Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Twenterand

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieTwenterand
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
CiteertitelArchiefverordening gemeente Twenterand 2013
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpde bestuurlijke organisatie van de gemeente

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
  2. Gemeentewet en Algemene wet bestuursrecht.

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

1.Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

20-09-201321-03-2019Nieuwe regeling

10-09-2013

Gemeentecontact 19 september 2013

BIS013.001.0005

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Geconsolideerde tekst van de regeling

 

Nr. 013.001.0005

 

De raad van de gemeente Twenterand;

 

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

 

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

 

 

besluit:

 

vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Nr. 013.001.0005

De raad van de gemeente Twenterand;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

besluit:

vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b1, van de wet, voor zover

    behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders

    aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden

    van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een

    archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie

    onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur

    met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt,

    verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5
  • 1.

    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de

    archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende

    is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden

    bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijker-

    wijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III. Slotbepalingen

Artikel 9

De Archiefverordening Twenterand, vastgesteld bij raadsbesluit van 1 maart 2001, nr 3.10, wordt ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2013 gemeente Twenterand.

Vriezenveen,

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

drs. R.J.M. Ros ir. C.L. Visser

Memorie van toelichting

 

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg” dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.

Artikelsgewijze toelichting.

 

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De Archiefregeling (regels o.a. met betrekking tot de archiefbewaarplaatsen, de toegankelijkheid en duurzaamheid) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften:

Het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijke toezicht.