Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegvens van de gemeente Twenterand 2013

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

• de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 31 oktober 2002;

• basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

• bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

• verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;

• beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

• ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

• ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

• betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;

• afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

• binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

• derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;

• protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;

• telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is de teamleider Publieksdienstverlening.

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

a. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of  krachtens wet opgelegde taken;

b. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

c. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.

2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5 Categorieën van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Twenterand.

Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

2. Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

a. op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

b. op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .

Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Publieksdienstverlening;

b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.

2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet al langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

Aan binnengemeentelijke afnemer kunnen gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Zie hiervoor Bijlage 4.

Artikel 14 De verstrekking van authentieke gegevens en verplicht gebruik

Verstrekking van de door de wet genoemde authentieke gegevens uit het GBA-bestand vindt plaats aan alle binnengemeentelijke afnemers (diensten, sectoren, afdelingen, bureaus, clusters of taakvelden), die deze gegevens bij de vervulling van hun taak behoeven en ingevolge artikel 3b van de wet verplicht zijn deze gegevens te gebruiken.

Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden

1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage 5.

2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 16 Voorwaarden voor verstrekking

1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;

c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 17 Terugmeldverplichting

Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.

Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om:

• nadere regels te stellen omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de basisadministratie;

• nadere regels te stellen omtrent de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;

• binnengemeentelijke afnemers aan te wijzen die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft.

De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Twenterand als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.

Artikel 18 Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

Artikel 19 Beveiliging

1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 20 Slotbepaling

1. Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Twenterand”.

2. Het reglement treedt op de dag na de bekendmaking in werking en ligt dan tevens ter inzage in het gemeentehuis.