Organisatie | Regio Rivierenland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het Informatiebeheer van Regio Rivierenland |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland 2016 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland 2007.
Archiefverordening Regio Rivierenland 2016, art. 4
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-03-2016 | nieuwe regeling | 09-03-2016 Blad gemeenschappelijke regeling, 21-03-2016 | Onbekend. |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
informatiebeheer het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke taal te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
Hoofdstuk 2 De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste;
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Regio Rivierenland
in de vergadering van 9 maart 2016
de secretaris, de voorzitter,
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die Regio Rivierenland ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het Algemeen Bestuur vast te stellen verordening.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen.
Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam,geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Ook op de termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.
Hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie, waaronder de serverruimte.
Authenticeren; hierbij moet gedacht worden aan een (digitale ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid onder d.
Informatie; in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term "informatie" gebruikt in plaats van het begrip "archiefbescheiden". Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van Regio Rivierenland. De begrippen "archiefbescheiden" en "informatie" worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip "archiefbescheiden" opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) Regio Rivierenland in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer; de definitief van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid ophoudt Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet; en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheersverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door Regio Rivierenland aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.
Organisatieonderdeel; bedoeld worden de dienstonderdelen van Regio Rivierenland, zelfstandige projectbureaus en overige als zodanig aan te merken onderdelen.
Hoofdstuk 2: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waarderings- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).
Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het Dagelijks Bestuur een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.
Artikel 4, eerste en tweede lid
Het hoofd van de beheerseenheid is de functionaris die is belast met de algehele dagelijkse leiding.
Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te onderstrepen.
Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van de bevoegdheidsverdeling door midden van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten.
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamische en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging en beheer van de archiefruimte.
Voorbeelden zijn; een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archief-procedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte, procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.
Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs)systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.
Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden.
Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de beheerseenheid de authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitwerkt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitkenmerken, kopieën in principe niet. Van vervanging is sprake wanneer informatie op een andere dragen wordt overgezet (bijvoorbeeld door een reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van et origineel te verlenen (authenticiteit).
Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is.
Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet Openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen
Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gerecontrueerd kan worden.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijk overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de secretaris, Na overbreng wordt de informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het hoofd van de overbrengende beheerseenheid bij overbrenging beperkingen aan bij openbaar, na advies van de secretaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in de archiefbewaarplaats worden informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie, zoals een bezoekersreglement.