| Organisatie | Waterschap Brabantse Delta |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Spelregels voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van Waterschap Brabantse Delta 2010 |
| Citeertitel | Spelregels voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van Waterschap Brabantse Delta 2010 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-06-2010 | 13-03-2015 | nieuwe regeling | 09-06-2010 Onbekend | 10IT002617 |
Het algemeen bestuur vergadert iedere maand. De besluitvorming door het algemeen bestuur is verdeeld over zes opiniërende vergaderingen en zes besluitvormende vergaderingen. Deze wisselen elkaar iedere maand af. De opiniërende en besluitvormende vergaderingen zijn in beginsel openbaar. Daarnaast zijn er 4 thema-avonden per jaar (Verkennend AB en niet openbaar). De vergaderingen vinden plaats op woensdagavond. Aan de (eind)tijden wordt strikt de hand gehouden.
Het Verkennend AB duurt van 19.30 uur tot 21.30 uur. Het Verkennend AB is in beginsel niet openbaar.
Doel is onderwerpen in het algemeen op informerende wijze met elkaar bespreken, met “de voeten op tafel”. In dit AB bepaalt de inhoud de vorm. Het gaat erom om een goed inzicht in een thema, probleem, een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen dan wel de meningen, gevoelens etc. van AB-leden te peilen vroeg in het proces van beleidsvoorbereiding. Het dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid om van belang zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers. En de AB-leden hebben de kans om hun ideeën en meningen in een vroegtijdig stadium van beleidsontwikkeling mee te geven aan het dagelijks bestuur en de organisatie. Dit kan aan de hand van een presentatie, een interactieve werkvorm, een gastspreker etc. , maar ook AB-leden zelf kunnen verzocht worden een inleiding te houden.
Deelnemers aan de discussie zijn de leden van het algemeen en dagelijks bestuur, ambtenaren van het waterschap, fractieondersteuners en - op uitnodiging - burgers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties.
Alle bestuursleden kunnen onderwerpen voor het Verkennend Blok aandragen. Het dagelijks bestuur of de voorzitter zal vervolgens naar een passende werkvorm zoeken. Van het Verkennend AB wordt geen verslag gemaakt.
Het Opiniërend AB bestaat uit meningsvormen eventueel gevolgd door een kort besluitmoment. Het reglement van orde AB is van toepassing op het Opiniërend AB.
Het Opiniërend AB duurt van 19.30 uur tot uiterlijk 22.30 uur.
Doel is het bieden van ruimte aan de AB-leden en de fracties om toelichting te verkrijgen en hun meningen en ideeën te geven over de inhoudelijke voorstellen die geagendeerd staan voor een Besluitvormend AB. Het gaat erom een inzicht te verkrijgen in een situatie, een onderwerp of een voorstel zodat tot een gewogen oordeel gekomen kan worden. Het doel is zeker niet om uitgebreid met elkaar in debat te gaan over de geagendeerde onderwerpen. Daarvoor is het Besluitvormend AB bedoeld.
Deelnemers aan het Opiniërend AB zijn de leden van het algemeen en dagelijks bestuur, ambtenaren van het waterschap en – op uitnodiging of aanmelding op grond van het spreekrecht – burgers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties.
AB-leden kunnen tot maandagochtend 9.00 uur voorafgaande aan de woensdag waarop het Opiniërende AB plaatsvindt, feitelijke en technische vragen over voorstellen per e-mail of extranet indienen bij de secretaris zodat de beantwoording daarvan kan worden voorbereid. Al deze vragen en antwoorden worden tijdig ook aan de andere AB-leden meegedeeld. Dinsdagavond uiterlijk 17.00 uur worden de antwoorden via extranet bekendgemaakt bij de AB-leden.
In het Opiniërend AB inventariseren en wisselen de AB-leden cq. de fracties onderling meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra uit over een onderwerp of voorstel. Aan het eind van de behandeling kunnen de AB-leden of de fracties laten blijken naar welk standpunt zij neigen inzake het onderwerp. AB-leden of fracties kunnen ook aangeven of men ten aanzien van het voorstel moties en/of amendementen wil indienen tijdens het Besluitvormend AB. Agendapunten die leiden tot uitgebreid debat en (mogelijk) het indienen van moties en amendementen worden altijd behandeld in het Besluitvormend AB een maand later.
De voorzitter leidt de vergadering, de portefeuillehouder geeft de benodigde toelichting op het voorstel. Ambtenaren zijn eveneens aanwezig en kunnen op verzoek van de portefeuillehouder een nadere technische of feitelijke toelichting geven op vragen van AB-leden. Burgers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties kunnen, wanneer zij daarvoor van de voorzitter de gelegenheid krijgen (het spreekrecht), hun mening geven over het voorstel. Van de beraadslaging wordt door een notuliste een zakelijk woordelijk verslag gemaakt dat wordt gevoegd bij de stukken voor het besluitvormend AB. Gelet op de hiervoor geschetste mogelijkheid om vooraf vragen te stellen en de inbreng van ambtenaren, wordt terughoudendheid betracht om in aanloop naar het besluitvormende AB feitelijke en technische vragen te stellen.
Ook de avond van het Opiniërend AB wordt gebruikt voor besluitvorming over agendapunten.
