Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Ouder-Amstel

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieOuder-Amstel
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingVerordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel
CiteertitelVerordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 13 Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-2017Onbekend

20-04-2017

weekblad voor Ouder-Amstel

2017/16

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel

 

 

 

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant:

    • ·

      een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep of:

    • ·

      een accountantsorganisatie als bedoeld in art 1 onderdeel a van de Wet toezicht accountantsorganisaties;

  • b.

    accountantscontrole:

de controle van de van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • ·

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, alsmede de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • ·

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties.

  • ·

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

  • ·

    het in overeenstemming zijn van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • ·

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • ·

    onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet, in acht worden genomen;

    • c.

      rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet;

d.deelverantwoording:

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

e.de auditcommissie

de door de raad ingestelde auditcommissie

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal drie en maximaal zes verantwoordingsjaren.

  • 2.

    De DUO+ organisatie bereidt in overleg met de griffier en de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De aanbesteding vindt plaats in DUO+ verband voor de DUO gemeenten tezamen en wordt vanuit DUO+ gecoördineerd.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Dit bevat de periode waarvoor de accountant wordt benoemd, met inachtneming van het eerste lid van dit artikel. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen:

    • a.

      het voldoen aan de eisen van deze verordening;

    • b.

      De uiterlijke opleverdatum en de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • c.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles en de data van oplevering hiervan;

    • d.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • e.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringstoleranties; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

    • f.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

    • g.

      de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

  • 4.

    In afwijking van lid 3, letters d en e kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college stelt in afstemming met de griffie een controleprotocol op en zorgt jaarlijks voor actualisering van het normenkader voor de accountantscontrole. Beiden worden door de raad vastgesteld voorafgaande aan de controle van het betreffende jaar.

  • 2.

    Het college doet de interimrapportage ter kennisneming toekomen aan de auditcommissie.

  • 3.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en verstrekt deze aan de accountant voor de aanvang van de controle.

  • 4.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 5.

    Het college draagt er zorg voor dat de informatie in het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening

  • 6.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 7.

    Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening, het jaarverslag, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor behandeling uiterlijk 1 juli aan de raad.

  • 8.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Voor zover wenselijk ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole pleegt de accountant (afstemmings-)overleg met de auditcommissie, (een vertegenwoordiging uit) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, en de financiële functie.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de financiële functie dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 4.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 5.

    Het college informeert vooraf de raad over verstrekte opdrachten aan andere accountants dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de burgemeester en aan de auditcommissie. Indien de schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.

  • 3.

    Naar aanleiding van de (tussentijdse) controle naar de bedrijfsvoering en administratieve organisatie brengt de accountant verslag uit aan het college (de managementletter). Het college brengt dit verslag ter kennis van de auditcommissie.

  • 4.

    Overeenkomstig artikel 213 lid 2 gemeentewet brengt de accountant een accountantsverklaring en verslag van bevindingen uit. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 5.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding, intrekken oude verordening en overgangsrecht

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2017, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2017 en later. De Controleverordening gemeente Ouder-Amstel, vastgesteld op 15-11-2003 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2016.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening Ouder-Amstel 2017”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 april 2017

 

 

 

 

de raadsgriffier,

de voorzitter,

 

 

A.A. Swets

M.T.J. Blankers-Kasbergen

MEMORIE VAN TOELICHTING

Algemeen

De VNG heeft uitsluitend voor de Financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet een geactualiseerde modelverordening opgesteld. Voor de controleverordening ex. artikel 213 Gemeentewet is dit niet het geval.

De voorliggende verordening is een geactualiseerde versie van de bestaande verordening, rekening houdend met de bestaande praktijk en de deelnemende gemeenten in DUO+ verband. Afstemming heeft plaatsgevonden met de financiële functies in DUO+ verband.

Deze versie is geactualiseerd naar de bestaande wet- en regelgeving en de opvattingen over de rollen van gemeenteraad, college, organisatie en accountant.

Aandacht is besteed aan de eis dat er overeenstemming moet zijn tussen de jaarrekening en het jaarverslag. Dit ook met het oog op de wijzigingen van het BBV, waarbij informatie in bijvoorbeeld paragrafen (bijvoorbeeld: rente, grondexploitaties, kentallen, risico’s en weerstandscapaciteit) in nauwe relatie staan tot de jaarrekening.

Zo is vastgelegd dat de interimrapportage ter kennisneming wordt voorgelegd aan de auditcommissie. Eveneens is vastgelegd hoe moet worden gehandeld rond schendingen van integriteit.

Tot slot is verwoord dat de aanbesteding van de accountantscontrole plaatsvindt in DUO+ verband, zodat er één accountant wordt aangesteld voor de drie DUO+ gemeenten. Hiermee wordt mede invulling gegeven aan de efficiencytaakstelling, omdat er minder afstemming nodig is en dossiers ten behoeve van de controle eenduidig opgezet kunnen worden .

Er is voor gekozen om de contracteringsperiode te flexibiliseren van minimaal 3 tot maximaal 6 jaar. Dit om enerzijds een nieuwe raad in de gelegenheid te stellen tussentijds te wisselen en anderzijds vanuit de ervaringen van de afgelopen jaren de mogelijkheid te hebben om contracten te verlengen of te beëindigen.