| Organisatie | Werkorganisatie Duivenvoorde |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening voor periodiek onderzoek door het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur, van de werkorganisatie Duivenvoorde |
| Citeertitel | Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de werkorganisatie Duivenvoorde |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | periodiek onderzoek door het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-01-2013 | nieuwe regeling | 08-01-2013 De Wasenaarse Krant, 15-01-2013 en Groot Voorschoten, 17-01-2013 | Onbekend |
Verordening doelmatig- en doeltreffendheid (art. 213a GW)
Het algemeen bestuur van de werkorganisatie Duivenvoorde
gelet op artikel 213 a Gemeentewet, artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde
de Verordening voor periodiek onderzoek door het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur, van de werkorganisatie Duivenvoorde.
1.Het dagelijks bestuur onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van en de uitvoering van taken door de werkorganisatie. Iedere organisatie-eenheid wordt minimaal eens in de acht jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen.
Het dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.
Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het dagelijks bestuur indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur 8 januari 2013.
de voorzitter, de concerndirectie
Toelichting op de modelverordening artikel 213 a GW in het algemeen
Artikel 213a Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer(commissie) gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.
Het dagelijks bestuur moet periodiek toetsen of bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid - bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, of zorg - wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het dagelijks bestuur periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet; wél kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.
Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.
Relatie met lokale rekenkamer(functie)
Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient het dagelijks bestuur een aantal (organisatorische) maatregelen te treffen.
De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschieden dus primair door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers (of degenen die de rekenkamerfunctie vervullen) onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het dagelijks bestuur. Ook kan de rekenkamer zonodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.
Systematisch wordt onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid). Zoals uit het artikel blijkt, moet speciale aandacht worden besteed aan doelmatigheid en doeltreffendheid.
Onderwerp van de onderzoeken is het door het dagelijks bestuur gevoerde bestuur. De kaders en doelen die het algemeen bestuur gesteld heeft kunnen niet los gezien worden van het bestuur dat het dagelijks bestuur voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid zal dus, als dat relevant is, kunnen worden betrokken in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.
De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende onderwerpen en vormen hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag óf de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking.
Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zou moeten plaatsvinden, is het doorlichten van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de interne controle.
Regels voor periodiek onderzoek
Het dagelijks bestuur is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De rol van het algemeen bestuur bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De verordening die het algemeen bestuur vaststelt, conform artikel 213a Gemeentewet, bevat deze kaders. Het algemeen bestuur bepaalt de regels in deze verordening, waaraan het dagelijks bestuur op hoofdlijnen moet voldoen. Het algemeen bestuur stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt. De modelverordening is op deze uitgangspunten gebaseerd.
Artikel 2 Onderzoeksfrequentie
In artikel 2 wordt het dagelijks bestuur opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid. Het algemeen bestuur eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het dagelijks bestuur.
De gemeenschappelijke regeling omvat alleen de werkorganisatie, die de beide gemeenten ten dienste staat. De uitvoering van de programma's gebeurt onder verantwoordelijkheid van de beide gemeenten. Onderzoeken naar de effectiviteit van de uitvoering van de programma's zullen onder verantwoordelijkheid van de gemeenten worden uitgevoerd. Binnen de gemeenschappelijke regeling zal de nadruk liggen op het onderzoek naar doelmatigheid.
Om te verzekeren dat alle onderdelen van werkorganisatie op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel minimaal eens in de zoveel jaar worden onderzocht. Aanbevolen wordt eenmaal in de twee raadsperioden.
De beslissing wat te onderzoeken is aan het dagelijks bestuur. Vanzelfsprekend zal het algemeen bestuur willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.
Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.
De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan het algemeen bestuur, en het algemeen bestuur kan het ter bespreklnq agenderen, maar het wordt door het dagelijks bestuur vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volqt worden toegelicht:
Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegevenmoet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden bij het onderzoek worden betrokken.
Onderzoeken kunnen in opdracht van het dagelijks bestuur worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.
De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.
Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking
Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor het algemeen bestuur, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat het algemeen bestuur, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.
Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het dagelijks bestuur. Het is dan ook het dagelijks bestuur dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het dagelijks bestuur moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan het algemeen bestuur gestuurd.
De regeling treedt in werking op de eerste dag na publicatie.
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.