niveau van een internationale toonaangevende activiteit, side-events, professioneel relatieprogramma, georganiseerd door een professionele organisatie, zorgt voor positieve economische spin-off (kosten-baten).
een (inter)nationaal evenement met provinciale en (inter)nationale media-aandacht, een publieksbereik (5.000 - 10.000)deelnemers op het hoogste niveau van een toonaangevende activiteit, primair provinciaal publiek bereik, professioneel relatieprogramma, side-events, georganiseerd door een (semi)professionele organisatie.
een meerdaags evenement met (inter-) nationale deelnemers, primair provinciale uitstraling, semi-professionele vrijwilligers organisatie, primair regionaal publiek bereik.
een eendaags evenement met (inter)nationale deelnemers, een primair provinciale uitstraling, semi-professionele vrijwilligers organisatie, primair regionaal publiek bereik.