Verordening op de raadscommissie gemeente Terschelling 2016

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  commissielid: lid of buitengewoon lid van een raadscommissie;

• -

  commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• -

  griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Instelling raadscommissie

De raad stelt een vaste raadscommissie in.

Artikel 3. Het presidium

• 1.

  Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter van de raad, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de raadscommissie en de fractievoorzitters. De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig.

• 2.

  Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het presidium vervangt.

• 3.

  De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het presidium. Bij afwezigheid neemt de plaatsvervangend voorzitter van de raad de rol van voorzitter over tijdens het presidium.

• 4.

  Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.

• 5.

  Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissie.

• 6.

  Het presidium is tevens agendacommissie van de raad.

• 7.

  De voorzitter overlegt met het presidium over de samenstelling van de voorlopige agenda voor de vergadering van de raad voordat deze door het presidium wordt vastgesteld.

• 8.

  Het presidium heeft in ieder geval de volgende taken:

  • a.

    het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen;

  • b.

    het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies;

  • c.

    het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17,eerste lid, van de Gemeentewet en het volgende lid.

• 9.

  De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar.

Artikel 4. Taken

De raadscommissie:

• a.

  brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• b.

  kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

• c.

  voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 5. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1.

  Het aantal commissieleden dat een fractie vertegenwoordigt, bedraagt niet meer dan het aantal raadszetels van die fractie.

• 2.

  De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3.

  Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4.

  Per fractie kunnen maximaal 2 niet-raadsleden per raadsperiode worden benoemd in de raadscommissie.

• 5.

  De raad benoemt op voordracht van de fracties voor iedere raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie.

• 6.

  De raad benoemt de commissievoorzitter en de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 3.

  Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 4.

  Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 5.

  Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 7. De griffier

• 1.

  De griffier ondersteunt de voorzitter bij zijn taak.

• 2.

  De griffier is in elke vergadering van de commissie aanwezig.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad daartoe aangewezen plaatsvervangend griffier.

• 4.

  De griffier kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 8. Oproep en voorlopige agenda

• 1.

  De commissievoorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2.

  Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 9. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2.

  Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3.

  Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

• 4.

  De agenda van een vergadering en voor zover mogelijk de daarop betrekking hebbende stukken worden langs de elektronische weg beschikbaar gesteld.

Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de elektronische oproep voor een ieder digitaal beschikbaar gesteld. Als na het verzenden van de elektronische oproep stukken digitaal beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare elektronische kennisgeving.

• 2.

  Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage

Artikel 11. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden, naast de elektronische oproep, ook ten openbare kennis gebracht door aankondiging in De Terschellinger, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de website van de gemeente.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 12. Presentielijst

• 1.

  De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2.

  Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 13. Opening vergadering en quorum

• 1.

  Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

• 2.

  Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3.

  Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 14. Vragenronde voor burgers

• 1.

  Na de opening van de vergadering kunnen aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda vermeld staan.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3.

  Degene die het woord wil voeren, meldt dit voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De voorzitter bepaalt de volgorde van woordvoering.

• 5.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 6.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van de raadscommissie toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en de leden van de raadscommissie.

• 7.

  De voorzitter, een lid van de raadscommissie of een lid van het college doet een voorstel voor de behandeling en afhandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 15. Verslag

• 1.

  De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2.

  Een verslag bevat in ieder geval:

  • a.

    de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers;

  • e.

    een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

  • f.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en de griffier.

• 4.

  De verslagen zijn elektronisch beschikbaar en worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 16. Advies; geen stemmingen

• 1.

  Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2.

  In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

• 3.

  In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 17. Aantal spreektermijnen

• 1.

  Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2.

  Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3.

  Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 18. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 19. Inspreekrecht

• 1.

  Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

• 2.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3.

  De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4.

  De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Indien een burger in de eerste termijn inhoudelijk het woord heeft gevoerd, kan deze in de tweede termijn opnieuw in de gelegenheid worden gesteld om maximaal 1 minuut een nadere toelichting te geven. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5.

  De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 20. Handhaving orde en schorsing

• 1.

  De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2.

  Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3.

  Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4.

  Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 21. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23. Verslag besloten vergadering

• 1.

  Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2.

  Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3.

  De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 24. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 25. Schending geheimhouding

• 1.

  Raadsleden hebben de gedragscode ondertekend waarin regels staan over hoe om te gaan met geheimhouding.

• 2.

  Raadsleden hebben met de eedaflegging aangegeven de wetten te zullen nakomen.

• 3.

  Schending van de geheimhouding kan sancties of strafrechtelijke vervolging tot gevolg hebben.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 26. Toehoorders en pers

• 1.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2.

  Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3.

  De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4.

  Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 27. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 28. Intrekken oude verordening

De ‘Verordening, regelende de orde voor de vergaderingen van de raadscommissie’ 2014, vastgesteld bij raadsbesluit van 16 december 2014, wordt ingetrokken.

Artikel 29. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Raadscommissie Terschelling 2016.