Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Werkplein Hart van West-Brabant

Financiële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieWerkplein Hart van West-Brabant
OrganisatietypeRegionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regelingFinanciële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant
CiteertitelFinanciële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant
Vastgesteld dooralgemeen bestuur
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpalgemeen

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 35 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling ISD Werkplein Hart van West-Brabant

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

26-06-201501-01-2015Nieuwe regeling

27-02-2015

Blad gemeenschappelijke regeling 2015, nr. 127

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Financiële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling ISD Werkplein Hart van West-Brabant

besluit:

 

Gelet op artikel 35 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling ISD Werkplein Hart van West-Brabant (hierna ISD), waarin is bepaald dat het Algemeen Bestuur regels vaststelt met betrekking tot de organisatie en het beheer van vermogenswaarden;

 

dat deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan

 

vast te stellen:

 

De Verordening over de uitgangspunten voor het financiële beleid en de organisatie van de administratie van de ISD Werkplein Hart van West-Brabant (Financiële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant).

Hoofdstuk 1: Inleidende bepalingen

Artikel 1: Definities

  • a.

    Administratie

    Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de ISD ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    Financiële administratie

    Het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen over de financiële gegevens van (onderdelen van) ISD bevat, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financieel beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelden van vorderingen en schulden alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • c.

    Administratieve organisatie

    Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • d.

    Financieel beheer

    Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de ISD.

  • e.

    Rechtmatigheid

    Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen alsmede besluiten van het algemeen bestuur (hierna: AB) en dagelijks bestuur (hierna: DB)

  • f.

    Doelmatigheid

    Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen

  • g.

    Doeltreffendheid

    De mate waarin de gewenste prestaties ook daadwerkelijk worden behaald.

Hoofdstuk 2: Begroting en verantwoording

Artikel 2: Kaderbrief

Het dagelijks bestuur van de ISD biedt in de maand februari jaarlijks aan het algemeen bestuur van de ISD een kaderbrief ter vaststelling aan. De kaderbrief bevat tenminste de uitgangspunten voor de (komende) begroting, actuele beleidsontwikkelingen en risico’s. Het dagelijks bestuur stuurt de kaderbrief voorafgaand aan de vaststelling door het AB ter kennisname naar de colleges van de deelnemende gemeenten.

Artikel 3 Begroting

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD biedt jaarlijks aan het algemeen bestuur van de ISD de begroting ter vaststelling aan. De begroting gaat vergezeld van een meerjarenraming voor de op het begrotingsjaar volgende drie jaren.

  • 2.

    De begroting bevat per programma tenminste:

    - de beleidsdoelstellingen die worden nagestreefd,

    - de uit te voeren activiteiten en prestaties; en

    - de baten en lasten.

    Daarnaast bevat de begroting een overzicht van nieuwe en lopende investeringskredieten, een uiteenzetting van de financiële positie, de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen, en de paragrafen zoals opgenomen in artikelen 7 en 8.

  • 3.

    Het algemeen bestuur van de ISD machtigt met het vaststellen van de begroting het dagelijks bestuur tot het uitvoeren van de begroting binnen de kaders zoals opgenomen in artikel 3, lid 2.

  • 4.

    In de begroting wordt een bedrag voor onvoorziene uitgaven opgenomen.

Artikel 4: Uitvoering begroting

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD draagt er zorg voor dat er regels zijn die bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt er voor dat de baten, lasten en de investeringskredieten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden

  • 3.

    Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt er voor dat de baten en lasten, door middel van kostentoerekening, eenduidig aan de deelnemende gemeenten worden toegerekend.

  • 4.

    Het dagelijks bestuur van de ISD kan besluiten tot het doen van niet begrote uitgaven die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de in artikel 3, lid 4, genoemde begrotingspost. Het dagelijks bestuur van de ISD informeert het algemeen bestuur van de ISD van dit besluit.

Artikel 5 Tussentijdse rapportages

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD rapporteert drie maal per jaar over de voortgang van de begroting aan het algemeen bestuur van de ISD door middel van een bestuursrapportage.

  • 2.

    De indeling van de bestuursrapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

  • 3.

    De bestuursrapportage geeft tenminste per programma een toelichting op de beleidsdoelstellingen, de uit te voeren activiteiten en prestaties en de baten en lasten. Daarnaast biedt de bestuursrapportage inzicht in de voortgang van de investeringskredieten en de post onvoorziene uitgaven.

  • 4.

    Indien de bestuursrapportage aanleiding geeft voor een begrotingswijziging, dan doet het dagelijks bestuur van de ISD gelijktijdig bij het aanbieden van de bestuursrapportage aan het algemeen bestuur van de ISD een voorstel tot wijziging van de begroting.

  • 5.

    De bestuursrapportage wordt na vaststelling door het algemeen bestuur van de ISD ter kennisgeving aan de colleges van de deelnemende gemeenten gestuurd.

Artikel 6: Jaarstukken

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD biedt jaarlijks aan het algemeen bestuur de jaarstukken aan. De jaarstukken gaan vergezeld van het rapport van bevindingen van de accountant en de controleverklaring behorende bij de jaarstukken.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur van de ISD legt via de jaarstukken verantwoording af aan het algemeen bestuur van de ISD over de uitvoering van de begroting.

  • 3.

    De indeling van de jaarstukken sluit aan bij de indeling van de begroting en tussentijdse rapportages.

  • 4.

    In de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur van de ISD per programma tenminste de realisatie van de beleidsdoelstellingen, de verrichte activiteiten en prestaties en de werkelijke baten en lasten aan. Daarnaast geven de jaarstukken inzicht in de voortgang van de investeringskredieten, het beroep op de onvoorziene uitgaven en een uiteenzetting van de financiële positie, waaronder begrepen de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen, en de paragrafen zoals opgenomen onder artikelen 7 en 8.

Artikel 7: Risicoparagraaf

In de risicoparagraaf bij de begroting en jaarstukken worden opgenomen de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

Artikel 8: Paragraaf bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en jaarstukken wordt ingegaan op de organisatorische doelen, de uitgangspunten van de organisatie en de organisatiestructuur. Specifiek wordt ingegaan op het aantal personeelsleden, het ziekteverzuimpercentage, de personeelskosten, de kosten van inhuur derden, de huisvestingskosten en de automatiseringskosten.

Artikel 9: Deelnemers gemeenschappelijke regeling

In de begroting en jaarstukken wordt ingegaan op nieuw toegetreden deelnemers, uitgetreden deelnemers en het wijzigen van bestaande deelnemers.

Hoofdstuk 3: Financieel Beleid

Artikel 10: Financiële beleidsnota’s

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD biedt het algemeen bestuur van de ISD eens in de vijf jaar, of eerder bij (ingrijpende) wijzigingen, een nota waarderen en afschrijven vaste activa aan. De nota investeringen en afschrijvingen vermeldt de regels waarop investeringen worden gewaardeerd, geactiveerd en afgeschreven.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur van de ISD biedt het algemeen bestuur eens in de vijf jaar, of eerder bij (ingrijpende) wijzigingen, een nota reserves en voorzieningen aan. De nota reserves en voorzieningen vermeldt het beleid met betrekking tot de vorming, besteding en omvang van reserves en voorzieningen.

  • 3.

    Het dagelijks bestuur van de ISD biedt het algemeen bestuur van de ISD, eens in de vijf jaar, of eerder bij ingrijpende wijzigingen, het treasurystatuut aan. Het treasurystatuut geeft richtlijnen voor de financierings-functie.

Artikel 11: Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de kostprijs van de producten van de ISD wordt de methode van integrale kostprijsberekening toegepast. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alle indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door ISD verleende diensten.

Artikel 12: Financieringsfunctie

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • 1.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het algemeen bestuur van de ISD vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

    • 2.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • 3.

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

    • 4.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële positie

  • 2.

    Het dagelijks bestuur van de ISD neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, die zijn opgenomen in het laatst vastgestelde treasurystatuut.

Hoofdstuk 4: Financieel beheer en controle

Artikel 13: Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • 1.

    de uitvoering van de wet- en regelgeving op het gebied van werk en inkomen;

  • 2.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen de ISD;

  • 3.

    het verstrekken van informatie over onder meer de ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, schulden en contracten;

  • 4.

    het verschaffen van informatie over de uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • 5.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelstellingen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • 6.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelstellingen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • 7.

    de verantwoording aan de deelnemende gemeenten van de ISD.

Artikel 14: Financiële administratie

  • 1.

    Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt er voor dat de inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan relevante wet- en regelgeving.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt er voor dat de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie en de Europese unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten en samenwerkingsverbanden.

  • 3.

    Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt er voor dat op basis van een jaarlijks vast te stellen overzicht P&C-cyclus tijdig alle relevante informatie wordt verstrekt aan de deelnemers van de ISD, ten behoeve van hun P&C-cyclus.

Artikel 15: Interne controle

Het dagelijks bestuur van de ISD draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarstukken zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur van de ISD maatregelen tot herstel.

Artikel 16: Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt ervoor dat binnen de regelingen en werkprocedures van de ISD voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen en eigendommen van de ISD te beperken.

Hoofdstuk 5: Financiële organisatie

Artikel 17: Administratieve organisatie

Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt er voor en legt vast

  • 1.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • 2.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • 3.

    een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden, waaronder een regeling budgethouderschap;

  • 4.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de programma’s en producten.

Artikel 18: Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur van de ISD zorgt voor en legt vast de interne regels en de leveringsvoorwaarden voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. Deze regels waarborgen dat er gehandeld wordt in overeenstemming met (Europese) wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 6: Slotbepalingen

Artikel 19: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

Artikel 20: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening ISD Werkplein Hart van West-Brabant”

Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de ISD d.d. 27 februari 2015.

de secretaris-directeur, de voorzitter,