| Organisatie | Waterschap Noorderzijlvest |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het waterschap Noorderzijlvest |
| Citeertitel | Controleverordening waterschap Noorderzijlvest 2016 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | financiën |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2017 | Onbekend | 06-07-2016 | Onbekend |
het algemeen bestuur van het waterschap Noorderzijlvest;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 21 juni 2016;
gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit,
vast te stellen deVerordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het waterschap Noorderzijlvest;
In deze verordening wordt verstaan onder:
waarbij de nadere regels in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit in acht worden genomen;
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole (financiële rechtmatigheid): de mate waarin het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan en voor zover deze beheershandelingen leiden tot baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening worden verantwoord, in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Waterschapsbesluit;
verbijzonderde interne controle: de controle die in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur door eigen functionarissen van het waterschap gebeurt om de verantwoording voor de beleidsuitvoering en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstellingen en regels te kunnen dragen.
Artikel 2. Verbijzonderde interne controle
Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.
Artikel 3. Aanbesteding accountantscontrole
Artikel 4. Protocol accountantscontrole
Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur
Artikel 6. Inrichting accountantscontrole
Artikel 7. Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van de kas(sen), waardepapieren en voorraden en tot het inzien van alle boeken, notulen, brieven, digitale bestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot de kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en eveneens een onbelemmerde inzage heeft in de informatiedragers van het waterschap.
De accountant is bevoegd om van alle bestuurders, ambtenaren en eventuele derden, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
Artikel 8. Overige controles en opdrachten
Het dagelijks bestuur kan aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur achteraf over aan de accountant verstrekte opdrachten.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuur daarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het dagelijks bestuur daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening waterschap Noorderzijlvest 2016”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 6 juli 2016.
Bert Middel, dijkgraaf Wim Brenkman, secretaris
Het begrip controle staat centraal in artikel 109 en van de voorliggende verordening. Het gaat hierbij niet alleen om de externe controle door de accountant, maar ook om de interne controle binnen de eigen organisatie. De interne controle wordt onderscheiden in een controle die een onlosmakelijk onderdeel is van de administratieve organisatie binnen de processen én de verbijzonderde interne controle.
Met controle is bedoeld: “het deskundig en kritisch toetsen van verschijnselen aan gestelde normen, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de getoetste verschijnselen aan deze normen voldoen”. Controle vindt niet plaats vanuit wantrouwen ten opzichte van de gecontroleerde, maar om hem èn degene voor wie de controle wordt uitgevoerd een waarborg te verschaffen dat het gecontroleerde voldoet aan de gestelde normen. Bij overheidsorganisaties is controle op het financieel beheer in het bijzonder belangrijk, omdat zij omgaan met gemeenschapsgeld dat belastingplichtigen in goed vertrouwen aan hen beschikbaar hebben gesteld.
Het algemeen bestuur van het waterschap heeft een controlerende taak. Het ziet toe op de beleidsuitvoering en gaat na of het dagelijks bestuur hierbij voldoende doeltreffend, doelmatig en rechtmatig is geweest. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de beleidsuitvoering en zal, door een goede organisatie en een daarbinnen aangebrachte adequate administratieve organisatie, er voor zorgen dat doeltreffend, doelmatig en rechtmatig wordt gewerkt.
Het doel van de interne controle is het verkrijgen van (voldoende) zekerheid over de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van handelingen en werkzaamheden. Het geeft zekerheid over een juiste verslaglegging in de administratie en een objectieve berichtgeving. Gelet hierop is de interne controle in beginsel altijd aanwezig, niet zozeer in de vorm van een speciaal daarvoor aangewezen functionaris die op een handeling toeziet, maar juist in de handeling zelf.
De basis voor de interne controle ligt in de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie die het waterschap op grond van artikel 108 van de Waterschapswet vast stelt. Maatregelen die op grond van deze verordening worden genomen zijn onder andere:
Naast de interne controle die een onlosmakelijk onderdeel is van de processen, bestaat er de zogenaamde verbijzonderde interne controle (artikel 2). Deze vorm van controle bestaat uit specifieke onderzoeken, uitgevoerd door specifieke interne controlemedewerkers en de controller.
De Controleverordening is eveneens gericht op de externe controle. De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie.
De signalerende functie betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel hiervan is bijsturing van en (waar nodig) verbetering in het financieel beheer.
De certificerende functie omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording. Deze mondt uit in de controleverklaring, die aangeeft of de in de verantwoording (jaarrekening) vervatte informatie juist, volledig en geschikt is om tot oordeelsvorming te komen. En of de beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de financiële feiten uit de verslaggeving in overeenstemming met de daarvoor geldende regelgeving tot stand zijn gekomen. De controleverklaring is zowel binnen de organisatie van belang als naar buiten toe (maatschappelijke functie), tegenover allen die belang hebben bij het beheer van de organisatie.
