Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begrippenkader
In deze verordening wordt verstaan onder:
- A.
Gemeenschappelijke regeling: gemeenschappelijke regeling tot
instandhouding en beheer van de RUD Zuid-Limburg.
- B.
Algemeen Bestuur: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke
regeling.
- C.
Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur van de
gemeenschappelijke regeling.
- D.
Directeur: de directeur van de RUD Zuid-Limburg.
- E.
Participant: deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling.
- F.
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van)
de organisatie van de RUD Zuid-Limburg en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- G.
Administratieve organisatie en interne controle: het stelsel van
organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en
het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke
informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke
leiding.
- H.
Afdeling: organisatorische eenheid binnen de RUD Zuid-Limburg
die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan
de directeur heeft.
- I.
Doelmatigheid: het realiseren van gewenste prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van Middelen.
- J.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving, waaronder tevens begrepen verordeningen, besluiten
van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur.
- K.
Doeltreffendheid: mate waarin de Uitvoeringsdienst erin slaagt
met de geleverde prestaties de gestelde doelen van het beleid te
bereiken.
- L.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht
op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de
RUD Zuid-Limburg.
- M.
Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat
omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de
organisatie van de RUD Zuid-Limburg, teneinde te komen tot een
goed inzicht in:
- §
de financieel economische positie;
- §
- §
de uitvoering van de begroting;
- §
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- §
evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
- N.
Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of
object met een gebruiksduur langer dan een jaar;
- O.
Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een
economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de
mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch
verkeer verhandelbaar zijn.
- P.
Investeringen met een maatschappelijk nut: alle investeringen
die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch
nut.
- Q.
Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de
RUD Zuid-Limburg beschikt of kan beschikken om niet voorziene
tegenvallers te bekostigen.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Opstellen begroting en verantwoording
- 1.
De begroting en de jaarrekening van de RUD Zuid-Limburg zijn
ingericht volgens de eisen van het BBV. Beide stukken worden ieder
jaar door het Algemeen Bestuur vastgesteld vóór 1 juli.
- 2.
Bij de begroting wordt een raming gemaakt van de te leveren
producten, bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd het
gerealiseerde beleid en een overzicht gegeven van de gerealiseerde
producten.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen
van gegevens over de dienstverlening door de RUD Zuid-Limburg, opdat
de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals
vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de RUD Zuid-Limburg kunnen
worden getoetst.
- 4.
Bij het uiteenzetten van de financiële positie van de
productbegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering
het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de
uitputting van de uitputting van het krediet voorafgaande aan het
begrotingsjaar weergegeven.
- 5.
In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de
geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de
totale uitgaven weergegeven.
Artikel 3 Producten
- 1.
Het Dagelijks Bestuur van de RUD Zuid-Limburg werkt de
programmabegroting uit in een productenraming.
- 2.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de producten en
diensten van de RUD Zuid-Limburg wordt een systeem van
kostentoerekening gehanteerd. Alle (directe en indirecte) kosten
worden toegerekend aan de tarieven die in rekening worden gebracht
voor directe uren van de RUD Zuid-Limburg. Directe uren zijn uren
die een rechtstreekse relatie hebben tot het te leveren product en
de te leveren dienst. Bij de indirecte kosten worden betrokken de
bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de
betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa,
de door de medewerkers uitgevoerde werkzaamheden.
- 3.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt
bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij
begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen
en voorzieningen.
- 4.
Zowel bij de programmabegroting als bij de jaarrekening wordt een
overzicht gegeven van de te hanteren tarieven per uur en, voor zover
van toepassing, per product.
Artikel 4 Ontwerpbegroting
Het Dagelijks bestuur biedt uiterlijk 15 maart van het lopende
begrotingsjaar een ontwerpbegroting aan voor het volgende begrotingsjaar
en de drie opvolgende jaren aan de raden en de provinciale staten.
Hoofdstuk 3 Autorisatie en verantwoording
Artikel 5 Uitvoering begroting
- 1.
Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering
van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijn
toegewezen aan de producten van de productenraming;
- b.
de budgetten uit de productenraming en kredieten voor
investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd
door het Algemeen Bestuur.
Artikel 6 Beheersing en interne controle
- 1.
Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en
de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke
interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking,
en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt
het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de periodieke interne
controle van de bestuurlijke informatievoorziening van
organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid, van
de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en
oneigenlijk gebruik van de regelingen van de RUD Zuid-Limburg.
Artikel 7 Rapportage en verantwoording
- 1.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel
van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de
begroting van de RUD Zuid-Limburg.
- 2.
