| Organisatie | Harlingen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de organisatie van het ambtelijk apparaat |
| Citeertitel | Organisatieverordening 2003 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet, art.160 en 212
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2003 | 01-01-2003 | 01-01-2011 | Onbekend. | 27-11-2003 geen | fysiek |
Organisatieverordening gemeente Harlingen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Harlingen:
gelet op de artikelen 160 en 212 van de Gemeentewet;
gelezen Wet op de Ondernemingsraden, Rechtspositieregeling Harlingen, Verordening op de ambtelijke bijstand, Treasury Statuut en Regeling organieke functiebeschrijving en functie-waardering en Regeling budgethouders.
"VERORDENING OP DE ORGANISATIE VAN HET AMBTELIJK APPARAAT"
De indeling van deze verordening is als volgt:
1. Hoofdkenmerken en structuur ambtelijke organisatie.
HOOFDSTUK 1 HOOFDKENMERKEN EN STRUCTUUR AMBTELIJK ORGANISATIE
1. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris. In de bijlage is het organisatieschema opgenomen.
2. De organisatie is verdeeld in afdelingen. Op voorstel van de gemeentesecretaris kunnen afdelingen worden onderverdeeld. De hoofdstructuur van de organisatie is verder:
a. afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu
e. afdeling Middelen en Ondersteuning
f. stafafdeling Bestuur en Managementondersteuning.
3. De medewerkers zijn werkzaam op basis van een vastgestelde functieomschrijving
HOOFDSTUK 2 GEMEENTESECRETARIS.
Paragraaf 1. Taken en bevoegdheden gemeentesecretaris
Hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:
a. ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders;
b. leidinggeven aan de organisatie;
c. leidinggeven aan de stafafdeling;
d. verantwoordelijk zijn voor de planning en control;
e. het zorgdragen voor goede informatiestromen tussen bestuursorganen en ambtelijk apparaat.
Paragraaf 3. Algemene ondersteuning aan de bestuursorganen
Artikel 2.3.1. Ondersteuning college
De gemeentesecretaris ziet toe op een goede voorbereiding van de collegevergaderingen en op een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college.
Hij zorgt ervoor dat de collegebesluiten vast worden gelegd in een besluitenlijst.
Hij ziet erop toe dat de collegebesluiten voortvarend en correct worden uitgevoerd.
Gevraagd en ongevraagd zorgt hij voor informatie die voor de collegeleden individueel en gezamenlijk noodzakelijk is om hun functie goed te kunnen uitoefenen.
Artikel 2.3.2. Ondersteuning burgemeester
De gemeentesecretaris ziet toe op een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan.
Hij draagt er zorg voor dat de besluiten van de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan voortvarend en correct worden uitgevoerd.
Hij zorgt (gevraagd en ongevraagd) voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college en de raad goed te kunnen vervullen.
Paragraaf 4 Ambtelijke coördinatie
Met het oog op eenheid van beleid ziet de gemeentesecretaris toe op de coördinatie van ambtelijke adviezen aan het college van burgemeester en wethouders.
De gemeentesecretaris ziet toe op de ambtelijke coördinatie van de voorstellen van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad.
Voorts ziet de gemeentesecretaris toe op de coördinatie van de uitvoering van de besluiten.
Artikel 2.4.2. Toetsing adviezen
1. Voor de uitvoering van artikel 2.4. 1. toetst de gemeentesecretaris ambtelijke adviezen aan:
b. overige vastgestelde kaders en richtlijnen;
2. Als het advies niet voldoet aan de eisen in het vorige lid kan hij het advies, met vermelding van zijn bevindingen, terugsturen.
Artikel 3. 1. 1. Taken afdelingen
1. De in hoofdstuk 1 genoemde afdelingen hebben de navolgende hoofdtaken:
De afdeling Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieu:
Voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van:
b. volkshuisvesting en stadsvernieuwing;
c. economische ontwikkeling en recreatie en toerisme;
d. bouw- en woningtoezicht en monumentenzorg;
Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van:
a. civiele techniek, verkeer, inclusief parkeerbeleid;
e. onderhoud infrastructuur binnen de “Sas”, wegen, gebouwen en sportaccommodaties.