De inhoud en het doel van de externe controle houdt in dat dit, zelfstandig en onafhankelijk van te controleren organisatie en haar organen, door externe controleurs gebeurt. Deze moeten aan bepaalde eisen van deskundigheid te voldoen. In artikel 109 van de Waterschapswet is bepaald dat de externe controle bij waterschappen slechts door accountants mag worden uitgevoerd die voldoen aan datgene wat artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vereist.
Gedeputeerde Staten hebben krachtens artikel 109c van de Waterschapswet de bevoegdheid om, naast de externe controle door de accountant, indien daartoe aanleiding is zelf een onderzoek naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie in te stellen. Zij kunnen bijvoorbeeld van deze bevoegdheid gebruik maken bij het klaarblijkelijk falen van de externe controle of in het geval van vermoedens van fraude.
Meerdere begrippen komen voort uit de Waterschapswet en het Waterschapsbesluit. Deze definities zijn van toepassing op de begrippen uit dit besluit. Belangrijke andere begrippen uit deze verordening zijn in dit artikel van een definitie voorzien.
De interne controle is primair een vast onderdeel van de administratieve organisatie (zie algemeen deel hiervoor). In dit artikel legt het algemeen bestuur bovenop de reguliere interne controles, enkele basiscondities vast voor de verbijzonderde interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur een extra zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid zal kunnen voldoen. Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van het waterschap onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in het derde lid het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.
Het vijfde lid bepaalt dat het algemeen bestuur over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel, op hoofdlijnen op de hoogte wordt gebracht. De onderzoeken die in dit artikel worden bedoeld, hebben geen betrekking op de interne onderzoeken van het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (artikel 109a Waterschapswet). Hierover zijn aparte afspraken gemaakt met het algemeen bestuur.
Dit artikel regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van het waterschap. Voordat de jaarlijkse verantwoording van het dagelijks bestuur over het gevoerde bestuur wordt aangeboden aan het algemeen bestuur, moet de jaarrekening door een bevoegd accountant 1 zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur.
Het algemeen bestuur wijst de accountant aan (lid 1). Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole, maar dat er vooraf overleg met (een delegatie van) het algemeen bestuur is over de bestuurlijke eisen waaraan de controle moet voldoen. In de praktijk vindt dit plaats via de Auditcommittee.
De eisen van het algemeen bestuur worden opgenomen in het programma van eisen dat in het derde lid aan de orde komt. De kaders voor deze eisen liggen vast in het onderdeel accountantscontrole van het Waterschapsbesluit (hoofdstuk 5). Dit besluit bevat onder andere regels voor de goedkeurings-tolerantie voor de controleverklaring en de rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen.
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten c.q. onzekerheden aangeeft, die maximaal in een verantwoording mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid ervan voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt aangetast.
In het Waterschapsbesluit is een minimumniveau voor de controle opgenomen. De bovengrens voor de goedkeuringstoleranties is gesteld op 1% van de totale lasten. Dit is een kwantitatief criterium, zowel voor getrouwheid als rechtmatigheid. Als de goedkeurings-toleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende controleverklaring, maar één van de drie andere hieronder aangegeven oordelen worden verstrekt door de accountant.
Doordat niet alle rechtmatigheidfouten of onzekerheden het getrouwe beeld beïnvloeden, wordt in de controleverklaring afzonderlijk op de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid ingegaan.
In artikel 5.3 van het Waterschapsbesluit is opgenomen dat de accountant, op grond van zijn deskundigheid, kan besluiten dat er kwalitatieve gebreken van dusdanige aard zijn, dat de goedkeuring wordt onthouden.
In de Waterschapswet is opgenomen dat de accountant naast de controleverklaring een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag neemt de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle op die geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan het algemeen bestuur moeten worden gerapporteerd. De marge die hierbij wordt gehanteerd is de rapporteringstolerantie.
Artikel 5.5 van het Waterschapsbesluit geeft aan dat de rapporteringstolerantie maximaal de goedkeuringstolerantie is, maar dat het algemeen bestuur een strengere norm kan bepalen2 . Fouten of onzekerheden die de accountant constateert en die boven het bedrag van de rapporterings-tolerantie liggen, komen in het verslag van bevindingen.
Op grond van het derde lid kan het algemeen bestuur nadere invulling geven aan de toleranties. Zowel bij de aanbesteding van de accountantscontrole als bij de opdrachtverlening voor de jaarlijkse controle (via het Controleprotocol, zie artikel 4) worden de toleranties bepaald.
Bij een aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur is het bestuursorgaan dat de accountant aanwijst en stelt daarom de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast. Dit wordt geregeld in het vierde lid.
In artikel 3 is ingegaan op de algemene opdracht aan de accountant. Omdat er sprake kan zijn (jaarlijks) wisselende specifieke omstandigheden, wordt er voor de start van de accountantscontrole een aparte opdracht gegeven. Dit gebeurt door middel van het ‘Controleprotocol’. Dit is een document waarin het algemeen bestuur aangeeft wat de rol van de accountant is en wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidtraject is. Hierin is opgenomen:
In het controleprotocol stelt het algemeen bestuur vast voor welke onderdelen van de jaarrekening of onderdelen van deelverantwoordingen en organisatieonderdelen, afwijkende eisen gelden. Het controleprotocol heeft betrekking op één jaar of op meerdere jaren en wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Het protocol wordt voordat dit de bestuurlijke besluitvorming in gaat, besproken met de accountant.
Dit artikel regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Het dagelijks bestuur (of het management namens het dagelijks bestuur) bevestigt naar de accountant de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de jaarrekening. Hierbij wordt verklaard dat de baten, lasten en balansmutaties uit de jaarrekening rechtmatig tot stand zijn gekomen en getrouw zijn verantwoord en dat alle relevante informatie aan de accountant is verstrekt. Indien er posten in de jaarrekening voorkomen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen, dan kan het dagelijks bestuur dat bij de bevestiging aangeven. De beroepsregels van de accountantskantoren vereisen dat deze verklaring is verstrekt voordat de controleverklaring wordt afgegeven.
In het derde lid wordt verwezen naar de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waarin zaken zijn geregeld zoals het tijdstip van aanbieding van de jaarrekening. Binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli van het daarop volgend jaar, moet de jaarrekening worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en vastgesteld of moet een eventuele indemniteitsprocedure zijn doorlopen.
Het vierde lid van het artikel verplicht het dagelijks bestuur alle informatie die na de afgifte van de controleverklaring, maar vóór de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur bekend is geworden, direct te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Dit sluit verrassingen tijdens de behandeling van het jaarverslag uit.
Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag onaangekondigd controles uitvoeren.
Ter bevordering van een soepele accountantscontrole vindt er periodiek overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van het waterschap (een delegatie uit het algemeen bestuur, de portefeuillehouder financiën, de secretaris, de concerncontroller en het hoofd financiën).
In het vorige artikel is bepaald dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 7 van de verordening kent hem deze bevoegdheid toe en legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om onbelemmerde toegang te verlenen aan de accountant. Informatie van derden (zoals uitzendkrachten, aannemers, adviesbureaus) wordt altijd via het waterschap (bestuur/medewerker) opgevraagd en niet rechtstreeks.
Het dagelijks bestuur kan besluiten advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant (lid 1). Het betreft werkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie. Hierdoor kan echter de onafhankelijkheid en integriteit van de accountant in het geding komen. De accountant zal altijd zelf een afweging maken of een aanvullende opdracht wel of niet kan worden geaccepteerd in het kader van het waarborgen van de onafhankelijkheid in het kader van de jaarrekeningcontrole.
Naast de controle van de jaarrekening zijn er andere werkzaamheden die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries of andere subsidieverstrekkers voor de verantwoording over de besteding van deze gelden vaak een controleverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort controles is de bevoegdheid van het dagelijks bestuur (tweede lid). De accountant die de jaarrekening controleert, is bekend met de administraties van het waterschap. Eventueel worden controles van de jaarrekening en controles van subsidies gelijktijdig uitgevoerd (single audit). Het dagelijks bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van het waterschap is (derde lid).
In de Waterschapswet (artikel 109) is de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen en dagelijks bestuur opgenomen. Aanvullend kan het algemeen bestuur inhoudelijke eisen stellen of aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (op te nemen in het programma van eisen bij de aanbesteding of in het controleprotocol).
De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Het eerste lid van dit artikel regelt, dat het dagelijks bestuur in kennis wordt gesteld indien de accountant afwijkingen constateert die bij het niet tijdig herstellen tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zouden leiden. Het dagelijks bestuur kan in overleg met het algemeen bestuur en de accountant mogelijk nog maatregelen tot herstel treffen.
Het tweede lid regelt dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van het waterschap kunnen worden opgelost. Het management zal op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Een bevoegd accountant voor de controle van de jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het accountantssregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op het Accountantsberoep of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.