Na bespreking van elk agendapunt vraagt de voorzitter of iemand wenst dat dit agendapunt behandeld dient te worden in de besluitvormende vergadering een maand later. Wenst niemand dit, dan wordt direct besloten. Eventueel worden na het sluiten van de beraadslaging nog stemverklaringen afgelegd en wordt er zonodig gestemd. Inzake deze agendapunten worden geen moties en/of amendementen ingediend.
Voorstellen die door tijdsgebrek niet zijn behandeld, schuiven door naar de eerstvolgende vrijdagmiddag 16.00 uur voor behandeling.
Het besluitvormend AB duurt van 19.30 uur tot uiterlijk 22.30 uur.
Doel is om middels een vergadering van het algemeen bestuur gericht te besluiten over de stukken die in het Opiniërend AB zijn behandeld. Het reglement van orde AB is van toepassing op het Besluitvormend AB.
Aan het Besluitvormend AB nemen uitsluitend deel de leden van het algemeen en het dagelijks bestuur en de voorzitter en de secretaris. De voorzitter leidt de vergadering, de portefeuillehouder geeft de benodigde toelichting op het voorstel en verdedigt dit zonodig. Aan het begin van de vergadering inventariseert de voorzitter welke agendapunten, mededelingen of ingekomen stukken hamerstukken zijn en als zodanig kunnen worden afgehandeld.
Het debat over voorstellen wordt gevoerd in het besluitvormend AB. Moties en amendementen leiden altijd tot debat. Voorstellen die door tijdsgebrek niet zijn behandeld, schuiven door naar de eerstvolgende vrijdagmiddag 16.00 uur voor verdere besluitvorming. Voorstellen die naar het oordeel van de vergadering, de voorzitter of de portefeuillehouder niet besluitrijp zijn, schuiven door naar de volgende cyclus van opiniërend en besluitvormend AB.
AB-leden kunnen tot maandagochtend 9.00 uur voorafgaande aan de woensdag waarop het Besluitvormend AB plaatsvindt, feitelijke en technische vragen over voorstellen per e-mail of extranet indienen bij de secretaris zodat de beantwoording daarvan kan worden voorbereid. Al deze vragen en antwoorden worden tijdig ook aan de andere AB-leden meegedeeld. Dinsdagavond uiterlijk 17.00 uur worden de antwoorden via extranet bekendgemaakt bij de AB-leden.
Moties en amendementen worden formeel ingediend tijdens het Besluitvormend AB. De concernstaf kan zonodig behulpzaam zijn bij het opstellen ervan. Moties en amendementen worden liefst uiterlijk één week voorafgaande aan het besluitvormend AB aan de overige AB-leden medegedeeld (via de Concernstaf, geplaatst op extranet) zodat alle betrokkenen zich op het debat kunnen voorbereiden. De Concernstaf zal ook zorgen voor voldoende uit te delen kopieën. De spelregel is uitsluitend bedoeld ter voorbereiding op het debat. Op een andere wijze moet hij niet worden opgevat. Moties en amendementen kunnen te allen tijde (dus ook spontaan ter vergadering) worden ingediend.
Een toezegging, bijvoorbeeld bij een besluit, moet worden verkregen van de voorzitter of de portefeuillehouder. Daarbij geldt dat ’een toezegging een toezegging is als er “toezegging” is gezegd’. Toezeggingen kunnen zowel tijdens een Opiniërend als een Besluitvormend AB worden gedaan en komen op de toezeggingenlijst die op extranet wordt geplaatst.
AB-leden bewaken mede het plaatsen op de toezeggingenlijst en de termijnen van afdoening.
Acties zijn kortlopende handelingen (bijvoorbeeld ‘U krijgt vóór de volgende vergadering een schriftelijke uitleg”) en worden geplaatst op de actielijst. Deze actielijst komt achter de notulen van de vorige vergadering.
AB-leden kunnen met al hun praktische vragen terecht bij de secretaris (via e-mail of via extranet). Schriftelijke vragen aan het dagelijks bestuur of de voorzitter worden overeenkomstig de procedure van het reglement van orde AB behandeld als de vragensteller expliciet in zijn brief verwijst naar het reglement.
Alle schriftelijke vragen en het verzonden antwoord worden via extranet aan de overige AB-leden bekend gemaakt.
Brieven door ingelanden expliciet aan het algemeen bestuur gericht worden door het dagelijks bestuur beantwoord. Brief en verzonden antwoord worden als ingekomen stuk geagendeerd voor het eerstkomende Besluitvormende AB en zo snel mogelijk via extranet aan de AB-leden bekend gemaakt. Het AB kan het DB hierover bevragen in de AB-vergadering, waar het ingekomen stuk geagendeerd staat.
Soms kan het voorkomen dat door spoedeisendheid direct over agendapunten moet worden besloten en moet worden afgeweken van de cyclus opiniërend en besluitvormend AB. De voorzitter bepaalt dan tijdens de vergadering waarin het agendapunt staat geagendeerd of waaraan het is toegevoegd, na overleg met het AB, de vergaderorde van het agendapunt.
Het besluit van algemeen bestuur inzake de spelregels voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van Waterschap Brabantse Delta d.d. 8 april 2009 (09I000283) wordt ingetrokken.