De voorjaarsrapportage over de eerste vier maanden van het
begrotingsjaar wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden vóór 1 juli
van het lopende begrotingsjaar.
- 3.
De najaarsrapportage over de eerste acht maanden van het
begrotingsjaar wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden vóór 1
december van het lopende begrotingsjaar.
- 4.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de
indeling van de begroting.
- 5.
De rapportage gaat tenminste in op afwijkingen, zowel wat betreft de
baten en lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de
rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van
inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.
- 6.
Indien de totale baten en lasten van de RUD Zuid-Limburg per saldo
meer dan 5% afwijken van het door het algemeen bestuur vastgestelde
kader, legt het Dagelijks Bestuur een begrotingswijziging aan het
Algemeen Bestuur voor.
Artikel 8 Jaarstukken
Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de
begroting.
In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:
- a.
welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en
waar deze substantieel afwijken;
- b.
welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was
tot de beschikbaar gestelde budgetten;
- c.
welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten
opzichte van de begroting.
Hoofdstuk 4 Financieel beleid
Artikel 9 Financiële positie
- 1.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe
het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de
financiële positie is opgenomen.
- 2.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de
financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten
laste van de exploitatie gebracht.
- 2.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:
- a.
40 jaar: kantoren en gebouwen;
- b.
20 jaar: uitbreidingen c.q. verbouwingen aan bestaande
panden;
- c.
10 jaar: technische installaties en apparatuur in
bedrijfsgebouwen;
- d.
10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen;
kantoormeubilair;
- e.
5 jaar: transportmiddelen, aanhangwagens en personenauto’s;
- f.
3 jaar: software; automatiseringsapparatuur;
telefooninstallaties.
Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed
komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder
dan € 10.000 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd.
- 3.
Investeringen met maatschappelijk nut worden niet geactiveerd en
direct als last in de exploitatie verantwoord.
Artikel 11 Reserves en voorzieningen
- 1.
Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting
het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en
vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat de
criteria voor vorming en vrijval van reserves; de vorming en vrijval
van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van
rente over reserves, bestemmingsreserves.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de
Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en
voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen
Bestuur. Het overzicht bevat een toelichting over de hoogte van
reserves en voorzieningen en mutaties.
Artikel 12 Financieringsfunctie
Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een
door het Algemeen Bestuur vastgesteld ‘Treasurystatuut’.
Artikel 13 Weerstandsvermogen en risicomanagement
In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken,
geeft het Dagelijks Bestuur inzicht in de ontwikkeling van
risicomanagement en weerstandsvermogen bestaande uit:
- a.
een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een
inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar
mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd en er wordt
ingegaan op de vraag hoe de risico’s zijn afgedekt door
verzekeringen, voorzieningen of eigen vermogen;
- b.
de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als
gevolg van de risico’s van materieel belang met de
weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie en interne controle
Artikel 14 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de
RUD Zuid-Limburg;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van balansposten;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet-
en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de
taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.
Artikel 15 Financiële administratie
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere
instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen
opleggen aan de RUD Zuid-Limburg.
Artikel 16 Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie van de RUD
Zuid-Limburg en een eenduidige toewijzing van de taken van de
RUD Zuid-Limburg aan de directeur en de onderscheiden
afdelingen.
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en
investeringskredieten respectievelijk het verkrijgen van rechten
ten gunste van toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen.
Artikel 17 Aanbesteding en inkoop
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de
interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en
diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming
met de regels ter zake van de Europese Unie.
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen
Artikel 18 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014.
Artikel 19 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening RUD
Zuid-Limburg”.
Inhoud
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen 3
Artikel 1 Begrippenkader 3
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording 4
Artikel 2 Opstellen begroting en verantwoording 4
Artikel 3 Producten 4
Artikel 4 Ontwerpbegroting 4
Hoofdstuk 3 Autorisatie en verantwoording 4
Artikel 5 Uitvoering begroting 4
Artikel 6 Beheersing en interne controle 5
Artikel 7 Rapportage en verantwoording 5
Artikel 8 Jaarstukken 5
Hoofdstuk 4 Financieel beleid 6
Artikel 9 Financiële positie 6
Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa 6
Artikel 11 Reserves en voorzieningen 6
Artikel 12 Financieringsfunctie 6
Artikel 13 Weerstandsvermogen en risicomanagement 6
Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie en interne controle 7
Artikel 14 Administratie 7
Artikel 15 Financiële administratie 7
Artikel 16 Financiële organisatie 7
Artikel 17 Aanbesteding en inkoop 7
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen 8
Artikel 18 Inwerkingtreding 8
Artikel 19 Citeertitel 8