Voorbereiding en uitvoering van het beleid en/of het beheer op het gebied van:
openbaar en bijzonder primair en voortgezet onderwijs;
het bestuur van het openbaar onderwijs;
sport(accommodaties) inclusief het zwembad;
algemeen welzijnswerk op de terreinen kunst, cultuur, muzikale vorming, museum, bibliotheek, ouderenwerk, jeugd- en jongerenwerk, inburgering, verblijfs-vreemdelingen, sociaal cultureel werk, vrijwilligerswerk, emancipatie, ontwikkelingssamenwerking, kinderopvang, maatschappelijke dienstverlening, crisis-hulpverlening,slachtofferhulp en volksgezondheid;
burgerzaken inclusief vergunningverlening;
inkomensvoorzieningen, werkgelegenheid;
Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van:
a. grootschalige (reconstructie) havengebonden projecten;
c. het innen van de haven- en kadegelden;
d. het toezicht op en het regelen van het scheepvaartverkeer in de haven;
e. het toewijzen van ligplaatsen
f. voorzieningen in het havengebied;
g. onderhoud havengebonden infrastructuur buiten de “Sas”.
De afdeling Middelen en Ondersteuning:
Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van:
voorbereiding, coördinatie en begeleiding van begroting, jaarrekening, voorjaarsnota en najaarsdoorlichting,
financiën inclusief het grondbedrijf;
salarisadministratie met uitzondering van het beleid;
voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van belastingen en heffingen;
toezicht en handhaving van het parkeerbeleid.
De stafdeling Bestuur- en managementondersteuning:
Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van:
b. juridische en bestuurlijke zaken,
c. informatiebeleid voor wat betreft de algemene promotie;
d. voorlichting en secretariaat;
e. interne en externe veiligheid, waaronder de bedrijfshulpverlening;
Het college wijst de plaatsvervangende afdelingshoofden en de bijbehorende verantwoordelijk-heden aan.
Artikel 3.1.4. Hoofdtaak afdelingshoofd
De taken en verantwoordelijkheden van het afdelingshoofd zijn opgenomen in de door het college vastgestelde functiebeschrijving.
Artikel 3.1.5. Hoofdtaak coördinatoren
De taken van de respectieve coördinatoren zijn opgenomen in de door het college vastgestelde functiebeschrijving
Voor de uitvoering van de werkzaamheden zijn de afdelingshoofden, respectievelijk de coördinatoren verantwoording schuldig aan de gemeentesecretaris respectievelijk de afdelings-hoofden.
Artikel 3.1.7. Concerncontroller
De functie van concerncontroller wordt door het hoofd van de afdeling Middelen en Ondersteuning vervuld. Hij is verantwoordelijk voor de informatievoorziening bij het integrale begrotingsproces. De uitvoering van bepaalde controllingtaken kan de concerncontroller aan andere functionarissen van de afdeling Middelen en Ondersteuning opdragen.
De concerncontroller heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van het integrale begrotingsproces. Hij toetst beleidsvoorstellen aan vastgestelde kaders voor het begrotingsproces.
Indien de concerncontroller bij de uitoefening van zijn werkzaamheden een ten opzichte van de gemeentesecretaris of een afdelingshoofd afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan mededeling aan het college.
Artikel 3.1.8. Eerstverantwoordelijke afdeling
Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de gemeentesecretaris zonodig een afdeling aan die als trekker verantwoordelijk is voor de voorbereiding en uitvoering en ook voor de tijdsplanning en bewaking van de voortgang.
Indien bij een zaak meer afdelingen direct zijn betrokken, is de trekkende afdeling, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de andere betrokken afdelingen, eindverantwoordelijk voor de voortgangsbewaking en de bewaking van de integraliteit van het project.
Artikel 4.1. Samenstelling Managementberaad
De gemeentesecretaris en de hoofden van de afdelingen vormen gezamenlijk het Managementberaad.
De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementberaad. Bij gebrek aan overeen-stemming binnen het managementberaad, beslist hij.
Artikel 4.2. Status en taken managementberaad
Het managementberaad is de vergadering, waarin onder leiding en verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris bespreking en coördinatie plaatsvindt van de diverse bedrijfsprocessen. In het managementberaad kunnen ook voorgenomen of door te voeren wijzigingen in de werkwijze worden besproken.
Artikel 4.3. Werkwijze managementberaad
1. De vergaderingen van het managementberaad vinden in principe wekelijks plaats.
2. De voorzitter stelt de agenda van de vergadering vast. Ieder afdelingshoofd kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen.
HOOFDSTUK 6 ADMINISTRATIE EN BEHEER
Artikel 6.1. Administratie en beheer
Het college ziet toe op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogens- waarden.
Dit toezicht betreft zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid.