Verordening auditcommissie gemeente Twenterand 2011

Artikel 1 Instelling

Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de auditcommissie gemeente

Twenterand.

Artikel 2 Taak

De taken van de commissie zijn:

1. het begeleiden van de werkzaamheden van de accountant bij diens controle van de jaarrekening:

- bespreking (indien gewenst) van het onderzoeksplan en de uit te voeren specifieke controles conform artikel 2 lid 4 van de Controle verordening gemeente Twenterand;

- bespreking (indien gewenst) van de boardletter;

- bespreking van afwijkingen rechtmatigheid;

- bespreking van het verslag van bevindingen en de accountantscontrole;

2. het adviseren aan de gemeenteraad inzake de in lid 1 genoemde onderwerpen;

3. het selecteren van de accountant na afloop van het bestaande contract en het voorleggen van een voorstel aan de raad;

4. het in onderling overleg afstemmen van de onderzoeksplannen van de rekenkamercommissie, het college en de accountant;

5. het voeren van overleg met het college en de raad over ontwikkelingen van de planning- en controlcyclus (en de daarbij behorende stukken) en het rapporteren hierover aan de gemeenteraad.

Artikel 3 Samenstelling

. De commissie bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven raadsleden. De coalitie en de oppositie zijn beide vertegenwoordigd.

2. De raad benoemt de leden.

3. De raad kan een lid ontslaan.

4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

5. De zittingsperiode van de leden eindigt wanneer zij ophouden lid van de raad te zijn en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

6. De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter.

7. De secretariële ondersteuning wordt geleverd door de griffie.

Artikel 4 Vaste adviseurs

De commissie heeft drie vaste adviseurs, te weten het afdelingshoofd financiële bedrijfsvoering, de concerncontroller en de griffier. Zij worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. Afhankelijk van de agenda kunnen ook andere adviseurs worden uitgenodigd, te denken valt aan de burgemeester, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris of de voorzitter van de rekenkamercommissie.

Artikel 5 Vergaderingen

1. De auditcommissie vergadert zo vaak als nodig is om goed te kunnen functioneren

2. Als er minder dan drie leden komen opdagen bij een vergadering, wordt de vergadering niet gehouden. Er wordt dan een nieuwe datum vastgesteld.

3. De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd.

4. De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de auditcommissie. Een agenda dient ten minste zeven dagen voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden en de vaste adviseurs.

5. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

6. Onder de in het vijfde lid bedoelde activiteiten worden in ieder geval begrepen:

a. het voorbereiden van de agenda;

b. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;

c. het leiden van de vergaderingen;

d. het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

e. het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

7. De voorzitter treedt naar buiten op als woordvoerder van de commissie.

8. De griffie draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst. Deze besluitenlijst is tevens beschikbaar voor de raadsleden.

9. De griffie draagt zorg voor de archivering van de stukken.

Artikel 6 Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken

1. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

2. De adviezen van de commissie en de besluitenlijsten van de vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding opleggen omtrent het in de commissie behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overlegd. Geheimhouding geldt voor hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de commissie die opheft, dan wel (indien de commissie zich, ter zake van het behandelde of ter zake van de stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, tot de raad heeft gericht) de raad haar opheft, Stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, worden als zodanig gekenmerkt.

3. Op grond van het belang in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd haar opheft, dan wel -

indien de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de gemeenteraad haar opheft.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeerregel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op haar bekendmaking.

2. Op dat tijdstip vervalt de Verordening auditcommissie gemeente Twenterand, vastgesteld bij raadsbesluit van 3 februari 2009.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening auditcommissie gemeente Twenterand 2011.