| Organisatie | Twenterand |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier |
| Citeertitel | Instructie griffier |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet, art. 107a, lid 2
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-04-2006 | Wijziging artikelen 2, 3 en 4 als gevolg van invoering raadsdebatten | 11-04-2006 Gemeentecontact 20 april 2006 | BIS nr. 06.001.0013 | ||
| 21-04-2006 | Wijziging artikelen 2, 3 en 4 als gevolg van invoering raadsdebatten | 11-04-2006 Gemeentecontact 20 april 2006 | BIS nr. 06.001.0013 |
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raadsvergadering en het raadsdebat.
Artikel 3 Bijstand voorzitters raad en raadsdebatten
1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2. De griffier staat de voorzitter van het raadspresidium ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van het raadspresidium.
3. De griffier staat de voorzitters van de raadsdebatten ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de raadsdebatten.
Artikel 4 Vergadering van de raad en raadscommissie
1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het raadspresidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
3. De griffier dan wel een door hem aan te wijzen medewerker zijn aanwezig bij het raadsdebat en dragen zorg voor goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
4. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijst en overige stukken aan raadsleden.
5. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijst en overige stukken aan de raadspresidiumleden.
6. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijst en overige stukken aan de raadsleden en/of fractievertegenwoordigers.
Artikel 5 Ondersteuning raadspresidium
Indien het raadspresidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
De griffier draagt er in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.
1. De griffier geeft leiding aan de griffie.
2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
3. De griffiemedewerkers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.
2. Bij vervanging van de griffier wordt gehandeld overeenkomstig de “Regeling vervanging medewerkers griffie”.
1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
2. Tot het van kracht worden van de “Aanpassingswet dualisering gemeentebestuur” wordt de “griffier” aangeduid als “plaatsvervangend secretaris”.
3. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Vriezenveen, 31 oktober 2002.
De raad voornoemd,
De plv. secretaris, de burgemeester,
Drs. J.E.M. op de Weegh drs. H. Koetje
Toelichting 1 Toelichting op de instructie voor de griffier.
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
De griffier biedt ondersteuning bij de uitoefening der rechten van de raad(sleden).
Indien de raad een raadsprogramma vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
De griffier zal aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.
Voor het raadspresidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. De taken van het presidium zijn:
het opstellen van de voorlopige agenda voor raads- en commissievergaderingen en overige zaken het functioneren van de raad en de commissie betreffende;
het voorbereiden en implementeren van het dualisme in de gemeente Twenterand.
Het presidium wordt door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beantwoording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Nader overleg met de gemeentesecretaris vindt plaats met het oog op de beschikbare ambtelijke capaciteit en de eventuele verstoring van de werkplanning.
De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. Er is voor gekozen dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Voor de periode tot het van kracht worden van de “Aanpassingswet dualisering gemeentebestuur” is de griffier aangesteld onder de functiebenaming van plaatsvervangend secretaris en wel voor die taken die de ondersteuning van de raad betreffen.